Pengadaan BLUD: Dari Perencanaan hingga Pertanggungjawaban

Pendahuluan

Badan Layanan Umum Daerah (BLUD) menjadi salah satu model penyelenggaraan layanan publik di tingkat daerah yang semakin sering ditemui – terutama pada rumah sakit daerah, sekolah vokasi, puskesmas tertentu, maupun unit layanan lain yang memberi jasa berbayar tetapi bukan bertujuan mencari untung seperti usaha komersial. Secara praktis, BLUD memberi keleluasaan lebih pada unit layanan untuk mengelola pendapatan sendiri agar layanan publik bisa lebih cepat, responsif, dan berkelanjutan. Namun keleluasaan ini juga menuntut tata kelola pengadaan barang/jasa yang rapi agar uang layanan dipakai tepat sasaran dan tetap akuntabel.

Mengapa fokus pada pengadaan? Karena proses pengadaan adalah titik kritis: di sinilah kebutuhan layanan diterjemahkan menjadi barang, jasa, dan kontrak yang menentukan kualitas layanan. Kesalahan perencanaan, kesepakatan kontrak yang longgar, atau pengawasan lemah pada tahap pelaksanaan akan berdampak langsung pada kualitas layanan dan penggunaan dana BLUD. Dari sisi pemeriksaan, laporan pengadaan yang tidak rapi mempersulit audit dan mempertanggungjawabkan dana kepada publik.

Artikel ini bertujuan membimbing pembaca-baik pengelola BLUD, pejabat pengadaan, maupun masyarakat yang berkepentingan-mulai dari dasar hukum dan prinsip perencanaan, langkah-langkah praktis pelaksanaan pengadaan, sampai mekanisme pertanggungjawaban dan audit. Saya menulis dengan bahasa yang mudah dipahami, menghindari istilah teknis tanpa penjelasan, dan menyertakan rujukan pada peraturan utama agar penjelasan tetap berdasar. Di bagian-bagian berikut Anda akan menemukan langkah praktis, contoh pola kerja, serta catatan kehati-hatian yang sering terlupakan, sehingga pengadaan di lingkungan BLUD bisa berjalan efisien, transparan, dan bertanggung jawab.

Apa itu BLUD dan Dasar Hukumnya ?

Sebelum masuk ke pengadaan, penting memahami apa itu BLUD secara singkat: BLUD adalah satuan kerja/perangkat daerah atau unit kerja yang diberi fleksibilitas dalam pengelolaan keuangan untuk meningkatkan pelayanan publik. Arti “fleksibilitas” di sini bukan berarti bebas-melainkan ada pengecualian tertentu terhadap aturan pengelolaan keuangan daerah umum agar BLUD bisa bertindak lebih cepat dan efisien dalam hal penerimaan dan pengeluaran yang terkait layanan. Penjelasan formal dan pedoman teknisnya diatur oleh peraturan-peraturan pemerintah dan peraturan menteri yang relevan.

Dasar hukum yang umum dipakai sebagai rujukan antara lain Peraturan Pemerintah tentang Pengelolaan Keuangan Daerah (terbaru: PP No. 12 Tahun 2019) yang membuka ruang bagi pemerintah daerah untuk membentuk BLUD sebagai upaya meningkatkan layanan kepada masyarakat. PP ini memuat ketentuan umum tentang pembentukan dan pengaturan BLUD di dalam kerangka keuangan daerah. Selain PP, peraturan teknis seperti Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) terkait BLUD memuat pedoman pelaksanaan, persyaratan, dan tata kelola keuangan BLUD. Kedua sumber ini adalah rujukan utama ketika menyusun kebijakan, prosedur, dan mekanisme pengadaan di BLUD.

Penting pula dipahami status hukum BLUD: meski diberi fleksibilitas, BLUD tetap bagian dari pemerintah daerah-bukan badan hukum terpisah seperti perusahaan. Artinya kepala daerah tetap memegang tanggung jawab atas kebijakan penyelenggaraan pelayanan publik yang didelegasikan kepada BLUD, sementara pejabat pengelola BLUD bertanggung jawab atas pelaksanaan operasional layanan. Pengertian ini penting karena mempengaruhi siapa yang menandatangani kontrak, memberi mandat anggaran, dan bertanggung jawab ketika terjadi masalah.

