Belanja Barang BLUD Tanpa Tender, Apakah Boleh?

Pengantar: Kenapa soal ini jadi penting?

Banyak orang bingung ketika mendengar istilah BLUD dan belanja tanpa tender. Singkatnya, BLUD adalah Badan Layanan Umum Daerah – sebuah unit di daerah yang punya tugas pelayanan publik, dan diberi fleksibilitas dalam mengelola keuangan agar layanan berjalan lebih cepat. Namun, fleksibilitas itu juga menimbulkan pertanyaan: apakah BLUD boleh membeli barang atau jasa tanpa melalui proses tender? Dan jika boleh, kapan dan dengan syarat apa?

Pertanyaan ini penting karena berkaitan langsung dengan uang publik. Ketika proses pengadaan dipercepat atau dilewati, ada keuntungan nyata: pembelian bisa cepat, kebutuhan darurat terpenuhi, pelayanan tidak terganggu. Tapi ada juga risiko: kualitas barang mungkin tidak terjamin, harga bisa lebih mahal, dan peluang penyalahgunaan anggaran meningkat. Artikel ini akan membahas secara sederhana dan praktis: apa aturan umum, pengecualian yang sering dipakai, risiko yang harus diwaspadai, serta langkah-langkah agar BLUD tetap patuh dan transparan ketika melakukan pembelian tanpa tender.

Saya menulis dengan bahasa yang mudah dimengerti agar pembaca umum – pegawai daerah, anggota masyarakat, sampai pengguna layanan publik – dapat memahami situasi tanpa harus pusing dengan istilah teknis. Setiap bagian dibuat panjangnya cukup (minimal 300 kata) agar penjelasan jelas dan tuntas. Di akhir, ada rangkuman praktis yang bisa dipakai sebagai check-list sederhana.

Sekarang kita mulai dengan dasar: apa itu BLUD dan aturan umum yang biasa mengatur belanja publik.

Apa itu BLUD dan bagaimana mekanisme pengelolaan keuangannya?

BLUD singkatan dari Badan Layanan Umum Daerah. Ini adalah unit di pemerintah daerah yang diberi tugas memberi layanan publik-misalnya rumah sakit daerah, laboratorium kesehatan, atau unit layanan administrasi-dan diberi hak mengelola penerimaan dan pengeluaran sendiri agar lebih fleksibel. Tujuannya sederhana: kalau setiap transaksi harus lewat proses birokrasi panjang, layanan bisa terhambat. Dengan pengelolaan yang lebih luwes, BLUD diharapkan bisa cepat merespons kebutuhan masyarakat.

Mekanisme BLUD berbeda dari OPD biasa. BLUD boleh menerima pendapatan sendiri (misalnya iuran layanan) dan menggunakan sebagian pendapatan itu untuk operasional. Tapi penting diingat: “lebih fleksibel” bukan berarti “bebas melakukan apa saja”. Semua pengeluaran tetap berasal dari dana publik dan harus bisa dipertanggungjawabkan. Ada aturan internal dan peraturan daerah yang mengatur tata cara penggunaan, termasuk prosedur pengadaan barang/jasa.

Kalau soal pengadaan, BLUD sering memakai aturan khusus yang menyesuaikan Peraturan Pengadaan Pemerintah agar sesuai kebutuhan layanan. Di praktiknya, BLUD bisa melakukan berbagai metode pembelian: tender terbuka, penunjukan langsung, atau cara lain sesuai nilai dan urgensi. Yang sering membuat orang salah paham adalah ketika BLUD memakai mekanisme “langsung” atau “tanpa tender” – beberapa orang berpikir ini berarti “boleh asal”, padahal tidak demikian.

Sebagian alasan BLUD memilih belanja tanpa tender antara lain: kebutuhan mendesak (darurat kesehatan, misalnya), barang/jasa sangat bersifat khusus sehingga hanya ada satu penyedia, atau nilai transaksi di bawah ambang batas yang mengharuskan proses sederhana. Namun setiap alasan harus didukung dokumen: ada bukti urgensi, evaluasi harga pasar, dan persetujuan pimpinan. Kalau tidak ada dokumen yang jelas, pembelian tanpa tender bisa menimbulkan masalah hukum dan akuntabilitas.

Intinya: BLUD punya kelonggaran untuk melayani publik lebih baik, tapi kelonggaran itu datang bersama kewajiban transparansi dan pertanggungjawaban. Di bagian berikut kita akan lihat aturan umum pengadaan yang berlaku dan bagaimana pengecualian itu diatur.

