Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat telah membuat sistem pengadaan juga terus menerus berubah mengikuti perkembangan jaman. Pemerintah khususnya LKPP terus menerus mengembangkan sistem pengadaan seiring dengan teknologi dan perubahan jaman yang terus mendorong ke arah digitalisasi dan internet. Apakah dunia pengadaan barang/jasa semudah seperti yang terlihat pada sistem online yang telah ada? Dunia pengadaan barang/jasa juga memiliki banyak lika liku, teknik, cara, dan strategi dalam bersaing bagi para pengusaha. Membutuhkan kecermatan, ketelitian, dan perhitungan yang matang agar jangan sampai mengalami kerugian. Nah, apa saja lika liku dalam dunia pengadaan barang/jasa dan bagaimana solusi mengatasi setiap lika liku yang ada?
Kita akan membahas berbagai lika-liku yang ada serta solusinya dengan membagi dalam 3 kelompok pengusaha, yaitu :
- Lika Liku Pengusaha Level Pemula dalam bidang Pengadaan Barang/Jasa
Bagi tahap pemula tentunya tidaklah mudah untuk bisa terjun langsung dalam dunia pengadaan barang/jasa, hal ini dikarenakan selama kita bersekolah tidak ada materi pelajaran yang mengajari kita tentang dunia pengadaan barang/jasa. Apalagi tidak ada turun temurun warisan usaha ataupun orangtua yang mengajari tentang hal ini. Bahkan, banyak orang di luar sana yang justru sama sekali tidak paham apa itu pengadaan barang/jasa? Bagaimana bisa pengusaha berhubungan dengan pemerintah? Ini lika liku yang akan dihadapi para pemula. Namun, tidak perlu kawatir karena seiring dengan semakin berkembangnya teknologi dan internet serta informasi yang dengan mudah dan cepat bisa tersebar di seluruh wilayah akan membantu para pengusaha awal untuk memahami tentang hal ini. LKPP seiring berjalannya waktu juga memahami hal ini, sehingga banyak channel youtube ataupun website dan sosial media yang mulai banyak memberitahu masyarakat tentang adanya peluang usaha bagi para pemula yang ingin masuk ke dunia pengadaan. Untuk masalah pengetahuan ini, bagi para pengusaha di level pemula bisa banyak-banyak membaca artikel, menonton youtube, dan memcari informasi melalui sosial media. Lika liku berikutnya yang akan dan pasti dihadapi adalah “Bagaimana membuat instansi tahu tentang keberadaan perusahaan kita dan meyakinkan instansi pemerintah untuk percaya kepada kita, padahal kita belum memiliki pengalaman karena masih baru?” Ini adalah tantangan tahap berikutnya yang pasti dan harus dihadapi oleh para Penyedia. Solusi dari hal ini adalah perlunya tim marketing atau pemasaran baik secara offline maupun online. Pemasaran secara offline dilakukan dengan mendatangi setiap kantor/target instansi satu per satu dengan membawa materi pemasaran seperti brosur, kartu nama, katalog produk/jasa, company profile, dst. Pemasaran dengan cara offline bisa dilakukan dengan secara rutin dan terus menerus agar kantor/instansi mengingat perusahaan kita. Kira-kira bulan apakah yang tepat untuk melakukan pemasaran offline ini? Waktu yang tepat adalah menjelang penyusunan anggaran (September-Desember) dan saat awal tahun (Januari-Maret). Namun, seiring dengan berkembangnya teknologi dan internet yang semakin luas, maka pemasaran secara online pun wajib dilakukan, dengan cara memiliki website, memiliki online shop, terdaftar di google maps, memasanag iklan secara online, dst. Jika kedua jenis pemasaran ini dapat berjalan bersamaan, maka bisa dipastikan akan mudah dan cepat dikenal oleh instansi terkait.