Perencanaan Pengadaan di BLUD – Langkah Awal yang Harus Tak Terlewat

Perencanaan adalah fondasi. Di BLUD, perencanaan pengadaan harus mengacu pada kebutuhan layanan, ketersediaan dana (pendapatan layanan + alokasi dari APBD bila ada), dan kemampuan teknis unit. Perencanaan yang baik akan menyederhanakan proses pengadaan sampai penyerahan barang/jasa kepada pengguna layanan. Berikut langkah-langkah praktis yang bisa dipakai:

1. Identifikasi Kebutuhan Layanan
   Mulai dari tujuan layanan: apa yang ingin dicapai tahun anggaran ini? Misalnya rumah sakit BLUD mungkin perlu alat medis baru, sistem rekam medis, atau jasa pelatihan staf. Tuliskan kebutuhan itu dalam bentuk yang dapat diukur: jumlah, spesifikasi sederhana (tidak perlu istilah teknis rumit), dan prioritas. Prioritas membantu jika dana terbatas-apa yang mesti dibeli sekarang, apa yang bisa ditunda.
2. Sinergi Anggaran dan Sumber Dana
   Jelaskan sumber pembiayaan: pendapatan dari layanan (biaya pasien), hibah, hasil kerja sama, atau alokasi APBD. Mengetahui sumber memengaruhi jenis proses dan batasan pengadaan-misalnya penggunaan dana hibah sering membawa syarat pelaporan berbeda. Catat pula estimasi penerimaan agar perencanaan tidak melebih-lebihkan kemampuan bayar. (Sumber pendapatan tipikal BLUD: jasa layanan, hibah, kerja sama pihak ketiga, APBD, dsb.).
3. Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP)
   Susun RPP yang berisi jenis pengadaan (barang, jasa konsultansi, jasa lainnya), metode (lelang, tender sederhana, penunjukan langsung-dengan catatan aturan lokal), perkiraan waktu, dan estimasi biaya. RPP berguna untuk mengatur prioritas dan mengantisipasi tumpang tindih pekerjaan yang bisa mengganggu layanan.
4. Asesmen Risiko & Mitigasi
   Identifikasi risiko utama: keterlambatan, masalah kualitas, kenaikan harga, atau masalah administratif. Siapkan mitigasi sederhana: cadangan waktu, kontrak dengan mekanisme penalti, atau daftar pemasok cadangan.
5. Keterlibatan Pemangku Kepentingan
   Libatkan kepala unit layanan, staf teknis, dan bagian keuangan saat merancang kebutuhan. Masukan dari staf lapangan sering kali menghindarkan kesalahan spesifikasi yang membuat barang/jasa tak terpakai.

Perencanaan yang realistis dan berbasis data (mis. riwayat pengeluaran, volume layanan) membuat tahap berikutnya – pengadaan-lebih mudah dan hasilnya lebih relevan bagi kebutuhan pengguna layanan.

Pelaksanaan Pengadaan – Proses, Metode, dan Praktik Baik

Setelah RPP disetujui, masuk ke fase pelaksanaan. Di BLUD, pelaksanaan pengadaan harus sejalan dengan prinsip: efisiensi, transparansi, akuntabilitas, dan kepatuhan pada aturan yang berlaku. Berikut penjelasan langkah demi langkah yang mudah dipahami.