Aturan pengadaan umum: prinsip dasar yang tidak boleh dilupakan

Setiap pembelanjaan barang dan jasa yang menggunakan uang negara atau daerah memiliki tujuan yang sama: mendapatkan barang atau jasa berkualitas dengan harga wajar, memakai cara yang adil, kompetitif, dan transparan. Prinsip-prinsip ini penting agar dana publik digunakan secara efisien dan mencegah korupsi atau kolusi.

Prinsip dasar pengadaan itu biasanya meliputi beberapa hal sederhana: pertama, kompetisi yang sehat – artinya siapa pun yang memenuhi persyaratan boleh ikut; kedua, transparansi – proses, kriteria, dan hasil harus terbuka; ketiga, akuntabilitas – ada bukti dan dokumen yang jelas untuk setiap keputusan; keempat, efisiensi – uang publik harus dipakai sebaik-baiknya; dan kelima, kepatuhan terhadap aturan hukum yang berlaku. Semua instansi, termasuk BLUD, idealnya mengikuti prinsip-prinsip ini.

Dalam praktik pengadaan ada beberapa metode: tender/pelelangan yang terbuka, tender terbatas, penunjukan langsung, dan pembelian langsung. Tender biasanya dipakai untuk proyek atau pembelian bernilai besar agar banyak pihak bersaing. Penunjukan langsung atau pembelian langsung dipakai pada kondisi tertentu, misalnya nilai rendah atau ada sedikit penyedia.

Bagi BLUD, aturan pengadaan bisa sedikit berbeda karena fungsi layanan yang harus cepat dan berkelanjutan. Namun perbedaan itu tidak menghapus kewajiban prinsip dasar tadi. Misalnya, meski BLUD boleh menunjuk penyedia di beberapa kondisi, proses dokumentasi tetap wajib: catatan mengapa metode dipilih, bukti bahwa harga wajar, serta persetujuan pimpinan. Dokumen ini penting ketika dimintai pertanggungjawaban oleh auditor atau masyarakat.

Pelanggaran prinsip dasar akan berakibat serius. Kalau proses tidak transparan, masyarakat bisa curiga dan pengawas internal atau eksternal bisa menyelidiki. Dalam kasus terburuk, ada risiko sanksi administratif atau pidana bila ditemukan bukti korupsi. Jadi, walau BLUD memiliki kelonggaran operasional, prinsip-prinsip pengadaan umum tetap harus dijaga.

Selanjutnya kita lihat pengecualian yang biasanya dipakai untuk melakukan belanja tanpa tender dan kapan pengecualian itu bisa diterima.

Kapan BLUD boleh belanja tanpa tender? (kondisi pengecualian)

Ada beberapa kondisi yang umum dipakai sebagai alasan melakukan pembelian tanpa melalui proses tender terbuka. Yang terpenting: kondisi-kondisi ini harus jelas, dibuktikan, dan didokumentasikan. Berikut kondisi yang sering dianggap sah:

1. Kebutuhan mendesak atau darurat. Misalnya alat kesehatan rusak saat pasien kritis, atau keadaan bencana yang menuntut pembelian cepat. Dalam situasi darurat, menunggu proses tender yang panjang bisa membahayakan layanan. Namun kata “darurat” harus punya bukti: surat permintaan darurat, berita acara kerusakan, estimasi waktu perbaikan, dan catatan siapa yang menyetujui pembelian cepat itu.
2. Hanya ada satu penyedia. Untuk barang atau jasa yang sangat khusus (misalnya suku cadang peralatan yang hanya diproduksi satu pabrik atau hak cipta khusus), tidak mungkin adakan tender terbuka karena penyedia lain tidak ada. Kondisi ini butuh kajian pasar singkat yang menunjukkan hanya satu sumber tersedia.
3. Nilai di bawah ambang tertentu. Banyak aturan mengizinkan metode pengadaan yang lebih sederhana untuk transaksi bernilai kecil. Ambang nilai ini berbeda-beda tergantung aturan daerah atau regulasi pusat. Walau prosedurnya sederhana, tetap wajib ada bukti perbandingan harga atau catatan pembelian.
4. Kesepakatan internasional, kerja sama khusus, atau alasan hukum lainnya. Kadang pembelian masuk dalam kontrak internasional atau perjanjian yang mengatur cara pengadaan tertentu. Atau ada regulasi yang mengizinkan pengecualian.

