E-Purchasing Wajib di atas Rp100 Juta, Ini Konsekuensinya

Pendahuluan

Sejalan dengan upaya pemerintah untuk meningkatkan transparansi dan efisiensi dalam pengadaan barang/jasa, Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 46 Tahun 2025 mengatur bahwa setiap pengadaan barang/jasa dengan nilai di atas Rp 100 juta wajib dilaksanakan melalui mekanisme e-Purchasing. Kebijakan ini bertujuan meminimalkan tatap muka, mencegah korupsi, serta mempercepat proses pengadaan. Bagi instansi pemerintah dan penyedia, ketentuan ini membawa konsekuensi teknis dan administratif yang perlu dipahami secara mendalam. Artikel ini menguraikan latar belakang, mekanisme, serta implikasi wajibnya e-Purchasing bagi paket di atas Rp 100 juta berdasarkan Perpres 46/2025.

1. Dasar Hukum dan Ketentuan

1.1 Landasan Perpres 46/2025

Perpres 46/2025 merupakan amandemen kedua atas Perpres 16/2018. Di antara berbagai pembaruan, Pasal 21 ayat 1 huruf b menyatakan secara tegas:

“Setiap pengadaan barang/jasa yang nilai pagu anggarannya melebihi Rp 100.000.000,00 (seratus juta rupiah) yang tersedia dalam e-Katalog atau lokapasar wajib menggunakan e-Purchasing.”

Dengan demikian, sejak 30 April 2025, setiap paket yang memenuhi kriteria tersebut tidak lagi dapat dilaksanakan melalui mekanisme tradisional (tender langsung, penunjukan langsung) jika barang/jasa sudah tercantum di e-Katalog atau lokapasar resmi.

1.2 Definisi e-Purchasing

E-Purchasing adalah mekanisme pembelian barang/jasa secara elektronik melalui platform resmi (misalnya e-Katalog LKPP atau lokapasar pemerintah). Platform ini memuat daftar penyedia terverifikasi beserta harga standar, spesifikasi teknis, dan ketersediaan stok. Tujuannya adalah memastikan harga kompetitif, standar mutu terjaga, dan proses pengadaan dapat dipantau secara real-time melalui sistem elektronik.

2. Apa Itu e-Purchasing dan Bagaimana Mekanismenya?

2.1 Langkah-Langkah e-Purchasing

1. Cek Ketersediaan di e-Katalog/Lokapasar
   • PPK wajib memeriksa terlebih dahulu apakah barang/jasa yang dibutuhkan tersedia di e-Katalog (LKPP) atau lokapasar resmi.
2. Penentuan Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
   • Meskipun harga e-Katalog sudah terstandardisasi, PPK tetap perlu menyusun HPS minimal Rp 100 juta sebagai tolok ukur. Jika harga e-Katalog jauh di atas atau di bawah HPS, perlu dicermati kelayakan harga.
3. Pembelian Langsung di Platform Elektronik
   • Setelah memverifikasi harga dan spesifikasi, PPK melakukan “checkout” atau “beli sekarang” (purchase order) melalui e-Katalog.
   • Sistem akan menghasilkan dokumen pembelian elektronik, permintaan persetujuan atasan (jika diperlukan), dan permohonan pembayaran langsung ke penyedia.
4. Proses Konfirmasi dan Pembayaran
   • E-Purchasing terintegrasi dengan sistem e-Finance instansi. Persetujuan anggaran dan pencairan dana dapat diotomatisasi sesuai alur e-Purchasing, mempersingkat tahapan cek manual.
5. Pengiriman dan Penerimaan Barang/Jasa
   • Dokumen elektronik (purchase order, invoice, delivery order) difinalisasi melalui platform. Penerimaan barang/jasa di lapangan wajib dicatat di e-Monitoring atau e-Kontrak, memastikan setiap transaksi dapat dipantau.

2.2 Keunggulan e-Purchasing

• Transparansi Harga: Semua harga penyedia tercantum jelas, meminimalkan risiko penggelembungan harga.
• Efisiensi Waktu: Proses satu klik (one-click) mempercepat pembelian tanpa harus membuka paket tender baru.
• Audit Trail Otomatis: Setiap langkah tercatat di sistem, memudahkan audit internal maupun eksternal.
• Akses UMKM: Platform lokapasar memfasilitasi UMKM masuk sebagai penyedia, mendukung kuota 40% UMKM.

3. Kapan e-Purchasing Menjadi Wajib?

3.1 Kriteria Nilai Paket

• Nilai pagu anggaran harus melebihi Rp 100.000.000 (seratus juta rupiah).
• Jika pagu anggaran di bawah Rp 100 juta, PPK masih memiliki pilihan metode lain (misalnya tender langsung atau penunjukan langsung), kecuali paket tersebut merupakan dradik (dradist) Tipe I atau Tipe II.

