PERENCANAAN PERSIAPAN PBJP

MAKALAH

PERENCANAAN PERSIAPAN PBJP

D

I

S

U

S

U

N

OLEH

SABAR TARIDA ULI GULTOM

PERENCANAAN PERSIAPAN PBJP

 

 

1. Perencanaan Persiapan PBJP

      Secara umum, pengadaan dimulai dari perencanaan, persiapan pengadaan, melakukan pengadaan (melalui swakelola atau pemilihan penyedia), pelaksanaan kontrak dan serah terima barang/jasa. Aktifitas –aktifitas yang termasuk dalam proses diatas, diantaranya identifikasi kebutuhan, melakukan analisa pasar, melakukan kualifikasi terhadap penyedia, melakukan tender, mengevaluasi penyedia, menetapkan pemenang, melaksanakan kontrak dan melakukan serah terima.

Pengadaan menurut Perpres Nomor 16 Tahun 2018 sebagai berikut:

“Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya disebut dengan Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan pengadaan barang/jasa oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah yang dibiayai oleh APBN/APBD yang prosesnya dimulai dari identifikasi kebutuhan, sampai dengan serah terima hasil pekerjaan” (Pasal 1 angka 1)

      Dari definisi di atas, dapat dipahami bahwa pengadaan dalam konteks organisasi pemerintah adalah kegiatan yang dilakukan dengan sumber pendanaan dari anggaran negara atau anggaran daerah untuk memperoleh barang/jasa untuk kepentingan organisasi (K/L/PD) yang prosesnya dimulai dari identifikasi kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa.

Adapun dasar hukum tentang perencanaan pengadaan barang dan jasa adalah sebagai berikut:

1. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 Tentang Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah.
2. Peraturan LKPP Nomor 7 Tahun 2018 Tentang Pedoman Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
3. Keputusan Deputi Bidang Monitoring Evaluasi Dan Pengembangan Sistem Informasi No. 10 Tahun 2019 Tentang Petunjuk Teknis Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

• Ruang Lingkup Perpres 16/2018

Ruang Lingkup Perpres 16/2018 dapat dipahami dari dua sudut pandang yang dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Dari sudut pandang institusi pengguna barang/jasa, ruang lingkup mencakup pengadaan barang/jasa pada:
   1. Kementerian

Kementerian adalah lembaga Pemerintah Indonesia yang membidangi urusan tertentu dalam pemerintahan. Kementerian berkedudukan di ibukota negara yaitu Jakarta dan berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden. Setiap kementerian membidangi urusan tertentu dalam pemerintahan.

Contoh Kementerian : Kementerian Dalam Negeri

1. Lembaga

Lembaga Negara Indonesia adalah lembaga-lembaga negara yang dibentuk berdasarkan UUD, UU, atau oleh peraturan yang lebih rendah. Contoh Lembaga adalah Lembaga Kebijakan Pengadaan Pemerintah (LKPP)

1. Perangkat Daerah

Perangkat  Daerah  Kabupaten/Kota  adalah  unsur   pembantu   Kepala Daerah dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah yang terdiri dari Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Kecamatan, dan Kelurahan.

Contoh:

Perangkat Daerah dalam bentuk Dinas : bidang pekerjaan umum yang meliputi bina marga, pengairan, cipta karya dan tata ruang.

2. Dari sudut pandang pembiayaan, ruang lingkup mencakup pengadaan barang/jasa yang :
   1. Menggunakan Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN)

APBN adalah rencana keuangan tahunan pemerintahan negara Indonesia yang disetujui oleh Dewan Perwakilan Rakyat. APBN berisi daftar sistematis dan terperinci yang memuat rencana penerimaan dan pengeluaran negara selama satu tahun anggaran (1 Januari – 31 Desember). APBN, perubahan APBN, dan pertanggungjawaban APBN setiap tahun ditetapkan dengan Undang-Undang.

1. Menggunakan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD)

APBD    adalah    rencana    keuangan     tahunan     pemerintah daerah di Indonesia yang disetujui oleh Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. APBD ditetapkan dengan Peraturan Daerah. Tahun anggaran APBD meliputi masa satu tahun, anggaran (1 Januari – 31 Desember). APBD terdiri dari anggaran pendapatan, anggaran belanja dan pembiayaan.

