Mengenal Pengadaan Terpusat vs. Terdesentralisasi

Pengadaan barang dan jasa adalah salah satu fungsi penting dalam operasional sebuah organisasi, baik di sektor swasta maupun publik. Cara pengadaan ini dapat dilakukan dengan dua pendekatan utama, yaitu pengadaan terpusat dan pengadaan terdesentralisasi. Keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan yang berbeda, serta cocok untuk situasi yang berbeda pula. Artikel ini akan mengulas secara mendalam mengenai kedua model pengadaan ini untuk membantu organisasi menentukan pendekatan yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka.

1. Pengertian Pengadaan Terpusat

Pengadaan terpusat adalah sistem di mana proses pengadaan barang dan jasa dikendalikan oleh satu departemen atau unit pusat dalam organisasi. Semua permintaan pembelian, negosiasi dengan vendor, hingga keputusan pembelian dikelola oleh unit ini. Dalam model ini, satu tim atau departemen bertanggung jawab atas seluruh pengadaan untuk seluruh bagian organisasi.

Ciri-ciri utama pengadaan terpusat:

• Ada kontrol terpusat atas seluruh proses pengadaan.
• Satu tim atau unit yang bertanggung jawab atas pemilihan vendor, negosiasi harga, dan pengelolaan kontrak.
• Pengadaan dilakukan berdasarkan kebutuhan seluruh organisasi, seringkali dalam jumlah besar.

Kelebihan Pengadaan Terpusat:

1. Efisiensi Biaya Pengadaan terpusat memungkinkan organisasi membeli dalam jumlah besar, yang sering kali menghasilkan harga yang lebih murah karena skala ekonomis. Dengan adanya satu unit yang bertanggung jawab, organisasi juga dapat menstandarkan prosedur pembelian dan menghindari duplikasi pengadaan.
2. Pengendalian yang Lebih Kuat Dalam sistem terpusat, organisasi memiliki kendali yang lebih baik atas pengeluaran, standar kualitas, dan pemilihan vendor. Hal ini dapat mengurangi risiko pembelian dari vendor yang tidak terpercaya atau tidak sesuai standar perusahaan.
3. Negosiasi yang Lebih Kuat Dengan volume pembelian yang lebih besar, departemen pengadaan terpusat dapat bernegosiasi dengan kekuatan lebih besar kepada vendor, memungkinkan diskon yang lebih baik, serta perjanjian yang lebih menguntungkan bagi organisasi.
4. Standarisasi Proses dan Produk Pengadaan terpusat memungkinkan organisasi untuk menstandarkan produk yang digunakan oleh berbagai unit, sehingga menjaga konsistensi dalam kualitas dan kompatibilitas.

Kekurangan Pengadaan Terpusat:

1. Kurangnya Fleksibilitas Karena semua keputusan diambil oleh satu unit pusat, proses pengadaan dalam sistem terpusat sering kali kurang fleksibel dalam menangani kebutuhan khusus dari berbagai departemen. Ini bisa memperlambat respon terhadap kebutuhan yang mendesak atau spesifik.
2. Proses yang Lebih Lambat Karena semua keputusan pengadaan harus melalui unit pusat, pengadaan bisa memakan waktu lebih lama karena birokrasi dan antrian persetujuan yang lebih panjang.
3. Kurangnya Partisipasi Lokal Dalam organisasi yang besar dengan banyak kantor atau cabang, pengadaan terpusat dapat mengabaikan kebutuhan dan kondisi lokal, serta mengurangi otonomi unit-unit lokal dalam memilih barang dan jasa yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka.

2. Pengertian Pengadaan Terdesentralisasi

Pengadaan terdesentralisasi adalah sistem di mana proses pengadaan dilakukan oleh masing-masing unit atau departemen di dalam organisasi. Setiap unit memiliki wewenang untuk mengurus pengadaan barang dan jasa mereka sendiri sesuai dengan kebutuhan spesifik.

Ciri-ciri utama pengadaan terdesentralisasi:

• Setiap unit atau departemen memiliki kewenangan penuh dalam melakukan pembelian.
• Keputusan pengadaan dilakukan secara independen oleh masing-masing unit.
• Sistem ini lebih terdistribusi, dengan tanggung jawab pengadaan tersebar di seluruh organisasi.