3.2 Kriteria Ketersediaan Barang/Jasa

• Barang/jasa harus tersedia di e-Katalog resmi LKPP atau lokapasar yang telah terintegrasi.
• Jika barang/jasa tidak tersedia (karena spesifikasi khusus), PPK dapat menyiapkan Justifikasi Teknis sebelum mengabaikan e-Purchasing. Namun nilai pagu tetap di atas Rp 100 juta, sehingga kartu e-Purchasing wajib dicek dahulu, dan jika tidak ada, PPK wajib membuat dokumen Justifikasi untuk opsi metode lain.

3.3 Pengecualian Khusus

Perpres 46/2025 menyebut pengecualian dalam beberapa situasi:

1. Spesifikasi Teknis Khusus: Jika barang/jasa memerlukan kustomisasi ekstrem sehingga tidak ada di e-Katalog, PPK dapat mengajukan Justifikasi Teknis untuk membeli langsung.
2. Kondisi Darurat (Bencana/Pandemi): Dalam situasi darurat, PPK dapat langsung melakukan penunjukan langsung tanpa e-Purchasing jika dokumen Justifikasi sudah disetujui oleh KPA. Namun untuk paket di atas Rp 100 juta, setiap pengecualian tetap harus dilaporkan dan dicatat di e-Kontrak.

4. Konsekuensi Bagi Instansi Pemerintah

4.1 Penguatan Proses Perencanaan

1. Penyesuaian Rencana Umum Pengadaan (RUP)
   • PPK harus merencanakan lebih awal dengan memperhitungkan ketersediaan e-Katalog. Jika memungkinkan, alokasikan anggaran untuk varian barang yang tersedia.
2. Penghitungan HPS Lebih Teliti
   • HPS yang disusun harus didasarkan data harga e-Katalog; PPK perlu memonitor fluktuasi harga untuk menghindari selisih terlalu jauh (overpricing).
3. Koordinasi dengan UKPBJ dan TI
   • Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ) wajib menyiapkan platform TI yang memadai dan memastikan integrasi e-Purchasing berjalan lancar tanpa gangguan server.

4.2 Pengawasan dan Akuntabilitas

1. Audit Berkala
   • Inspektorat Jenderal/Inspektorat Daerah wajib melakukan audit data e-Purchasing triwulanan untuk memastikan tidak ada paket yang seharusnya menggunakan e-Purchasing tetapi dilewatkan.
2. Laporan Capaian e-Purchasing
   • Setiap akhir tahun, instansi harus melaporkan persentase paket > Rp 100 juta yang telah dibeli melalui e-Purchasing. KPA bertanggung jawab atas data ini.
3. Sanksi Bagi Pelanggaran
   • Jika instansi ditemukan melewatkan e-Purchasing tanpa Justifikasi Teknis, KPA dan PPK dapat dikenai peringatan administratif. Bila berulang, dapat ditindaklanjuti dengan sanksi disipliner sesuai ketentuan Perpres 46/2025.

4.3 Efisiensi Anggaran dan Kecepatan Pengadaan

1. Efisiensi Biaya
   • Dengan harga standar e-Katalog, instansi cenderung menghindari kasus overpricing karena sudah terdata harga pasar terkini.
2. Kecepatan Proses
   • Tanpa harus menyusun dokumen tender, PPK dapat langsung menerbitkan purchase order. Waktu pengadaan bisa dipangkas hingga 50%.
3. Peningkatan Fokus pada Paket Khusus
   • PPK dapat mengalokasikan energi lebih pada paket yang memerlukan tender, sedangkan paket rutin dipenuhi via e-Purchasing.

5. Konsekuensi Bagi Penyedia (Vendor/UMKM)

5.1 Kewajiban Pendaftaran dan Verifikasi

1. Pendaftaran di e-Katalog dan Lokapasar
   • Setiap penyedia yang ingin menjual barang/jasa dengan harga di atas Rp 100 juta harus terdaftar dan terverifikasi di e-Katalog LKPP atau lokapasar resmi.
   • Dokumen yang diperlukan mencakup NPWP, SIUP, NIB, sertifikat SNI (jika berlaku), dan sertifikat TKDN minimal 25% bagi produk industri.
2. Pembaruan Profil dan Harga
   • Untuk tetap kompetitif, penyedia wajib memperbarui harga dan spesifikasi minimal setiap bulan, menyesuaikan fluktuasi pasar.

5.2 Pelaksanaan Pengiriman dan Layanan Purna-Jual

1. Komitmen Ketersediaan Stok
   • Karena mekanisme e-Purchasing bersifat one-click, penyedia harus memastikan stok barang memadai untuk pemenuhan dalam 14-21 hari kerja. Jika gagal, instansi dapat mengenakan denda keterlambatan hingga 1% per hari.
2. Jaminan Mutu dan Garansi Purna-Jual
   • Banyak instansi mensyaratkan garansi minimal 1 tahun pada barang bernilai tinggi. Penyedia yang tidak menyediakan garansi tidak memenuhi kriteria kelayakan.
3. Pelaporan dan Komunikasi
   • Setelah purchase order dikonfirmasi, penyedia harus melakukan konfirmasi melalui platform, termasuk mengunggah invoice elektronik dan jadwal pengiriman.

