Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah elemen penting dalam proses pengadaan barang dan jasa, khususnya di sektor publik. Fungsi HPS adalah sebagai acuan untuk menentukan harga yang wajar, memastikan bahwa anggaran negara digunakan secara efektif, dan menjaga transparansi dalam pengadaan. Namun, dalam penyusunannya, sering kali terjadi kesalahan yang dapat berdampak negatif pada keseluruhan proses pengadaan. Artikel ini akan menguraikan beberapa kesalahan umum dalam menyusun HPS yang perlu dihindari serta bagaimana cara mengatasinya.
1. Penggunaan Data Harga Pasar yang Tidak Akurat
Salah satu kesalahan terbesar dalam penyusunan HPS adalah menggunakan data harga pasar yang tidak akurat atau sudah kadaluwarsa. HPS harus mencerminkan harga pasar terbaru dan realistis dari barang atau jasa yang akan dibeli. Menggunakan harga yang terlalu rendah atau terlalu tinggi dapat menyebabkan masalah dalam proses pengadaan.
Dampaknya:
- Jika HPS terlalu rendah, penyedia barang atau jasa mungkin tidak tertarik mengikuti pengadaan karena harga yang ditawarkan tidak sesuai dengan realitas pasar.
- Jika HPS terlalu tinggi, ada risiko pemborosan anggaran negara dan potensi penyalahgunaan dana publik.
Solusi: Untuk menghindari kesalahan ini, pastikan survei harga dilakukan dengan cermat dan data yang digunakan adalah yang paling mutakhir. Pemanfaatan katalog elektronik (e-catalogue) atau sistem informasi harga dari berbagai sumber tepercaya juga bisa membantu mendapatkan data yang lebih akurat.
2. Mengabaikan Spesifikasi Teknis yang Jelas
Kesalahan berikutnya adalah tidak mencantumkan spesifikasi teknis yang detail dan jelas dalam penyusunan HPS. Spesifikasi teknis yang ambigu atau kurang lengkap dapat menyebabkan estimasi biaya yang tidak sesuai. Spesifikasi teknis menentukan kualitas dan kuantitas barang atau jasa yang dibutuhkan, sehingga jika informasi ini tidak lengkap, HPS yang disusun bisa meleset jauh dari perkiraan kebutuhan riil.
Dampaknya:
- Penyedia barang/jasa mungkin salah dalam menafsirkan kebutuhan yang diinginkan, sehingga penawaran yang mereka ajukan tidak sesuai dengan harapan.
- Penawaran yang terlalu bervariasi dari segi kualitas akan menyulitkan proses evaluasi.
Solusi: Susunlah spesifikasi teknis secara rinci dan jelas. Konsultasi dengan pihak-pihak teknis atau profesional di bidang terkait juga sangat penting agar spesifikasi yang digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kondisi pasar.
3. Tidak Memperhitungkan Faktor Lokasi dan Biaya Distribusi
Beberapa pihak sering mengabaikan faktor biaya distribusi atau pengiriman ketika menyusun HPS. Hal ini terutama penting jika pengadaan melibatkan pengiriman barang ke lokasi-lokasi yang sulit dijangkau atau memiliki akses terbatas. Biaya distribusi bisa berbeda tergantung jarak, medan, dan transportasi yang diperlukan.
Dampaknya:
- HPS yang tidak memperhitungkan biaya distribusi dapat menyebabkan perbedaan besar antara estimasi dan kenyataan.
- Penyedia barang/jasa mungkin tidak sanggup memenuhi persyaratan pengadaan jika biaya distribusi tidak tercakup dalam HPS.
Solusi: Selalu perhitungkan biaya distribusi dalam HPS, terutama jika barang atau jasa harus dikirim ke daerah-daerah yang jauh atau terpencil. Lakukan survei terhadap biaya logistik atau konsultasi dengan penyedia jasa logistik untuk mendapatkan perkiraan yang tepat.
4. Tidak Mempertimbangkan Fluktuasi Harga
Beberapa barang atau jasa, terutama di sektor-sektor tertentu seperti konstruksi atau teknologi, sering mengalami fluktuasi harga. Kesalahan dalam penyusunan HPS terjadi ketika faktor fluktuasi harga tidak diperhitungkan, terutama jika pengadaan dilakukan dalam jangka waktu yang cukup panjang.