1. Pemilihan Metode Pengadaan
   Pilih metode berdasarkan nilai dan sifat barang/jasa. Untuk pengadaan kecil atau mendesak, metode penunjukan langsung atau tender sederhana mungkin diperbolehkan-tetapi harus memenuhi aturan internal BLUD dan ketentuan daerah. Untuk barang/jasa bernilai besar, lelang terbuka lebih tepat agar kompetisi tercipta dan harga wajar. Kunci: dokumentasikan alasan pemilihan metode agar bila ada audit, dasar keputusan jelas.
2. Penyusunan Dokumen Pengadaan
   Dokumen harus memuat kebutuhan teknis (dengan bahasa sederhana), syarat administratif, kriteria evaluasi, dan jadwal. Buat spesifikasi yang bisa dipahami pemasok umum: misalnya alih-alih menulis daftar komponen teknis yang rumit, tulis fungsi yang diharapkan-apa yang harus dilakukan alat/jasa itu. Sertakan template kontrak sederhana yang memuat hak dan kewajiban dasar.
3. Publikasi dan Undangan
   Untuk metode yang memerlukan kompetisi, publikasikan pengumuman dengan rentang waktu yang wajar agar pemasok punya waktu mempersiapkan penawaran. Untuk penunjukan langsung, catat setidaknya 2-3 calon pemasok sebagai pembanding agar harga dan kualitas bisa dibandingkan.
4. Evaluasi Penawaran
   Evaluasi jangan hanya pada harga-perhatikan kapasitas penyedia, pengalaman, dan jaminan purna jual (untuk barang). Gunakan skor sederhana: misal 60% kualitas/teknis, 40% harga-tetapi pastikan kriteria ini tercatat di dokumen pengadaan agar proses jelas.
5. Negosiasi dan Kontrak
   Setelah pemenang dipilih, lakukan negosiasi untuk memperjelas ruang lingkup, waktu pengiriman, harga final, dan mekanisme pembayaran. Kontrak harus memuat sanksi keterlambatan, syarat pembayaran (mis. termin), dan cara menerima hasil kerja (mis. serah terima dengan berita acara).
6. Pelaksanaan & Pengawasan
   Selama pelaksanaan, lakukan monitoring rutin: cek kualitas barang/jasa, catat progres, dan simpan bukti komunikasi. Untuk pekerjaan yang berkelanjutan (mis. jasa pemeliharaan), jadwalkan review berkala. Dokumentasi yang baik memudahkan klarifikasi bila ada perselisihan.
7. Serah Terima & Pembayaran
   Serah terima formal dengan berita acara menyatakan bahwa barang/jasa telah diterima sesuai spesifikasi. Pembayaran dilakukan sesuai kontrak dan bukti serah terima; simpan kuitansi dan dokumentasi pendukung lainnya untuk pertanggungjawaban.

Praktik baik penting di sini: gunakan bahasa kontrak yang sederhana, jelaskan tanggung jawab pihak penyedia secara eksplisit, dan simpan semua dokumen (penawaran, notulen rapat evaluasi, kontrak, bukti penerimaan) rapi agar pertanggungjawaban di akhir periode layanan menjadi mudah.

Pengelolaan Keuangan BLUD dan Hubungannya dengan Pengadaan

Pengelolaan keuangan BLUD punya beberapa keunikan: BLUD dapat mengelola pendapatan layanan sendiri untuk membiayai operasional, namun tetap berada dalam kerangka akuntabilitas publik. Dalam konteks pengadaan, ini berarti setiap pembelian harus disesuaikan dengan sumber dana yang dipakai dan aturan yang mengikat sumber tersebut. Berikut hal-hal penting yang perlu dicermati.

