Mendirikan perusahaan saat ini bisa dengan menggunakan virtual office. Cara ini makin banyak diterapkan oleh perusahaan rintisan yang belum punya kantor sendiri dan mengambil alternatif untuk menyewa sebuah virtual office.
Virtual office yang disewa dapat difungsikan layaknya kantor pusat. Kantor ini umumnya berbentuk deretan ruangan yang masing-masing bisa disewa oleh pemilik usaha. Penyewa dapat memakai alamat bangunan virtual office sebagai alamat perusahaan mereka, termasuk untuk urusan surat menyurat.
Virtual Office Bisa untuk Segala Bisnis?
Hampir semua jenis bisnis sebenarnya bisa memanfaatkan virtual office. Terutama bagi bisnis yang belum punya kantor dan bisnisnya tidak membutuhkan banyak fasilitas dan kebutuhan teknis.
Daripada mengeluarkan biaya besar untuk membuat bangunan kantor, sebaiknya menyewa ruangan saja untuk kantor selama beberapa waktu, sembari menunggu perusahaan berkembang lebih besar.
Contoh bisnis yang sangat cocok menggunakan virtual office seperti :
1. UMKM
UMKM bisa menjadikan virtual office sebagai kantor pusatnya sekaligus meningkatkan gengsi dari brand yang diusung. Dengan alamat usaha yang lebih prestisius, klien/calon konsumen pun akan makin percaya.
Kantor ini bisa dimaksimalkan untuk melakukan urusan administratif, pemasaran online, maupun mendesain.
2. Online Shop
Virtual office sangat bagus untuk mendukung bisnis yang aktivitasnya banyak dilakukan secara online. Ditunjang dengan fasilitas untuk meeting dan koneksi yang baik untuk memroses pesanan. Virtual office juga bisa dipergunakan untuk koordinasi dan diskusi antar pegawai.
3. Startup Digital
Keberadaan virtual office bisa menjadi solusi bagi startup yang baru merintis dan belum punya banyak pendanaan. Startup bisa memanfaatkan berbagai fasilitas yang tersedia di virtual office guna memaksimalkan kerja tim dan mengembangkan produk yang inovatif.
Bisnis yang Tidak Boleh Memakai Virtual Office
Sayangnya, ada beberapa jenis usaha yang tidak boleh menggunakan virtual office sebagai alamat usahanya, antara lain:
1. E-commerce
E-commerce seperti Bukalapak, Tokopedia, dan Lazada tidak diperbolehkan menggunakan alamat kantor virtual. Tujuan pelarangan ini untuk memberi perlindungan pada konsumen serta mencegah penipuan yang dilakukan pihak tak bertanggung jawab.
2. Transportasi
Usaha di bidang ini diharuskan mempunyai lokasi perusahaan yang jelas dan nyata. Sebab usaha transportasi memiliki kaitan dengan wakil kepentingan pemilik barang dalam penerimaan & pengiriman barang.
Jadi, perusahaan seperti Blue Bird (taksi konvensional) tidak bisa menggunakan virtual office untuk menjalankan usahanya.
3. Event Organizer (EO)
EO mempunyai tanggung jawab yang cukup besar untuk menyelenggarakan acara. Dalam kegiatannya banyak berhubungan dengan banyak pihak seperti transportasi, konsumsi, dekorasi, dan lainnya.
Oleh sebab itu, EO penting untuk memiliki lokasi yang jelas dan nyata guna memantau proses penyelenggaraan acara yang ditangani pihak EO.
4. Konstruksi
Usaha di bidang konstruksi memerlukan izin usaha khusus dan modalnya terbilang besar. Perlengkapan yang dipakai usaha konstruksi juga berukuran besar. Dengan ukuran tempat dan tingkat kebisingannya, usaha konstruksi harus punya tempat khusus untuk beroperasi.
5. Pariwisata
Perseroan Terbatas (PT) yang bergerak di bidang pariwisata wajib memiliki TDUP (Tanda Daftar Usaha Pariwisata). Untuk itu, lokasi usaha harus dilakukan pengecekan yang prosesnya melalui beberapa tahap. Semua usaha yang masuk kategori ini tidak bisa menggunakan virtual office.
6. Properti
Bisnis properti pastinya butuh modal besar dan tempat untuk melangsungkan bisnisnya. Kegiatan jual beli properti seperti real estate, unit apartemen, atau perumahan elit akan memakan biaya yang besar. Oleh karenanya, bisnis ini tidak bisa jika dijalankan hanya dengan virtual office.
7. Usaha dengan Pemasukan Besar
Apabila suatu perusahaan telah mendapat pendapatan kotor lebih dari 4,8 miliar rupiah per tahun, maka perusahaan tersebut diharuskan memiliki lokasi usaha fisik yang sebenarnya dan dapat ditinjau.