- Lika Liku Pengusaha Level Menengah dalam bidang Pengadaan Barang/Jasa
Level menengah biasanya baru bisa dicapai setelah 3-5 tahun perusahaan berkecimpung dalam dunia pengadaan barang/jasa. Ingatlah bahwa “Pengalaman adalah guru yang paling berharga”, yang artinya jadikanlah pengalaman sebagai pelajaran yang paling berharga. Semakin lama di dunia pengadaan barang/jasa, maka akan semakin banyak pula pengalaman yang dihadapi dan semakin pintar menguasai medan usaha ini. Semakin lama usaha berdiri, maka lika liku juga akan semakin banyak dan harus penuh strategi untuk bisa mempertahankan usaha yang sudah ada. Pada level menengah di dunia pengadaan barang/jasa ini, lika liku yang sering dihadapi adalah “Bagaimana mempertahankan hubungan yang sudah terjalin dengan beberapa instansi terkait dan bagaimana bisa tetap bersaing seiring munculnya banyak saingan.” Inilah tantangan di level menengah yang mau tidak mau dan pasti akan dihadapi! Solusi dari masalah ini adalah tetap terus menerus menjalin komunikasi dengan instansi terkait , melakukan inovasi produk/jasa, memberikan tambahan layanan, dan harga bersaing. Solusi yang paling harus diperhatikan adalah komunikasi. Dengan komunikasi yang baik dan terus menerus, maka Penyedia akan memahami kondisi terbaru, memahami kebutuhan instansi, memahami kondisi pesaing, dst. Selain itu, masalah berikutnya yang harus diperhatikan adalah “Bagaimana mempertahankan kualitas produk/jasa?” Ini merupakan sumber utama yang fatal dan bisa membuat putusnya hubungan kerja dengan instansi hanya karena kualitas barang/jasa menurun. Seiring dengan bertambahnya usia perusahaan, pastinya relasi dan orderan akan semakin meningkat. Peningkatan jumlah orderan ini juga harus tetap memperhatikan kualitas dari produk/jasa tersebut. Kebanyakan Penyedia lalai akan hal ini, merasa bahwa sudah berpengalaman dan banyak yang akan mencari mereka. Pada level menengah ini, justru tidak boleh lalai dan harus tetap fokus pada kualitas produk/jasa. Selain itu, juga ketepatan waktu harus tetap dijaga. Jangan sampai terlambat hanya karena orderan banyak. Gunakan strategi manajemen operasional produk/jasa dengan cermat dan baik.
- Lika Liku Pengusaha Level Professional dalam bidang Pengadaan Barang/Jasa
Level ini baru akan dicapai pada usia perusahaan yang sudah lebih dari 10 tahun, tentunya tingkat pekerjaan yang dikerjakan pun akan semakin kompleks dan banyak. Tingkat kerumitan pekerjaan akan semakin meningkat, jumlah orderan akan semakin banyak dan beraneka ragam jenisnya, waktu pelaksanaan pekerjaan juga semakin singkat karena diburu oleh pekerjaan berikutnya, dst. Solusinya adalah dengan memiliki beberapa tempat produksi yang mendukung dan terpercaya, memiliki banyak tenaga kerja/SDM unggul, dan sistem manajemen perusahaan juga harus tertata dengan rapi, sistem keuangan juga tercatat dengan lengkap dan jelas. Persaingan usaha tingkat professional ini tentunya juga semakin ketat, banyak pesaing yang pastinya memiliki mesin/peralatan yang semakin canggih dan cepat dalam produksi. Tenaga kerja/SDM juga tentunya sudah pilihan yang berkualitas dan mampu bersaing juga secara professional. Cara bersaingnya pun juga pasti lebih menantang adrenalin para pengusaha. Tetapi, pada level ini para pengusaha akan belajar lebih banyak hal baru dan mengembangkan diri lebih luas lagi, serta jaringan koneksi akan semakin banyak pula.
Pada setiap level tentunya ada lika liku tersendiri yang harus dihadapi dan ditempuh oleh para Penyedia. Semakin tinggi levelnya justru lika liku akan semakin banyak dan menantang. Persaingan pun akan semakin ketat seiring dengan perkembangan teknologi dan internet. Solusi untuk semua level di atas yang paling umum adalah:
- Teknik pemasaran secara offline maupun online tetap harus dibangun dan hubungan komunikasi dengan instansi harus tetap terjalin.
- Kualitas produk/jasa harus selalu dipertahankan dan selalu tepat waktu dalam menyelesaikan pekerjaan.
- Tenaga kerja/SDM terus ditingkatkan dan dikembangkan sehingga mampu bersaing dan semakin professional.
- Keuangan juga harus diperhatikan dan dicatat dengan rinci, sehingga permodalan bisa terus berputar dan berjalan dengan baik.
- Tahan banting dan tidak mudah menyerah dalam menghadapi berbagai macam lika liku dalam pengadaan barang/jasa.
Bagi para pengusaha di tahap pemula pastinya membutuhkan banyak pengalaman dan tahan banting dalam dunia pengadaan barang/jasa, karena persaingan akan semakin ketat seiring dengan perkembangan teknologi yang terus berkembang. Pengusaha level pemula harus bertahan dan mempertahankan usahanya hingga bisa mencapai level professional dan sukses dalam dunia pengadaan barang/jasa. Ingatlah selalu bahwa “Kegagalan adalah hal yang biasa dalam dunia pengadaan barang/jasa, dan semakin banyak kegagalan mendapatkan proyek, maka Anda akan belajar semakin banyak hal baru dan semakin mahir dalam mengatasi setiap lika liku pengadaan yang sering terjadi.” Terus semangat dalam mempertahankan perusahaan Anda dan tetap jalankan 5 hal di atas tadi ya!
