SISTEM PELAKSANAAN ANGGRAN ELEKTRONIK TERINTEGRASI

SISTEM PELAKSANAAN ANGGRAN ELEKTRONIK TERINTEGRASI

Oleh

Harli Amir Mahmudji

Direktur SDM Pendidikan dan Umum – PPK

RSJ. Prof. dr. Soerojo – Magelang

 

1. Pendahuluan

            Pelaksanaan anggaran di rumah sakit melibatkan banyak unti kerja mulai dari instalasi, unit usaha, direktorat, hingga rumah tangga. Pelasaan RSB menjadi RBA hingga belanja modal sering akhirnya tidak sesuai karena harus menjalani proses Panjang dari usulan hingga tersedianya barang.

            Peran PPK secara organisasi tentunya juga akan berkaitan dengan proses sebelum dan sesudahnya dari usulan perencaan, surat perintah KPA, pengaadaan dengan ULP hingga penerimaan barang hingga distribusi, tentunya harus presisi dalam melaksanakan tugasnya.

1. Mata Rantai Pengadaan Barang dan Jasa

            Proses pengadaan barang dan jasa (PBJ), akan terlihat singkat bila hanya dilihat dari sisi PPK. Tetapi bila dari proses bisnis PBJ, mulai dari RSB hingga bendahara pengeluaran maka menjadi panjang, bahkan sangat panjang dan berbelit bila tidak suatu system yang mengampu.

            Proses PBJ, bila dalam skup rumah sakit akan dimulai dari RSB (rencana strategik bisnis)  dan dipecah dalam rencana tahunan yaitu dengan RBA (rencana bisnis anggaran). Setelah RBA yang diusulkan masing-masing unit kerja disahkan akan melalui proses desk anggaran, untuk mendapatkan pagu anggaran. Dengan adanya pengesahan pagu anggaran maka perlu adanya penyesuaian kembali dari usulan RBA menjadi prioritasi RBA dari jumlah atau realisasi yang dilakukan oleh koordinator pada eselon 3 dan 4 atau petugas yang ditunjuk sesuai bidangnya. Dari proses tersebut akan didapatkan RBA definitive yang menjadi dasar untuk membuat usulan belanja tahun berjalan. Berdasarkan usulan belanja tahun berjalan tersebut akan dibuat surat perintah oleh KPA. Tugas PPK dimulai setelah SP tersebut dikeluarkan. Dimulai dengan input SP PPk kemudian HPS, diserahkan kepada ULP untuk medapatkan penyedia, proses pengadaan, dengan hasil akhir jadwal pengadaan. Selesai proses di ULP akan diserahkan ke PPK kembali melalui SPK.

            Tim PPK akan melaksankan SPK tersebut dan akhirnya akan menerima barang baik kontruksi ataupun non konstruksi kemudian akan di masukan dalam pelaporan  Gudang penerima dan BMN. Didalam Gudang sendiri terdapat proses data penerimaan barang, pengeluaran barang (baik dalam bentuk order barang ataupun bon barang), dan data persediaan barang. Dalam proses BMN semua barang yang ada didata dalam system BMN. Terakhir setelah kelengkapan data pembayaran selesai maka akan diserahkan ke bendahara pengeluaran, untuk dilakukan penyelesaian transaksi/pembayaran.

1. Sistem Terpadu Pengadaan Barang dan Jasa

            Proses panjang diatas akan sangat sulit dimonitoring dan evaluasi. Saat terjadi masalah justru saling lempar tanggung jawab dan akhirnya kinerja PBJ akan terganggu dan tidak bisa diukur kinerja baik kuatitas dan kualitas.

            Solusi masalah PBJ tersebut adalah dengan tehnologi PBJ secara elektronik. Proses data dan alur data terjaga sinkronisasinya dan akurasinya dibutuhkan perangkat kerja yang dapat dilihat oleh semua pelaksana PBJ tersebut. Sehingga saat terdapat masalah akan tampak dan diselesaikan segera sebelum menjadi sistemik.

            Sipela merupakan pengembangan system informasi rumah sakit yang dikembangkan untuk proses PBJ tersebut. Sipela merupakan system pelaksaan anggaran secara elektronik terintegrasi antara pelaksana anggaran. Kuasa pengguna anggaran selaku penanggung jawab tertinggi dapat mengawasi proses yang berjalan dibawahnya. Pejabat pembuat komitmen juga dapa dapat melakukan telusur usulan hingga proses PBJ selesai dengan jelas.

            Sipela ini akan menjaminkan kepada KPA dan PPK, atas PBJ dari mata anggaran yang akan disahkan berkaitan dengan notifikasi pada surat usulan pengadaan dengan kode anggaran sehingga untuk terjadinya manipulasi dan pemalsuan usulan menjadi minim sekali, bahkan tidak mungkin dilakukan manipulasi usulan. Sipela ini juga dapat memantau proses terhambatnya PBJ, berkaitan indikator waktu yang dibebankan pada setiap proses PBJ, untuk menjamin mutu layanan PBJ bagi pengguna asset. Sehingga upaya pencegahan gagal lelang, atau gagal PBJ dapat diantisipasi sedini mungkin. Sipela juga menjaminkan PPK lebih mudah melakukan monev terhadap kontrak yang akan disahkan. Keamanan akan manipulasi kode juga menjaminkan keamanan bagi PPK untuk melakukan pengesahan kontrak.

            Dengan adanya sipela inventarisasi barang juga selaras dengan proses PBJ yang ada jadi kesalahan atau keterlambatan inputan pada Gudang dan BMN juga dapat di monitor. Tenggat waktu pembayaran juga dapat dilakukan sesuai jadwal karena system akan mendorong bagian bendahara untuk segera menyelesaikan proses pembayaran.

            Pengembangan atau alur sipela ini selesai hingga di BMN dan Gudang, sehingga untuk distribusi asset atau barang perlu di benamkan system kelanjutan dengan alur inventori. Sehingga asset yang didapat dapat masuk dalam pengguna kemudian diintegrasikan dengan system akutansi manajemen untuk melihat kinerja asset yang telah di belanjakan. Sehingga aktivitas efektivitas dan efisiensi atas PBJ dan tata Kelola asset menjadi harmoni.

Terima kasih