Kelebihan Pengadaan Terdesentralisasi:

1. Fleksibilitas Tinggi Sistem pengadaan terdesentralisasi memungkinkan masing-masing unit untuk bertindak cepat dan fleksibel dalam menangani kebutuhan spesifik mereka. Dengan wewenang sendiri, departemen dapat dengan cepat membuat keputusan pembelian tanpa harus menunggu persetujuan dari pusat.
2. Responsif terhadap Kebutuhan Lokal Karena setiap unit dapat melakukan pengadaan sendiri, mereka bisa lebih responsif terhadap perubahan kebutuhan, kondisi lokal, atau peluang pasar tertentu yang spesifik bagi wilayah atau departemen mereka.
3. Kemandirian Unit Pengadaan terdesentralisasi memberikan kemandirian kepada unit-unit lokal dalam mengelola kebutuhan pengadaan mereka. Ini dapat meningkatkan kepuasan dan efisiensi karena unit-unit memiliki kontrol lebih besar atas proses dan hasil pengadaan mereka.

Kekurangan Pengadaan Terdesentralisasi:

1. Kurangnya Kontrol dan Standarisasi Pengadaan yang dilakukan oleh banyak unit dapat menyebabkan kurangnya kontrol pusat terhadap pengeluaran, pemilihan vendor, dan standar kualitas. Hal ini bisa menyebabkan pembelian barang yang tidak sesuai dengan standar perusahaan atau terjadi ketidakkonsistenan dalam kualitas produk.
2. Kesempatan Negosiasi yang Lebih Kecil Dalam sistem terdesentralisasi, volume pembelian per unit lebih kecil, yang dapat mengurangi daya tawar organisasi dalam bernegosiasi dengan vendor. Unit-unit individu mungkin tidak mendapatkan diskon sebesar yang mungkin bisa diperoleh melalui pengadaan terpusat.
3. Potensi Pemborosan Dengan unit-unit yang melakukan pengadaan sendiri-sendiri, ada risiko terjadinya duplikasi pembelian atau pembelian yang tidak efisien. Selain itu, tanpa kontrol pusat, anggaran bisa lebih sulit dikendalikan.

3. Kapan Harus Memilih Pengadaan Terpusat atau Terdesentralisasi?

Memilih antara pengadaan terpusat dan terdesentralisasi tergantung pada kebutuhan, ukuran, dan struktur organisasi. Berikut beberapa faktor yang bisa membantu menentukan model pengadaan yang paling sesuai:

• Ukuran Organisasi: Pengadaan terpusat lebih cocok untuk organisasi besar yang memiliki banyak unit atau cabang. Untuk organisasi yang lebih kecil, pengadaan terdesentralisasi mungkin lebih sesuai karena kebutuhan mereka lebih mudah dikelola oleh unit masing-masing.
• Jenis Barang atau Jasa: Jika organisasi membutuhkan barang yang standar dan bisa dibeli dalam jumlah besar, pengadaan terpusat mungkin lebih efisien. Sebaliknya, jika setiap unit membutuhkan barang yang sangat spesifik dan bervariasi, pengadaan terdesentralisasi akan lebih fleksibel.
• Pengendalian Biaya: Jika pengendalian biaya dan pengawasan ketat diperlukan, pengadaan terpusat lebih baik karena menyediakan kontrol yang lebih baik terhadap anggaran. Namun, jika fleksibilitas dan kecepatan lebih penting, pengadaan terdesentralisasi bisa menjadi pilihan.
• Kecepatan Respons: Dalam situasi di mana kebutuhan sering berubah dan harus segera dipenuhi, pengadaan terdesentralisasi lebih cocok karena proses pengambilan keputusannya lebih cepat.

4. Kombinasi Model Pengadaan: Pendekatan Hybrid

Beberapa organisasi menggunakan pendekatan hybrid, yaitu menggabungkan elemen-elemen dari pengadaan terpusat dan terdesentralisasi. Dalam pendekatan ini, organisasi mungkin menempatkan kontrol pusat untuk pembelian barang-barang strategis atau dengan volume besar, sementara unit-unit lokal diberi kebebasan untuk membeli barang-barang yang lebih spesifik dan kurang bernilai strategis.

Keuntungan dari pendekatan hybrid adalah bahwa organisasi dapat memperoleh manfaat dari kontrol biaya dan negosiasi terpusat, sambil tetap mempertahankan fleksibilitas dalam memenuhi kebutuhan unik dari setiap unit.

Pengadaan terpusat dan terdesentralisasi masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Pengadaan terpusat menawarkan kontrol yang lebih kuat, efisiensi biaya, dan standarisasi, namun kurang fleksibel. Di sisi lain, pengadaan terdesentralisasi menawarkan fleksibilitas dan kecepatan, namun kurangnya kontrol pusat dapat menjadi kelemahan. Organisasi harus memilih model pengadaan yang sesuai dengan kebutuhan operasional, struktur organisasi, dan prioritas strategis mereka, atau bahkan mempertimbangkan pendekatan hybrid untuk mendapatkan manfaat terbaik dari kedua model.