Ada beberapa faktor yang menyebabkan munculnya berbagai spesialisasi ilmu, diantaranya yaitu munculnya ilmu-ilmu baru, bertambahnya jumlah buku, dan berkembangnya karakteristik pemakai.
Hal ini menuntut pustakawan untuk memeras keringat dalam melakukan pemilihan buku (Sulistyo-Basuki, 1991). Pemilihan buku ini bertujuan untuk menyediakan informasi mutakhir. Pemilihan buku bukanlah tugas yang mudah untuk dilakukan. Selain memerlukan nasehat dari para pakar, hal ini juga memerlukan bantuan dari pustakawan yang berlatar belakang sama dengan subjek ilmu yang berkaitan. Contohnya, pemilihan buku sastra sebaiknya dilakukan oleh pustakawan yang memiliki baground ilmu sastra.
Untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka, maka pengadaan bahan pustaka dan pengembangan koleksi harus terus dilakukan. Kegiatan pengadaan di perpustakaan biasanya meliputi penyusunan kegiatan, pemilihan dan pengembangan koleksi, penyiangan, perawatan dan evaluasi koleksi (Putri, 2009).
Pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan yang menyediakan atau mengadakan buku untuk dijadikan sebagai koleksi perpustakaan.baik atau buruknya kualitas koleksi di perpustakaan bergantung dengan kebijakan yang ditetapkan oleh bagian pengadaan. Maka dari itu, pustakawan bagian pengadaan perlu memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang luas tentang seluk beluk dunia penerbitan mulai dari toko buku, penerbit, percetakan, dan lain sebagainya.
Lalu, pengembangan koleksi yaitu suatu kegiatan yang menghasilkan bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan pemakai berdasarkan hasil seleksi dan evaluasi yang ketat. Pengembangan koleksi untuk ke depannya dapat mengalami perubahan, misalnya seperti adanya pengurangan buku karena dinilai sudah tidak relevan, atau penambahan buku yang dirasa sesuai dengan keperluan pemustaka masa kini.
Pengadaan koleksi di perpustakaan bisa didapat dengan cara pembelian, pertukaran dan hadiah. Sedangkan untuk anggarannya bisa diperoleh dari berbagai sumber, tergantung dengan lembaga perpustakaan masing-masing.
Metode Pengadaan Bahan Pustaka:
Pembelian
Pembelian buku bisa dilakukan secara langsung ke toko buku atau penerbit. Umumnya, penerbit di Indonesia melayani permintaan perpustakaan terkait pengadaan buku. Pengadaan buku dengan cara ini sebaiknya berorientasi pada pemakai. Misalnya, jika pengadaan ditujukan untuk perpustakaan SD, maka buku yang dibutuhkan adalah buku pelajaran SD. Lalu, jika penagdaan ditujukan untuk perpustakaan bank, maka buku yang diperlukan yaitu tentang ekonomi atau perbankan. Dengan begitu, fungsi dan tujuan perpustakaan dapat tersalurkan dengan baik bagi pembacanya.
Dalam melakukan pembelian buku, tentu pustakawan perlu menyiapkan anggaran yang memadai. Mengingat, untuk membeli buku diperlukan biaya yang tidak sedikit. Inilah mengapa pustakawan dan pemangku kebijakan perlu bersifat selektif dalam memilih bahan pustaka yang akan didisplay di perpustakaan.
Untuk meminimalisir adanya pembengkakan biaya, maka yang bisa dilakukan oleh staf pengadaan yaitu dengan membeli bahan bacaan di pameran obral buku atau buku bursa buku bebas. Selain itu, agar biaya pembelian dapat ditekan, maka staf pengadaan bisa membelinya di momen-momen tertentu, misal ketika penerbit sedang berulang tahun, hari kemerdekaan atau hari-hari peringatan lainnya. Pada saat seperti itu, biasanya ada banyak buku yang dijual secara murah dengan berbagai penawaran yang menarik.
Hadiah
Ada dua jenis perolehan hadiah bahan pustaka, yakni hadiah yang diminta dan hadiah yang tanpa diminta. Hadiah yang diminta telah melalui berbagai proses seleksi, sehingga besar kemungkinan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Sedangkan hadiah tanpa diminta yaitu berasal dari instansi, organisasi atau perorangan yang sering kali kurang cocok dengan tujuan dan fungsi perpustakaan. Maka dari itu, penting sekali untuk menerapkan proses seleksi bahan pustaka sebelum dipajang di display.
Koleksi buku yang diterima perlu dimasukkan ke dalam buku inventaris dan selanjutnya diproses oleh staf pengolahan koleksi. Apabila buku yang berasal dari hadiah tidak sesuai dengan kebijakan, maka bisa dihibahkan ke instansi atau organisasi lain yang memerlukan. Selain itu, bisa juga diadakan tukar-menukar buku agar koleksi di perpustakaan tetap bisa bertambah.