1. Sumber Pendanaan BLUD
   Secara umum, pendapatan BLUD dapat bersumber dari hasil layanan (bayaran masyarakat), hibah, kerja sama, alokasi APBD, dan sumber lain yang sah. Setiap sumber seringkali membawa persyaratan pelaporan yang berbeda, misalnya hibah luar negeri atau kerja sama swasta dapat mengharuskan laporan terpisah. Mengetahui sumber membantu menentukan prosedur pengadaan dan pelaporan yang tepat.
2. Penganggaran Berdasarkan Proyeksi Pendapatan
   Karena BLUD mengandalkan sebagian pendapatan sendiri, penganggaran harus berhati-hati: jangan merancang pengadaan besar berdasarkan proyeksi pendapatan yang optimis tanpa cadangan. Buat proyeksi pendapatan konservatif dan siapkan skenario jika penerimaan turun-mis. menunda pembelian non-kritis.
3. Fleksibilitas vs Kepatuhan
   Fleksibilitas keuangan yang dimiliki BLUD (sebagai pengecualian dari pengelolaan keuangan daerah umum) memberi kemudahan dalam penggunaan dana untuk layanan. Namun, fleksibilitas ini tetap berada di bawah kerangka pengawasan dan akuntabilitas; tata cara pembelian, penyusunan kontrak, dan pelaporan harus dirancang agar sesuai pedoman teknis BLUD dan peraturan daerah. Pedoman teknis BLUD diatur oleh Permendagri dan kebijakan daerah yang relevan.
4. Pembukuan dan Bukti Pengeluaran
   Rekam jejak keuangan penting: setiap pengeluaran pengadaan harus didukung bukti (invoice, kuitansi, berita acara serah terima). Buku/pencatatan harus memudahkan pelacakan dari sumber dana ke pengeluaran agar saat audit, aliran dana dapat ditunjukkan dengan jelas.
5. Cadangan Risiko & Dana Pemeliharaan
   Untuk barang modal atau peralatan medis yang membutuhkan pemeliharaan, sisihkan anggaran pemeliharaan atau dana cadangan. Ini mencegah layanan terganggu karena peralatan rusak dan tidak terpelihara akibat anggaran yang tidak disiapkan.

Intinya: pengadaan di BLUD tak lepas dari manajemen kas dan penganggaran yang hati-hati. Rencanakan berdasarkan sumber dana nyata, dokumentasikan pengeluaran, dan selalu sediakan cadangan untuk kejadian tak terduga.

Pertanggungjawaban, Audit, dan Transparansi – Menutup Siklus dengan Baik

Tahap akhir pengadaan adalah pertanggungjawaban. BLUD sebagai lembaga publik harus menunjukkan bahwa setiap rupiah yang masuk dan keluar dikelola sesuai aturan dan dimanfaatkan untuk meningkatkan layanan. Ada beberapa aspek penting yang perlu diperhatikan untuk memastikan pertanggungjawaban berjalan baik.

1. Laporan Keuangan dan Akuntabilitas
   BLUD wajib menyusun laporan keuangan yang mencerminkan aktivitas penerimaan dan pengeluaran. Laporan ini biasanya terintegrasi dengan sistem keuangan daerah namun memiliki format yang mencerminkan karakteristik BLUD. Laporan keuangan BLUD juga dapat diaudit oleh pemeriksa eksternal sesuai ketentuan peraturan agar integritas laporan terjamin.
2. Dokumentasi Pengadaan sebagai Bukti
   Semua dokumen pengadaan (rencana, daftar peserta/pemasok, notulen evaluasi, kontrak, berita acara serah terima, invoice, bukti pembayaran) adalah bukti penting saat menyusun laporan pertanggungjawaban. Simpan dokumen ini rapi secara fisik dan/atau digital. Praktik baik: buat checklist dokumen untuk setiap pengadaan sehingga tidak ada berkas yang terlewat.
3. Audit Internal dan Eksternal
   Audit internal rutin membantu menemukan masalah lebih cepat (mis. kesalahan administrasi, ketidaksesuaian spesifikasi). Audit eksternal-baik dari Inspektorat daerah atau BPK-adalah mekanisme pengawasan formal. BLUD harus siap menyediakan bukti dan menjelaskan proses jika diaudit. Mengetahui area rawan (kontrak tanpa spesifikasi jelas, pembayaran tanpa berita acara) membantu meminimalkan temuan audit.
4. Transparansi ke Publik
   Sebagai layanan publik, wajar bila masyarakat berhak tahu bagaimana dana layanan dipakai. Publikasikan ringkasan pengadaan besar, nilai kontrak, dan capaian layanan secara berkala. Transparansi sederhana seperti menempatkan ringkasan di papan pengumuman atau website BLUD meningkatkan kepercayaan publik.
5. Mekanisme Perbaikan (Follow-up)
   Hasil audit dan evaluasi harus ditindaklanjuti. Buat rencana perbaikan yang jelas-siapa bertanggung jawab dan tenggat waktu-lalu laporkan progress-nya. Perbaikan berkelanjutan ini adalah tanda kelembagaan sehat.