1. Mendapatkan Pinjaman/hibah luar dan dalam negeri

Pendapatan Negara adalah hak pemerintah pusat yang diakui sebagai penambah nilai kekayaan bersih. Pendapatan Negara terdiri atas Penerimaan Perpajakan, Penerimaan Negara Bukan Pajak, dan Penerimaan Hibah.

Hibah adalah pendapatan pemerintah yang tidak terus menerus dalam bentuk berupa uang/barang atau jasa dari pemerintah lainnya, perusahaan negara/daerah, atau dari masyarakat. Penerimaan Hibah dapat berasal dari dalam dan luar negeri.

Perlu dipahami bahwa ketika bekerja/berada dalam salah satu lingkungan di atas (misal bekerja di Kementerian A, atau lembaga B, atau Perangkat Daerah pada Propinsi Y atau Kabupaten Z) , dan membutuhkan barang/jasa maka harus mengikuti peraturan Perpres 16/2018. Aspek kedua adalah apabila menggunakan salah satu dari pembiayaan yang APBN atau APBD atau Pinjaman luar dan dalam negeri, atau dana hibah baik penuh atau sebagaian maka harus mengikuti Perpres 16/2018.

            Adapun tahap dan hal-hal yang harus diperhatikan pada Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa adalah:

1. Identifikasi Kebutuhan

Tahap ini adalah awal dari perencanaan pengadaan dan merupakan tahapan yang sering diabaikan karena tidak paham terhadap perencanaan.

Idealnya, sesuai dengan konsep Anggaran berbasis kinerja, maka setiap pengadaan barang diambil dari Visi, Misi dan Strategi untuk mencapai tujuan. Untuk mencapai visi dan misi serta untuk menjalankan strategi, dibutuhkan barang/jasa yang nantinya diurai berdasarkan satuan waktu. Inilah yang biasa disebut dengan rencana kerja atau Renja K/L/D/I.

Identifikasi kebutuhan ini dilakukan berdasarkan kebutuhan riil yang merupakan jumlah kebutuhan barang/jasa yang diperoleh berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan barang/jasa terhadap rencana kegiatan yang ada di dalam Renja K/L/D/I, dikurangi dengan jumlah barang/jasa yang telah tersedia/dimiliki dan yang sejenis/sesuai spesifikasi yang diperlukan serta memenuhi syarat kelayakan.

1. Penyusunan dan Penetapan Rencana Penganggaran

Pengadaan barang/jasa tidak hanya memperhatikan biaya barang/jasa itu sendiri, melainkan harus memperhitungan biaya administrasi dan biaya pendukung barang/jasa yang akan diadakan.

1. Penetapan Kebijakan Umum tentang Pemaketan Pekerjaan

Salah satu penyebab lambatnya daya serap adalah proses lelang yang tertunda. Salah satu penyebab proses lelang tertunda adalah revisi anggaran yang dilakukan menjelang pelaksanaan pengadaan. Salah satu penyebab dilakukannya revisi adalah pemaketan pekerjaan yang tidak sesuai. Ketidak sesuaian pemaketan pekerjaan ini menjadi salah satu penyebab rendahnya kualitas pengadaan barang/jasa, utamanya untuk memenuhi kualifikasi dari penyedia barang/jasa. Penetapan Kebijakan Umum tentang Tata Cara PengadaanTata cara pengadaan yang perlu ditetapkan adalah apakah pengadaan tersebut dilakukan dengan cara swakelola atau dengan menggunakan penyedia barang/jasa.

Terkadang karena hal ini diabaikan, maka baru kalang kabut kalau menjelang akhir tahun. Yang seharusnya menggunakan penyedia barang/jasa malah direncanakan dengan swakelola, sehingga begitu hendak diubah maka waktu pelelangan dan pelaksanaan pekerjaan menjadi tantangan besar.