Tukar Menukar
Cara pengadaan buku yang berikutnya yakni tukar menukar koleksi dengan perpustakaan lain. Hal ini bisa dilakukan apabila perpustakaan mempunyai koleksi yang tidak selaras dengan kebijakan yang sudah diterapkan. Sebelum mengadakan pertukaran, hendaknya buku-buku yang ingin ditukar diseleksi dengan sebaik mungkin agar metode pengadaan ini tidak sia-sia ketika sudah dilakukan,
Bahan pustaka dapat ditukar apabila perpustakaan mempunyai bahan pustaka yang jumlahnya terlalu banyak atau yang sudah tidak dibutuhkan lagi. Sehingga, hal ini memungkinkan masing-masing perpustakaan yang mengadakan pertukaran bisa saling diuntungkan karena mempunyai koleksi baru.
Jika mengacu pada pernyataan Sulistyo-Basuki (2001), aktivitas tukar menukar bahan pustaka memiliki beberapa tujuan, diantaranya sebagai berikut:
1. Untuk mendapatkan bahan pustaka tertentu yang tidak bisa ditemukan di toko buku atau karena alasan yang lainnya.
2. Sistem pertukaran adalah alternatif yang tepat untuk menyingkirkan buku yang kelebihan eksemplar atau hadiah dan hibah yang tidak sesuai.
3. Membangun kerjasama yang baik antarperpustakaan.
Pinjaman
Pinjaman koleksi dapat berupa surat kabar, majalah, buku-buku, dan lain sebagainya yang bisa diupayakan oleh pihak perpustakaan. Hal ini dilakukan untuk menambah koleksi perpustakaan agar semakin bertambah. Pustakawan bisa melakukan pinjaman kepada pihak-pihak tertentu, misalnya kepada para dosen, pegiat literasi dan lain-lain. Biasanya, metode pengadaan ini dilakukan karena beberapa pihak yang mempunyai buku tidak bersedia untuk menghibahkan bukunya ke perpustakaan. Sebagai alternatif, pustakawan bisa meminjam buku dari beberapa kalangan dengan mengatur kesepakatan terkait tenggang waktu peminjaman.
Titipan
Metode pengadaan bahan pustaka yang bisa dilakukan oleh perpustakaan selanjutnya adalah titipan. Beberapa pihak dari perpustakaan masih belum familiar dengan metode yang satu ini karena memang jarang ada yang melakukan. Namun, metode ini dapat dicoba untuk menambah pengalaman terkait pengadaan buku.
Jadi, bahan pustaka hasil titipan diperoleh dari lembaga atau individu yang menitipkannya ke perpustakaan secara sukarela. Dalam melakukan metode pengadaan ini, perlu adanya kesepakatan yang disetujui oleh kedua belah pihak untuk menciptakan aturan yang selaras.
Salah satu kesepakatan yang bisa dibangun adalah dengan menentukan tenggang waktu penitipan buku. Kedua belah pihak perlu bekerjasama agar tidak ada yang dirugikan ketika menjalankan metode pengadaan ini. Contohnya, pihak yang meminjamkan buku dan pihak dari perpustakaan sepakat bahwa waktu peminjaman hanya berdurasi 5 tahun. Maka, ketika 5 tahun telah terlewat, buku bisa diambil kembali oleh pemilik.
Selain itu, perpustakaan perlu mengupayakan agar pihak yang menitipkan buku tidak mengalami kerugian finansial. Salah satu upayanya dengan membuat rak atau tempat yang khusus menampung buku-buku titipan. Dengan begitu, buku hasil titipan tidak akan sulit untuk dicari ketika harus dikembalikan nantinya.
Penerbitan Sendiri
Saat ini, sudah banyak perpustakaan yang berdampingan dengan penerbitan di badan induknya sendiri. Misalnya seperti perpustakaan nasional dan beberapa perpustakaan perguruan tinggi lain di Indonesia. Penambahan koleksi bahan pustaka dengan metode ini bisa dilakukan dengan menerbitkan terbitan berseri. Contohnya seperti bulletin, jurnal, indeks, bibliografi dan lain sebagainya.
Metode pengadaan bahan pustaka ini cukup efektif untuk dilakukan di perpustakaan. Selain mampu menambah jumlah koleksi, hal ini juga dapat mengasah kemampuan menulis para contributor di lembaga atau luar lembaga.
Demikianlah penjelasan mengenai metode pengadaan bahan pustaka di perpustakaan. Dengan mengetahui beberap jenis metode tersebut, diharapkan koleksi buku yan ada di perpustakaan anda dapat semakin meningkat.
