Akhir-akhir ini metode TENDER CEPAT sedang banyak digunakan oleh berbagai instansi pemerintah dalam melaksanakan tender, bahkan dianjurkan oleh Presiden Joko Widodo sebisa mungkin adanya percepatan tender. Metode ini bisa dibilang memang sederhana dan sangat cepat dibandingkan dengan metode tender lainnya. Bagaimana caranya supaya kita bisa menang saat mengikuti Tender cepat? Tentu ini yang menjadi pertanyaan banyak penyedia dan orang awam. Semudah dan secepat apa prosesnya? Artikel ini akan membahas tuntas dan menjawab pertanyaan kalian! Baca sampai habis ya ^.^
Tender Cepat adalah proses pemilihan penyedia barang/konstruksi/jasa lainnya dengan memanfaatkan Sistem Informasi Kinerja Penyedia Barang/Jasa (SIKaP) yang tidak memerlukan penilaian kualifikasi, administrasi, dan teknis dengan tahapan sesuai dengan ketentuan Peraturan Presiden (Perpres) No 16 Tahun 2018. Tender Cepat merupakan perwujudan dari percepatan proses tender untuk barang/konstruksi/jasa yang tidak terlalu kompleks dan ditujukan untuk barang umum/bermerek, serta untuk pekerjaan yang sifatnya mendesak harus segera dilaksanakan sesuai dengan Pasal 38 ayat (6) menjelaskan bahwa Tender Cepat dilaksanakan dalam hal:
- Spesifikasi teknis/KAK dan volume pekerjaan telah ditentukan secara rinci sehingga persyaratan teknis tidak dikompetisikan;
- Dimungkinkan penyebutan merek dalam spesifikasi teknis/KAK sebagaimana dalam ketentuan pasal 19 ayat (2) Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; dan
- Peserta telah terkualifikasi dalam SIKaP.
Tahapan dalam TENDER CEPAT sangatlah sederhana dan cepat, yaitu:
- Pengumuman dan pengiriman undangan kepada penyedia yang terkualifikasi dalam SIKaP.
- Penyedia menerima undangan dan mendaftar mengikuti tender tersebut. Undangan bisa dilihat pada aplikasi SIKaP penyedia di menu Pesan Masuk. Contoh tampilan undangan:
- Penyedia setelah mendaftar, WAJIB mempelajari semua dokumen dan syarat ketentuan yang tercantum pada aplikasi LPSE. Contoh tampilan dokumen:
- Jika ditemukan ada yang diragukan atau bingung, bisa menanyakan kepada Pokja pada saat tahapan Pemberian Penjelasan. Untuk jadwalnya bisa dilihat di LPSE. Contoh tampilan jadwal:
- Jika merasa mampu melaksanakan pekerjaan tersebut dan memiliki keahlian memang bidangnya, maka bisa melakukan penawaran harga dengan sistem penyampaian harga berulang atau dikenal dengan E-reverse Auction. Contoh tampilan penawaran berulang:
- Selama proses penawaran harga, maka Penyedia akan bersaing harga secara ketat dengan penyedia lainnya secara online. Setiap memasukkan harga, maka secara otomatis akan muncul status “PENAWARAN ANDA TERENDAH” atau “PENAWARAN ANDA BUKAN TERENDAH”. Mindset inilah yang membuat Penyedia pasti terus menerus menurunkan harga hingga punya status penawaran anda terendah. Bagi Instansi dengan metode ini sangat diuntungkan karena bisa mendapatkan Penyedia dengan harga sangat murah dan menghemat anggaran pemerintah, namun barang tetap sesuai spesifikasi yang mereka minta di dokumen. Luar biasa sekali bukan!
- Nah, biasanya pada detik-detik terakhir persaingan harga akan semakin memanas. Solusinya adalah Anda sudah harus mempersiapkan harga terendah yang akan ditawarkan seandainya lawan Anda terus menurunkan harga, tapi ingat kualitas pekerjaan tetap nomor satu ya! Jangan sampai menawar rendah, tetapi kualitas pekerjaan berkurang. Jangan sampai salah hitung juga karena walau sudah terendah, tapi kalau rugi untuk apa juga dikerjakan dan alhasil justru mundur dengan sendirinya. Tips yang juga penting adalah jangan terbawa emosi selama melakukan penawaran harga berulang karena akibatnya bisa menghancurkan harga pasar yang imbasnya ke penyedia lainnya juga. Jadi mohon kebijakan para Penyedia supaya toleransi juga dalam memasukkan harga penawaran ya.
- Tahapan selanjutnya, akan ada undangan pembuktian kualifikasi, mulai dari Penyedia dengan harga terendah hingga seterusnya. Undangan ini bisa dilihat di inbox email yang terdaftar di SIKaP ataupun inbox di LPSE. Undangan tersebut akan secara jelas menyebutkan: tanggal dan waktu, lokasi/link zoom, persyaratan yang harus ditunjukkan, siapa yang harus hadir, dst. Selama masa Pandemi Corona, pembuktian kualifikasi ini dilakukan secara online melalui aplikasi ZOOM sehingga prosesnya lebih mudah dan cepat. Contoh tampilan undangan pembuktian kualifikasi:
Untuk Penyedia yang tidak hadir pembuktian kualifikasi secara otomatis dianggap mengundurkan diri, dan Pokja bisa mengundang Penyedia berikutnya, hingga didapat penyedia yang hadir pembuktian kualifikasi, memenuhi semua persyaratan yang ada di dokumen, dan memang dinilai mampu dan sesuai untuk mengerjakan tender tersebut. Otomatis penyedia itulah yang akan jadi pemenangnya.