Walau pengecualian itu sah, catatan tertulis adalah kuncinya: siapa yang memutuskan, kapan, mengapa, dan data pendukungnya harus lengkap. Tanpa dokumen, alasan darurat atau “hanya ada satu penyedia” mudah dipertanyakan. Selain itu, kebijakan internal BLUD biasanya mengatur batas tanggung jawab: misalnya pembelian tanpa tender di atas jumlah tertentu tetap butuh persetujuan pimpinan atau komite pengadaan.

Penting juga agar BLUD melakukan evaluasi pasca-pembelian: apakah pilihan penyedia tepat? Harga kompetitif? Barang sesuai spesifikasi? Evaluasi ini membantu mencegah penyalahgunaan di masa datang. Di bagian selanjutnya kita akan bicara prosedur praktis ketika BLUD memilih jalan belanja tanpa tender.

Prosedur praktis: langkah yang harus diikuti ketika belanja tanpa tender

Jika BLUD memutuskan membeli tanpa tender sesuai pengecualian, ada langkah praktis yang perlu diikuti agar proses tetap bersih dan pertanggungjawaban jelas. Berikut alur sederhana yang bisa dipakai oleh pengelola BLUD:

1. Identifikasi kebutuhan dengan jelas. Tuliskan spesifikasi barang/jasa, kuantitas, tujuan penggunaan, dan dampak jika tidak segera dibeli. Dokumen ini membantu menjelaskan urgensi.
2. Buat justifikasi tertulis. Jelaskan alasan mengapa tender tidak bisa dilaksanakan (mis. darurat, hanya satu penyedia, atau nilai di bawah ambang). Justifikasi harus konkret dan disertai bukti pendukung seperti laporan kerusakan, surat dari vendor eksklusif, atau peraturan yang relevan.
3. Lakukan survei pasar singkat. Meski tidak tender, bandingkan harga dari beberapa sumber bila memungkinkan. Jika hanya satu penyedia, cantumkan bukti bahwa penyedia lain tidak tersedia. Jika nilai kecil, cantumkan harga pasar atau daftar harga umum sebagai acuan.
4. Perolehan persetujuan pimpinan. Dalam banyak aturan internal, pembelian tanpa tender harus mendapat persetujuan kepala BLUD atau pejabat yang diberi wewenang. Persetujuan ini harus tertulis (memo atau nota dinas).
5. Buat kontrak atau nota perjanjian sederhana. Walau prosesnya cepat, kontrak tetap perlu agar ada kepastian hak dan kewajiban: harga, waktu pengiriman, spesifikasi, garansi, dan cara pembayaran.
6. Simpan semua bukti dan dokumen. Ini adalah modal audit: justifikasi, survei pasar, persetujuan pimpinan, kontrak, faktur, dan berita acara penerimaan barang.
7. Lakukan evaluasi setelah pembelian. Catat apakah barang sesuai, apakah harga wajar, dan pelajaran yang bisa diambil untuk pembelian berikutnya. Evaluasi ini menjadi bagian dari sistem pengendalian internal.

Langkah-langkah sederhana ini menjaga agar proses tetap transparan dan dapat dipertanggungjawabkan. Dokumen-dokumen ini juga membantu jika muncul audit atau pertanyaan dari publik. Di bagian berikutnya kita akan membahas risiko yang muncul bila belanja tanpa tender dilakukan tanpa prosedur yang benar.

Risiko dan konsekuensi bila belanja tanpa tender disalahgunakan

Belanja tanpa tender yang dilakukan tanpa aturan atau dokumentasi berisiko menimbulkan masalah serius. Risiko-risiko ini tidak hanya soal uang yang terbuang, tapi juga kredibilitas layanan BLUD dan kepercayaan publik. Berikut sejumlah risiko nyata:

1. Penyalahgunaan anggaran dan korupsi. Tanpa kompetisi yang sehat dan tanpa bukti perbandingan harga, peluang mark-up harga atau kolusi dengan penyedia meningkat. Sekali praktik seperti ini terjadi, sulit mengembalikan kerugian dan menumbuhkan budaya tidak patuh.
2. Kualitas barang atau jasa buruk. Proses tender sering menyeleksi penyedia terbaik. Jika dilewati tanpa kajian, BLUD bisa membeli barang murah tapi cepat rusak atau tidak sesuai spesifikasi, akhirnya mengganggu layanan dan biaya perbaikan malah meningkat.
3. Sanksi hukum dan administratif. Jika pengadaan tanpa tender melanggar peraturan atau tidak dapat dipertanggungjawabkan, pejabat yang terlibat bisa menerima sanksi administratif sampai pidana. Selain itu audit dari inspektorat atau BPK bisa menemukan temuan yang merugikan instansi.
4. Hilangnya kepercayaan publik. Ketika masyarakat mendengar pembelian besar tanpa proses transparan, muncul kecurigaan. Kepercayaan yang runtuh sulit dibangun kembali dan bisa mengganggu dukungan publik terhadap BLUD.
5. Gangguan operasional jangka panjang. Pembelian yang salah bisa mengakibatkan gangguan layanan berulang, memaksa BLUD mengeluarkan biaya tambahan. Ini membuat tujuan efisiensi BLUD justru berbalik.