Secara regulatif, kerangka pertanggungjawaban BLUD dirujuk pada ketentuan pengelolaan keuangan daerah dan pedoman Permendagri; ketaatan pada ketentuan ini menjaga BLUD dari risiko hukum dan keuangan.

Praktik Baik, Kesalahan Umum, dan Rekomendasi untuk Pengelola BLUD

Untuk membantu pengelola BLUD menghindari jebakan umum, berikut praktik baik dan kesalahan yang sering terjadi serta rekomendasi praktis.

Praktik Baik

• Dokumentasi Konsisten: Simpan semua dokumen pengadaan terstruktur-folder per pengadaan dengan nama file yang jelas.
• Spesifikasi Fungsi, Bukan Komponen: Tulis kebutuhan berdasarkan fungsi yang diharapkan, sehingga pemasok bisa menawarkan solusi yang relevan tanpa salah paham.
• Pembandingan Minimal 3 Penawaran: Untuk pengadaan non-kecil, bandingkan minimal 3 penawaran untuk menilai kewajaran harga.
• Pembukuan Digital: Jika memungkinkan, gunakan sistem pencatatan digital untuk memudahkan pencarian dokumen dan audit.
• Pelibatan Pengguna Layanan: Libatkan pengguna layanan saat menyusun kebutuhan (mis. dokter, perawat, guru) agar barang/jasa relevan.

Kesalahan Umum

• Perencanaan Berdasarkan Harapan, Bukan Data: Menetapkan anggaran berdasarkan ekspektasi pendapatan tanpa dasar riil.
• Spesifikasi Teknis Berlebihan: Menulis spesifikasi terlalu “spesifik” yang hanya bisa dipenuhi oleh satu pemasok (berisiko praktik oligopoli).
• Pembayaran tanpa Serah Terima Formal: Membayar lebih awal tanpa bukti serah terima lengkap meningkatkan risiko kerugian.
• Pengabaian Aspek Pemeliharaan: Membeli alat tanpa anggaran pemeliharaan membuat alat cepat rusak dan layanan terganggu.

Rekomendasi Praktis

• Susun SOP Pengadaan BLUD yang Sederhana: SOP harus mudah dipahami staf; sertakan flowchart singkat.
• Pelatihan Berkala untuk Tim Pengadaan: Investasi waktu untuk pelatihan singkat mencegah kesalahan administratif.
• Audit Sendiri Berkala: Lakukan “audit mini” internal tiap semester untuk menilai kepatuhan prosedur.
• Komunikasikan Hasil ke Publik: Ringkasan pengadaan dan capaian layanan dapat meningkatkan kepercayaan publik dan memudahkan pengawasan masyarakat.

Dengan menerapkan praktik-praktik ini, pengadaan BLUD menjadi lebih profesional, efisien, dan mudah dipertanggungjawabkan.Kesimpulan

BLUD menawarkan model pengelolaan layanan yang memberi fleksibilitas lebih untuk meningkatkan kualitas dan kontinuitas layanan publik. Namun fleksibilitas itu harus dibarengi tata kelola pengadaan yang rapi: mulai dari perencanaan berbasis kebutuhan dan sumber dana, pelaksanaan yang transparan, hingga pertanggungjawaban yang terdokumentasi dan terverifikasi. Prinsip dasar yang harus dipegang: rencanakan realistis, kontrak jelas, dokumentasi lengkap, dan terbuka pada pengawasan.

Untuk pengelola BLUD, pesan praktisnya sederhana: jangan biarkan fleksibilitas menjadi alasan melonggarkan aturan akuntabilitas. Susun prosedur pengadaan yang mudah dipahami, libatkan pemangku kepentingan, siapkan bukti transaksi yang rapi, dan gunakan hasil evaluasi sebagai bahan perbaikan. Dengan begitu BLUD tidak hanya memberi layanan lebih baik hari ini, tetapi juga memastikan keberlanjutan dan kepercayaan publik ke depan.