- Setelah Pokja menentukan pemenang, maka akan membuat Berita Acara Hasil Pemilihan dan Pengumuman Pemenang Tender yang diumumkan secara online, bisa diakses oleh umum melalui LPSE. Contoh tampilannya:
- Untuk proses berikutnya adalah tandatangan Surat Perintah Kerja (SPK) dan dokumen kontrak kerja terkait. Setelah tandatangan, maka bisa melaksanakan pekerjaan tersebut sesuai dengan ketentuan yang ada dan dalam jangka waktu yang telah ditentukan sudah harus selesai. Jika ada keterlambatan penyelesaian pekerjaan, maka bisa dikenakan sanksi, sehingga harus ontime ya! Ingat jaga kualitas dan ketepatan waktu, karena dari menang Tender Cepat sebenarnya membuka peluang kita untuk ke depannya juga. Jika Instansi puas dengan pekerjaan kita, maka ada kemungkinan kita bisa diberi pekerjaan/proyek berikutnya dengan metode penunjukkan langsung atau proyek sederhana lainnya. Jadi berikan yang terbaik untuk pekerjaan/tender yang berhasil kamu dapatkan!
- Nah, setelah pekerjaan 100% terselesaikan, maka akan dilakukan pemeriksaan terhadap pekerjaan yang telah kita laksanakan. Jika sudah tidak ada masalah dan sesuai dengan ketentuan yang ada, maka bisa tandatangan Berita Acara Serah Terima (BAST) lalu kita juga bisa sekaligus melakukan penagihan dan tandatangan Berita Acara Pembayaran (BAP) dan menunggu pembayaran masuk ke rekening kita. Pembayaran dilakukan secara transfer yang biasanya sekitar 3-5 hari kerja sejak dokumen kita lengkap dan diterima bagian keuangan.
Itulah langkah-langkah sederhana dalam proses Tender Cepat yang sebenarnya sangat mudah dan simple untuk dipraktekkan. Dalam Tender Cepat apa bisa GAGAL TENDER? Bisa juga terjadi gagal tender apabila:
- Pemenang dan pemenang cadangan tidak ada yang menghadiri verifikasi apabila ada perubahan data.
- Tidak ada peserta atau hanya 1 (satu) peserta yang menyampaikan penawaran harga sampai batas akhir penyampaian penawaran, termasuk setelah ada pemberian waktu perpanjangan.
- Ditemukan kesalahan dalam Dokumen Tender Cepat atau dalam Dokumen Tender Cepat tidak sesuai dengan ketentuan dalam Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah atau aturan turunannya.
- Seluruh peserta terlibat Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (KKN).
- Seluruh peserta terlibat persaingan usaha tidak sehat.
- Seluruh harga penawaran lebih tinggi dari HPS.
- Hanya 1 (satu) peserta yang menyampaikan penawaran harga tidak melebihi HPS setelah dilakukan pembukaan penawaran.
- KKN melibatkan Pokja Pemilihan/PPK.
Jika terjadi gagal tender, maka Pokja bisa melakukan pilihan untuk:
- Tender Cepat Ulang.
- Tender Cepat Ulang oleh Pokja Pemilihan Pengganti.
- Tender Cepat dibatalkan.
Apabila Pokja memutuskan untuk melakukan tender ulang, maka sebagai Penyedia cukup menunggu undangan berikutnya jika syarat kualifikasi masih sama. Namun, jika ada perubahan, maka ada kemungkinan bisa terundang lagi atau tidak.
Sebenarnya, kemungkinan tender cepat gagal sangatlah minim sekali, karena peserta yang terundang hampir 80% pasti ikut mendaftar dan melakukan penawaran harga. Peserta yang terundang juga rata-rata berkompeten dalam bidang tersebut karena sudah sesuai dengan SIKaP yang diisikan oleh Penyedia dan kebutuhan Pokja.
Prinsip sederhananya dapat dirangkum sebagai berikut:
- Dapat undangan
- Daftar Tender
- Pelajari Dokumen
- Mengikuti tahapan Pemberian Penjelasan
- Melakukan Penawaran Harga Berulang
- Harga pastikan yang terendah tapi jangan sampai rugi! (SYARAT UTAMA SUPAYA MENDAPAT UNDANGAN PEMBUKTIAN KUALIFIKASI)
- Cek inbox dapat undangan kapan
- Hadir pada tahap undangan pembuktian kualifikasi dengan membawa seluruh persyaratan yang diminta
- Menunggu pengumuman pemenang
- Melaksanakan pekerjaan
Dan SELAMAT ANDA BERHASIL MENDAPATKAN PROYEK MELALUI TENDER CEPAT! Ternyata sangat sederhana dan mudah sekali untuk menang tender melalui tender cepat bukan? Buat kalian yang masih belum tahu apa itu SIKaP bisa klik link berikut untuk membaca cara setting supaya bisa terundang untuk mengikuti tender ya!
Jika ada hal-hal yang mau ditanyakan bisa comment ya! Nanti pasti akan saya balas.