Pemilihan metode swakelola juga sering didasarkan kepada “kebiasaan” tanpa melihat rambu-rambu yang sudah jelas dipaparkan pada Pasal 26 Ayat 2 Perpres 16 Tahun 2018

1. Penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK)Salah satu salah kaprah yang sering terjadi dalam pengadaan adalah pemahaman bahwa KAK itu hanya untuk Jasa Konsultansi. Padahal, KAK dibutuhkan untuk seluruh jenis pengadaan.
   Di dalam KAK ditetapkan uraian pekerjaan, waktu pelaksanaan , spesifikasi teknis, dan besarnya biaya total yang dibutuhkan.
2. Penyusunan Jadwal Kegiatan Pengadaan Jadwal kegiatan yang disusun adalah jadwal kegiatan pengadaan, bukan jadwal kegiatan pelelangan, sehingga pada jadwal ini harus tergambar tahapan rencana umum pengadaan, persiapan, pelelangan/pelaksanaan swakelola, pelaksanaan pekerjaan hingga serah terima, serta pemeliharaan apabila diperlukan. Dengan adanya jadwal ini, maka tahapan pengadaan dapat dimonitor pelaksanaannya, apakah sudah sesuai dengan perencanaan atau tidak.
3. Pengumuman Rencana Umum Pengadaan PA mengumumkan Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa K/L/D/I secara terbuka kepada masyarakat luas setelah rencana kerja dan anggaran (RKA) K/L/D/I yang bersangkutan disetujui oleh DPR/DPRD. Pengumuman dilakukan secara terbuka melalui Website K/L/D/I, Papan Pengumuman Resmi untuk Masyarakat, dan Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE.

Penentuan Cara Penyusunan Pengadaan

1. SWAKELOLA

Perencanaan Pengadaan Melalui Swakelola dalam hal pada kegiatan swakelola memerlukan Penyedia, pengadaannya mengacu pada peraturan tentang swakelola yaitu:

1. Penetapan tipe Swakelola berdasarkan identifikasi kegiatan

            Adapun Kriteria Swakelola sebagai berikut :

• Swakelola Tipe I : Sosialisasi Gemar Makan Ikan, dilaksanakan sendiri.
• Swakelola Tipe II : Penyusunan Kajian Bisnis Pembangunan Pasar Ikan Modern, dilakukan oleh Perguruan Tinggi Negeri.
• Swakelola Tipe III : Pelatihan Menyelam, dilakukan oleh Lembaga Swadaya Masyarakat Penyelam.
• Swakelola Tipe IV : Pembuatan Jaring Ikan, dilakukan Istri Nelayan.

1. Penyusunan spesifikasi teknis/KAK. Spesifikasi barang/jasa lainnya/konstruksi dan KAK untuk konsultasi.

     – Dalam hal pekerjaan Swakelola membutuhkan Penyedia, maka dilampirkan spesifikasi teknis/KAK Penyedia

            – Dalam hal pekerjaan Swakelola membutuhkan pengadaan Pekerjaan Konstruksi, dilampirkan gambar rencana kerja dan spesifikasi teknis.

            – Dalam hal pekerjaan Swakelola membutuhkan pengadaan Jasa Konsultans, dilampirkan KAK Jasa Konsultansi.

1. Penyusunan perkiraan biaya/RAB. Biaya yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan.

            Rencana anggaran biaya (RAB) terdiri dari :

• Honor narasumber
• Honor Tim Penyelenggara Swakelola gaji tenaga teknis, upah tenaga kerja ( mandor, kepala tukang, tukang).
• Biaya bahan/material termasuk peralatan/suku cadang contoh belanja bahan ATK, bahan komputer ( apabila diperlukan ).
• Biaya Jasa lainnya seperti sewa hotel ( apabila diperlukan )
• Biaya Jasa Konsultansi ( apabila diperlukan ).
• Biaya lainnya yang dibutuhkan, contoh : perjalanan, rapat, komunikasi,laporan, konsumsi rapat, (biaya perjalanan dinas )

2. 2. PERENCANAAN PENGADAAN MELALUI PENYEDIA

Penyedia adalah Pelaku Usaha yang menyediakan barang/jasa berdasarkan kontrak. Adapun klasifikasinya sebagai berikut :