Karena risiko ini, setiap pembelian tanpa tender harus diperlakukan sebagai jalan pilihan terakhir dan dipastikan ada dokumentasi lengkap. Juga penting adanya mekanisme pengawasan internal: misalnya komite pengadaan, inspektur internal, atau audit berkala yang meninjau pembelian-pembelian tanpa tender.

Selanjutnya, kita lihat contoh sederhana dan studi kasus hipotesis agar gambaran lebih nyata dan mudah dipahami.

Contoh sederhana (studi kasus hipotetis)

Bayangkan sebuah rumah sakit BLUD di daerah X. Suatu malam, mesin ventilator utama rusak total saat sedang ada pasien kritis. Teknisi rumah sakit memperkirakan perbaikan butuh waktu dua minggu, sedangkan kebutuhan ventilator untuk pasien intensif harus segera dipenuhi. Jika menunggu proses tender biasa selama beberapa minggu, nyawa pasien bisa terancam.

Dalam kondisi seperti ini, rumah sakit BLUD dapat melakukan pembelian tanpa tender-misalnya menyewa atau membeli ventilator dari penyedia lokal-dengan beberapa langkah aman: pertama, catat kejadian dan rekomendasi teknisi; kedua, minta minimal dua penawaran kalau memungkinkan; ketiga, minta persetujuan kepala rumah sakit; keempat, buat kontrak sederhana dengan jaminan pengiriman dan garansi; dan kelima, simpan semua bukti transaksi.

Contoh kedua: sebuah BLUD ingin membeli alat uji laboratorium yang hanya diproduksi satu perusahaan tertentu karena teknologi mereka berpaten. Di sini BLUD harus menunjukkan bukti bahwa alat tersebut memang hanya tersedia dari satu sumber dan melakukan negosiasi harga sebaik mungkin, lalu mengamankan persetujuan pimpinan.

Contoh lain: BLUD membeli seragam pegawai dengan nilai sangat kecil. Karena nilainya di bawah ambang, aturan memungkinkan pembelian langsung. Meski demikian, BLUD tetap harus memeriksa kualitas, meminta beberapa sampel, dan menyimpan nota pembelian.

Dari contoh-contoh itu terlihat pola sama: pembelian tanpa tender boleh jika ada alasan kuat, tapi selalu disertai bukti dan proses minimal untuk memastikan harga dan kualitas. Pengawasan pasca-pembelian juga penting: misalnya audit internal dan evaluasi agar kejadian serupa di masa berikutnya dapat ditingkatkan prosedurnya.

Selanjutnya bagian ini akan memberi tips praktis agar BLUD dapat menjalankan pembelian tanpa tender dengan aman.

Tips praktis untuk pengelola BLUD agar tetap patuh dan transparan

Agar pembelian tanpa tender tidak menjadi sumber masalah, pengelola BLUD bisa menerapkan langkah-langkah sederhana yang mudah dijalankan:

1. Buat SOP singkat dan jelas. Atur kapan pembelian tanpa tender boleh dipakai, siapa yang berwenang memberi persetujuan, dan dokumen lengkap yang harus disimpan. SOP ini memudahkan pegawai dalam mengambil keputusan cepat saat situasi darurat.
2. Template justifikasi dan persetujuan. Sediakan formulir baku untuk menjelaskan alasan darurat atau alasan teknis lain. Formulir ini memuat checklist: bukti kebutuhan, survei pasar, nilai transaksi, nama penyedia, dan persetujuan pimpinan.
3. Survei pasar singkat sebagai kebiasaan. Minta setidaknya dua sampai tiga penawaran bila memungkinkan. Bahkan pembelian kecil tetap mendapat perbandingan harga sederhana agar ada bukti harga wajar.
4. Batasi penunjukan langsung. Atur batas nilai maksimal yang boleh diputuskan oleh kepala unit tanpa harus ke level lebih tinggi. Di atas ambang itu, butuh persetujuan lebih tinggi atau komite.
5. Catat evaluasi pasca-pembelian. Setelah barang diterima, buat laporan singkat: apakah sesuai, adakah keluhan, dan berapa biaya total. Laporan ini menjadi referensi untuk pembelian berikutnya.
6. Pelatihan singkat untuk staf. Ajarkan pegawai BLUD prinsip pengadaan sederhana: transparansi, bukti, dan dokumentasi. Staf yang paham akan mengurangi risiko kesalahan.
7. Maksimalkan transparansi publik. Jika memungkinkan, publikasikan ringkasan pembelian (nilai, penyedia, alasan) di website BLUD atau papan informasi. Publikasi sederhana ini meningkatkan kepercayaan masyarakat.
8. Konsultasi dengan pengawas internal. Bila ragu, minta opini inspektorat atau tim pengadaan sebelum melakukan pembelian. Opini ini membantu jika ada audit ke depan.