5.3 Dampak Positif bagi Penyedia Lokal dan UMKM

1. Akses Pasar Lebih Luas
   • Semua instansi pemerintah di seluruh Indonesia dapat melihat profil dan harga penyedia, meningkatkan peluang mendapatkan kontrak.
2. Preferensi Usaha Lokal
   • Produk dengan TKDN ≥ 25% dan penyedia UMKM memiliki peluang lebih besar mendapatkan order di sisi e-purchasing apabila memenuhi kriteria kualitas.
3. Transparansi Pelunasan Pembayaran
   • Sistem e-Purchasing terintegrasi dengan e-Finance, sehingga penyedia memiliki kepastian waktu pencairan dana sesuai ketentuan 14-21 hari setelah barang diterima.

6. Tantangan dan Solusi Implementasi

6.1 Tantangan Teknis dan Infrastruktur

1. Ketergantungan pada Ketersediaan Internet
   • Di daerah terpencil, koneksi internet masih menjadi kendala utama. Tanpa akses stabil, PPK tidak bisa menjalankan e-Purchasing.
2. Kapasitas TI Instansi
   • Banyak instansi belum memiliki server atau bandwidth yang memadai untuk akses e-Katalog bersamaan.

Solusi:

• Pemerintah pusat dapat memperluas jaringan internet desa melalui proyek Palapa Ring atau kerjasama satelit, khususnya untuk kantor kecamatan dan UKPBJ di daerah terpencil.
• Setiap instansi wajib melakukan upgrade infrastruktur TI-minimal satu komputer dengan akses VPN khusus bagi PPK.

6.2 Tantangan Pemahaman dan Kapasitas SDM

1. Kurangnya Sosialisasi e-Purchasing
   • PPK di beberapa daerah belum memahami sepenuhnya prosedur e-Purchasing.
2. Kesiapan Penyedia UMKM
   • Banyak UMKM belum memiliki dokumen lengkap (sertifikat TKDN, SNI), sehingga belum terdaftar di e-Katalog.

Solusi:

• Workshop & Pelatihan: LKPP bersama Kementerian/Lembaga terkait wajib menyelenggarakan pelatihan rutin, baik offline maupun daring, untuk PPK dan penyedia.
• Pendampingan UMKM: Dinas Koperasi/UMKM di tingkat provinsi/kabupaten mendirikan Pusat Layanan e-Purchasing untuk membantu UMKM mendaftar, menghitung TKDN, dan mengunggah dokumen.

6.3 Tantangan Administratif dan Kelembagaan

1. Penyesuaian SOP Internal
   • Banyak instansi masih menggunakan SOP lama yang belum mengakomodasi e-Purchasing secara penuh.
2. Koordinasi Antarlembaga
   • Perlu sinkronisasi data e-Katalog dengan sistem e-Finance, e-Monitoring, dan e-Kontrak agar tidak terjadi tumpang tindih.

Solusi:

• Revisi SOP PBJP: Setiap instansi wajib merevisi SOP paling lambat 3 bulan setelah Perpres 46/2025 diundangkan, sehingga memasukkan alur e-Purchasing.
• One-Stop Integration: Sistem TI instansi harus terintegrasi-misalnya otomatis memperbarui data kontrak dari e-Purchasing ke e-Finance tanpa perlu input ganda.

7. Kesimpulan

Wajibnya e-Purchasing untuk paket di atas Rp 100 juta sesuai Perpres 46/2025 merupakan langkah strategis untuk:

• Meningkatkan transparansi: Harga dan spesifikasi penyedia tercatat di sistem elektronik, meminimalkan kecurangan harga.
• Mempercepat proses: Tanpa perlu dokumen tender manual, pengadaan dapat diselesaikan lebih cepat.
• Mendukung UMKM lokal: Platform lokapasar menjadi sarana bagi UMKM memperluas pasar dan memanfaatkan alokasi minimal 40% UMKM.

Namun, konsekuensi yang muncul mencakup:

1. Beban kesiapan TI instansi: Infrastruktur dan integrasi sistem harus memadai.
2. Kesiapan SDM: PPK dan penyedia wajib memahami mekanisme e-Purchasing, serta menyiapkan dokumen seperti sertifikat TKDN dan SNI.
3. Pengawasan administrasi: Inspektorat dan LKPP perlu mengaudit e-Purchasing berkala untuk menghindari pelanggaran.

Dengan implementasi yang tepat-melalui pelatihan, peningkatan infrastruktur, dan revisi SOP-kebijakan e-Purchasing wajib tersebut dapat berjalan efektif. Pada akhirnya, proses pengadaan publik menjadi lebih cepat, akuntabel, dan berpihak pada pembangunan ekonomi lokal.