• Penyusunan Spesifikasi Teknis/KAK, yaitu Spesifikasi Mutu/Kualitas, Spesifikasi Jumlah, Spesifikasi B/PK/JL, Spesifikasi Waktu dan Spesifikasi Pelayanan.
• Penyusunan Perkiraan biaya/RAB, sumber informasi mengenai pembelanjaan melalui data Internal dan Eksternal.
• Pemaketan Pengadaan, proses pemaketan dapat memanfaatkan Sistem Kategori B/J, Calon Penyedia B/J, Tahu Kondisi Pasar, Jika Perlu Survey Pasar.
• Konsolidasi Pengadaan, konsulidasi dilakukan dengan menggabungkan beberapa paket pengadaan yang sejenis menjadi satu paket pengadaan dengan mempertimbangkan efektifitas dan efisiensi proses serta satu kesatuan output/fungsi.
• Biaya Pendukung, ada 4 biaya pendukung dalam pengadaan melalui penyedia yaitu:

1) Biaya Pelatihan, biaya yang dikeluarkan untuk proses pelatihan dalam rangka penggunaan barang/jasa.

2) Biaya Instalasi, biaya yang dikeluarkan untuk proses pemasangan dan pengujian barang/jasa dalam rangka untuk menjamin barang/jasa yang dibeli dapat digunakan dengan baik.

3) Biaya Administrasi, biaya yang harus dikeluarkan untuk membiayai suatu proses produksi, operasional dan layanan jasa.

4) Biaya Lain, biaya yang harus dikeluarkan diluar dari biaya pelatihan, instalasi, testing dan administrasi, yang tidak berpengaruh secara langsung terhadap output, namun tetap perlu dianggarkan.

PENUTUP

1. Kesimpulan

            Berdasarkan uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa pengadaan dimulai dari perencanaan, persiapan pengadaan, melakukan pengadaan (melalui swakelola atau pemilihan penyedia), pelaksanaan kontrak dan serah terima barang/jasa. Aktifitas –aktifitas yang termasuk dalam proses diatas, diantaranya identifikasi kebutuhan, melakukan analisa pasar, melakukan kualifikasi terhadap penyedia, melakukan tender, mengevaluasi penyedia, menetapkan pemenang, melaksanakan kontrak dan melakukan serah terima.

      Adapun dasar hukum dari pengadaan perencaan barang/jasa ini diatur dalam ;

–  Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 Tentang Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah. – Peraturan LKPP Nomor 7 Tahun 2018 Tentang Pedoman Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

–    Keputusan Deputi Bidang Monitoring Evaluasi Dan Pengembangan Sistem Informasi No. 10 Tahun 2019 Tentang Petunjuk Teknis Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

      Dalam hal ini juga Penyusunan dan Penetapan Rencana Penganggaran tidak hanya memperhatikan biaya barang/jasa itu sendiri, melainkan harus memperhitungan biaya administrasi dan biaya pendukung barang/jasa yang akan diadakan.

      Perlu diperhatikan juga tahapan dan hal yang harus diperhatikan dalam perencanaan pengadaan barang salah satu nya meliputi Identifikasi Kebutuhan, yang mana dalam Identifikasi kebutuhan ini dilakukan berdasarkan kebutuhan riil yang merupakan jumlah kebutuhan barang/jasa yang diperoleh berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan barang/jasa terhadap rencana kegiatan yang ada di dalam Renja K/L/D/I, dikurangi dengan jumlah barang/jasa yang telah tersedia/dimiliki dan yang sejenis/sesuai spesifikasi yang diperlukan serta memenuhi syarat kelayakan.

      Penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK) Salah satu salah kaprah yang sering terjadi dalam pengadaan adalah pemahaman bahwa KAK itu hanya untuk Jasa Konsultansi. Padahal, KAK dibutuhkan untuk seluruh jenis pengadaan.
Di dalam KAK ditetapkan uraian pekerjaan, waktu pelaksanaan , spesifikasi teknis, dan besarnya biaya total yang dibutuhkan.

Penulis,