Dampaknya:
- HPS bisa menjadi tidak relevan atau tidak sesuai lagi dengan kondisi pasar saat pelaksanaan pengadaan berlangsung.
- Terjadi ketidakseimbangan antara harga yang telah ditentukan dengan penawaran yang diterima.
Solusi: Lakukan analisis terhadap fluktuasi harga untuk barang atau jasa yang sering mengalami perubahan. Tambahkan margin fleksibilitas dalam HPS untuk menyesuaikan dengan perubahan harga di pasar. Misalnya, untuk bahan baku yang rentan terhadap inflasi atau volatilitas, gunakan data tren harga dari beberapa bulan terakhir.
5. Pengabaian Volume Pengadaan
Volume atau kuantitas barang/jasa yang dibutuhkan juga harus dipertimbangkan dengan cermat saat menyusun HPS. Beberapa kesalahan terjadi ketika volume pengadaan tidak diperhitungkan secara akurat, sehingga estimasi biaya per unit menjadi salah.
Dampaknya:
- Pengadaan dalam jumlah besar biasanya mendapatkan harga yang lebih murah per unit, namun jika volume tidak diperhitungkan, HPS bisa menjadi terlalu tinggi.
- Sebaliknya, jika volume yang dibutuhkan ternyata lebih besar dari perkiraan, anggaran yang disiapkan bisa tidak mencukupi.
Solusi: Hitung dengan cermat kebutuhan volume barang/jasa sebelum menyusun HPS. Jika perlu, konsultasikan dengan bagian operasional atau pihak-pihak terkait untuk memastikan volume yang ditetapkan sesuai dengan kebutuhan riil.
6. Kurangnya Koordinasi dengan Tim Teknis atau Ahli
HPS yang disusun tanpa melibatkan tim teknis atau ahli yang mengerti kebutuhan spesifik pengadaan sering kali menghasilkan estimasi yang tidak akurat. Kesalahan ini sering terjadi jika proses pengadaan tidak melibatkan pihak-pihak yang benar-benar memahami karakteristik barang/jasa yang akan dibeli.
Dampaknya:
- HPS yang dibuat tanpa masukan dari ahli teknis bisa saja tidak realistis dan jauh dari harga yang sebenarnya diperlukan.
- Potensi terjadi pengadaan barang/jasa yang tidak sesuai dengan spesifikasi atau kualitas yang diharapkan.
Solusi: Selalu libatkan tim teknis atau ahli yang menguasai bidang terkait dalam proses penyusunan HPS. Hal ini akan membantu memastikan bahwa setiap aspek teknis telah diperhitungkan dengan baik.
7. Mengabaikan Regulasi Terkait Pengadaan
Kesalahan lain yang sering terjadi adalah tidak mematuhi regulasi atau pedoman terkait pengadaan, terutama yang berkaitan dengan penetapan HPS. Pemerintah telah menetapkan aturan yang jelas tentang bagaimana HPS harus disusun, namun sering kali kesalahan terjadi karena tidak adanya kepatuhan terhadap regulasi ini.
Dampaknya:
- HPS yang tidak sesuai dengan regulasi bisa menyebabkan proses pengadaan dibatalkan atau ditunda.
- Ada potensi munculnya masalah hukum atau audit jika HPS yang disusun melanggar aturan yang berlaku.
Solusi: Pastikan seluruh proses penyusunan HPS sesuai dengan regulasi yang berlaku, seperti Peraturan Presiden No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Melakukan review secara berkala terhadap kebijakan pengadaan juga bisa membantu memastikan bahwa HPS disusun sesuai aturan.
Penutup
Penyusunan HPS yang akurat dan sesuai dengan kebutuhan merupakan kunci sukses dalam pengadaan barang dan jasa di sektor publik. Untuk mencapai hal tersebut, penting untuk menghindari kesalahan-kesalahan umum seperti penggunaan data harga yang tidak akurat, pengabaian spesifikasi teknis, atau kurangnya koordinasi dengan pihak terkait. Dengan memperhatikan semua aspek penting dalam penyusunan HPS, proses pengadaan bisa berjalan lebih efektif, transparan, dan efisien dalam penggunaan anggaran negara.