Langkah-langkah ini sederhana tapi efektif. Tujuannya bukan memperlambat layanan, melainkan memberi layanan cepat yang tetap bertanggung jawab. Di bagian berikutnya kita akan melihat peran masyarakat dan pengawasan untuk memastikan BLUD tidak menyalahgunakan kelonggaran ini.

Peran masyarakat dan pengawasan eksternal

Pengawasan bukan hanya tugas pejabat atau auditor. Masyarakat, LSM, dan media juga punya peran penting dalam menjaga penggunaan uang publik agar transparan dan efisien. Ketika BLUD membuka ruang informasi-seperti ringkasan pengadaan, laporan keuangan singkat, atau kontak pengaduan-masyarakat bisa ikut mengawasi tanpa mengganggu operasi.

Beberapa cara masyarakat dapat berperan:

• Meminta informasi publik sederhana. Undang-undang keterbukaan publik di banyak tempat memungkinkan warga meminta data dasar-misalnya daftar penyedia yang dipakai, nilai kontrak, dan alasan pembelian tanpa tender.
• Melaporkan kecurigaan. Kalau ada indikasi pembelian berulang dengan penyedia yang sama tanpa dasar kuat, warga atau LSM bisa melaporkan ke inspektorat atau kantor pengawas.
• Partisipasi dalam forum layanan. BLUD bisa mengadakan forum luring atau daring untuk menerima masukan tentang kualitas layanan dan sarana yang dibutuhkan.
• Media lokal sebagai pengawal. Jurnalis lokal yang menyoroti pembelian publik dapat membantu menemukan masalah lebih awal.

Sisi pengawasan eksternal juga harus seimbang: masyarakat perlu fakta dan bukti sebelum menuduh. BLUD yang transparan dan responsif biasanya mendapat dukungan publik yang lebih besar, sehingga kolaborasi antara pengelola dan masyarakat menghasilkan layanan yang lebih baik.

Terakhir, pengawasan eksternal efektif bila didukung sistem pengaduan yang jelas, respon cepat dari BLUD, dan mekanisme tindak lanjut dari pihak pengawas. Semuanya saling terkait: BLUD yang disiplin dokumentasi dan publikasi membuat pengawasan jadi lebih mudah dan pembelajaran untuk perbaikan berkelanjutan.

Kesimpulan dan rekomendasi praktis singkat

Belanja barang BLUD tanpa tender bisa dilakukan, tapi bukan berarti bebas. Kelonggaran ini ada untuk memastikan layanan publik tidak terganggu, terutama dalam situasi darurat atau ketika penyedia terbatas. Namun, setiap pembelian tanpa tender harus didukung oleh justifikasi tertulis, survei pasar, persetujuan pimpinan, kontrak yang jelas, dan dokumentasi lengkap.

Rekomendasi praktis singkat:

1. Pakai pembelian tanpa tender hanya bila ada alasan kuat dan bukti.
2. Simpan semua dokumen: justifikasi, penawaran, persetujuan, kontrak, faktur, dan laporan penerimaan.
3. Lakukan survei harga meski sederhana.
4. Publikasikan ringkasan pembelian untuk meningkatkan transparansi.
5. Evaluasi pasca-pembelian untuk perbaikan berikutnya.

Dengan langkah-langkah ini, BLUD dapat menyeimbangkan kebutuhan layanan cepat dengan kewajiban bertanggung jawab atas uang publik. Akhir kata: fleksibilitas BLUD adalah kesempatan untuk pelayanan lebih baik, bukan jalan pintas tanpa kontrol. Jika semua pihak-pengelola, pengawas, dan masyarakat-berperan aktif, risiko dapat ditekan dan kepercayaan publik tetap terjaga.