Mau tidak mau kewajiban ini harus dilakukan oleh perusahaan tersebut. Kalau kantornya berupa virtual office, maka akan menyulitkan petugas yang melakukan verifikasi data.
Kelebihan Menggunakan Virtual Office
1. Hemat Biaya Operasional
Dengan menyewa virtual office, maka bisa menekan biaya sewa gedung, telepon, air, listrik, dan gaji karyawan kebersihan. Harga sewa virtual office biasanya juga lebih murah dibanding sewa gedung konvensional.
2. Branding yang Baik
Biasanya alamat virtual office berada di area pusat bisnis, sehingga cukup bergengsi untuk menaikkan brand perusahaan. Mitra bisnis maupun klien jadi semakin percaya pada eksistensi perusahaan Anda.
3. Mendukung Fleksibilitas
Karyawan tidak lagi harus bekerja di kantor, bekerja dimana pun asalkan bisa terkoneksi internet maka kegiatan bisnis tetap bisa berjalan. Waktu kerja juga bisa lebih fleksibel dan karyawan bisa lebih nyaman bekerja sesuai apa yang diinginkan dan disepakati.
Kekurangan Menggunakan Virtual Office
1. Tidak Punya Aset
Virtual office yang digunakan oleh perusahaan bukanlah bagian dari aset perusahaan. Seluruh fasilitas yang disediakan merupakan milik penyedia layanan penyewaan virtual office.
Sebenarnya tidak terlalu masalah apabila perusahaan tidak memiliki aset tanah dan bangunan kantor. Asalkan kegiatan bisnis tetap berjalan lancar dan biaya sewa virtual office dibayarkan tepat waktu.
2. Rawan Miskomunikasi
Bisnis yang menggunakan virtual office umumnya melibatkan aktivitas berbasis online. Sehingga memungkinkan karyawan yang sedang berjauhan tetap bisa berkomunikasi. Namun hal ini kadang menyebabkan miskomunikasi dalam berkoordinasi.
3. Perizinan Relatif Sulit
Ini merupakan salah satu kelemahan utama dari penggunaan virtual office. Bagi sebagian pelaku usaha, mengurus perizinan usahanya agak sulit. Ini berkaitan dengan keterangan domisili yang harus sesuai dengan lapangan. Bisa saja saat survei dilakukan, kantor dianggap tidak ada sehingga izinnya tidak diberikan.
Namun di Jakarta pengurusan ini tampaknya relatif lebih mudah karena Pemerintah DKI Jakarta sudah membuat aturan soal virtual office. Penggunaan virtual office untuk alamat usaha jadi semakin mudah, meskipun masa berlaku perizinan SIUP, TPD, dan SKDBU hanya berlaku 1 tahun dan dapat diperpanjang.
4. Kendala Koneksi
Salah satu kelebihan utama yang disediakan di virtual office ialah koneksi internet yang memadai. Fasilitas ini wajib tersedia untuk menunjang pengguna virtual office yang banyak beraktivitas online.
Namun apakah semua virtual office menjamin koneksi internet yang cepat? Ketika koneksi internet terlalu lambat, tentu pekerjaan jadi terhambat dan bisa mengganggu aktivitas bisnis.
Sebagai pencegahan, sebaiknya cek dulu kecepatan internet sebelum menyewa virtual office.
5. Penggunaan Fasilitas Bergantian
Saat ingin menggunakan ruang meeting, biasanya penyewa virtual office harus memesan terlebih dulu. Penyewa mesti bergantian dengan penyewa lain yang juga ingin memakai ruang meeting yang sama.
Selain ruang meeting, fasilitas seperti ruang istirahat dan toilet juga dipakai banyak orang. Penggunaan mesin fotokopi atau mesin cetak juga bisa bergantian dengan penyewa lain.
6. Butuh Sistem Penyimpanan Data
Berbagai data perusahaan sangat disarankan untuk disimpan di penyimpanan cloud. Sebab data yang dimiliki banyak yang berbentuk virtual, sehingga ada risiko terhapus maupun terkena virus komputer.
Untuk itu, perusahaan perlu menyediakan tempat penyimpanan online agar data bisa disimpan dengan baik dan tersedia backup / cadangannya.
Urusan penyimpanan data ini bisa mudah ditangani karena platform cloud relatif mudah dipelajari. Jika penyimpanan cloud ini diterapkan dengan baik, maka hal ini malah jadi keunggulan dari segi teknologi.
Demikian pembahasan seputar virtual office yang kini makin dilirik oleh perusahaan untuk dijadikan alamat usahanya. Kelebihan virtual office sangat menguntungkan karena lebih hemat dan fleksibel. Tertarik untuk menyewa virtual office?
