Dalam proses pengadaan perlu membangun manajemen yang kuat dan terorganisir. Seperti diadaptasi dari artikel Mohammad Moshtaria, dkk. 2021, “Procurement in humanitarian organizations: Body of knowledge and practitioner’s challenges”, International Journal of Production Economics, membawa kita untuk mengenal lebih jauh dalam proses pengadaan di Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) sebagai evaluasi kelembagaan atau organisasi.
Secara rutin berupaya meringankan penderitaan manusia melalui operasi penanggulangan bencana dan program bantuan pembangunan.
Kompetensi utamanya meliputi kemampuan mereka untuk mengidentifikasi kebutuhan dengan cepat dan terlibat dalam penggalangan dana, pengadaan, pengangkutan, distribusi, dan pengiriman produk dan layanan kepada orang-orang yang membutuhkan.
Pengadaan produk (misalnya, obat-obatan, makanan, atau barang-barang non-makanan) dan layanan (misalnya, transportasi, pergudangan, dan pengumpulan dan analisis data) adalah kegiatan penting bagi LSM.
Upaya pengadaan lembaga termasuk pra-posisi persediaan yang diperoleh sebelum bencana dan pengadaan pasokan tambahan segera setelah bencana. Bencana menciptakan lonjakan permintaan mendadak yang besar untuk barang-barang tertentu.
Jika LSM gagal mendapatkan secara efisien dan efektif, kebutuhan orang yang terkena dampak mungkin tidak terpenuhi.
Mungkin ada sejumlah alasan lembaga dapat berjuang untuk mendapatkan barang secara efektif, seperti tidak memiliki fleksibilitas untuk beradaptasi dengan kebutuhan dan keadaan yang terus berubah, menghadapi penundaan, memperoleh produk atau layanan mahal, menerima produk berkualitas rendah, menghadapi penipuan pengadaan, dan memiliki anggaran terbatas.
Kegagalan lembaga untuk mendapatkan produk yang diperlukan dapat menyebabkan frustrasi di antara penerima manfaat dan hilangnya kepercayaan di antara donor. Selain itu, baru-baru ini mengalami pengurangan anggaran mereka sebagai donor besar seperti Amerika Serikat, Jerman dan Inggris mengurangi pengeluaran kemanusiaan mereka.
lembaga harus mengikuti pedoman etika yang ketat, memungkinkan mereka untuk mempraktikkan akuntabilitas, kesetaraan, non-diskriminasi, dan transparansi.
Namun, ketika mencoba menyeimbangkan tuntutan pembuat kebijakan, pemerintah, donor swasta, dan penerima manfaat, operasi mereka dapat menjadi rumit dan birokratis. Layanan harus memenuhi tingkat kualitas yang dapat diterima dan dikirimkan tepat waktu kepada orang yang tepat.
Donasi harus digunakan secara efisien dengan mengoptimalkan nilai uang dan mengurangi risiko dalam keputusan pengadaan. Namun, donor sering menandai sumbangan mereka dengan menempatkan kendala tentang bagaimana uang mereka dapat dijajaja.
Misalnya, donor mungkin hanya ingin mendanai proyek tertentu, proyek di negara tertentu, atau proyek yang mengikuti rencana partai politik tertentu.
Keputusan pengadaan dapat melibatkan tidak hanya mengamankan produk atau layanan untuk populasi tetapi juga berfungsi sebagai alat kebijakan untuk merangsang inovasi, memberikan peluang bagi usaha kecil dan menengah, mempromosikan praktik berkelanjutan, mendukung ekonomi lokal, dan mengurangi pengangguran, terutama di kalangan perempuan dan penyandang disabilitas.
Selain itu, LSM berurusan dengan tingkat kompleksitas dan ketidakpastian yang tinggi dalam tingkat penawaran dan permintaan. Misalnya, infrastruktur yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan populasi yang terkena dampak dapat rusak, informasi tentang persediaan yang tersedia secara lokal mungkin tidak segera tersedia peningkatan permintaan menyebabkan harga lokal melonjak.
Dalam pengaturan yang mendesak dan menantang ini, biasanya memprioritaskan efektivitas (misalnya, pengadaan tangkas dengan lead times pendek) atas efisiensi (misalnya, pengadaan memastikan meminimalkan biaya).
Perbedaan ini lebih tajam di antara lembaga yang menyediakan layanan bantuan bencana daripada yang melakukan program bantuan pembangunan, dan dengan demikian memiliki hubungan yang berkelanjutan dengan pemasok.
Salah satu yang pertama mengungkapkan penelitian terbatas tentang pengadaan lembaga swadaya masyarakat (LSM) dan untuk menyerukan studi lebih lanjut tentang topik ini. Beberapa tahun terakhir telah menyaksikan peningkatan jumlah studi, tetapi bahkan kemajuan ini tidak konsisten dengan peran strategis yang dimainkan pengadaan dalam manajemen rantai pasokan kemanusiaan.
Dalam tulisan ini juga telah Menganalisis 37 makalah tinjauan literatur yang membahas logistik kemanusiaan dan manajemen rantai pasokan, menemukan bahwa tidak ada yang fokus pada pengadaan dan pembelian dalam pengaturan kemanusiaan.
Mengingat peran strategis pengadaan bermain dalam rantai pasokan kemanusiaan, penting untuk memahami kesenjangan penelitian yang berlama-lama pada topik ini.
Untuk menginspirasi dan menginformasikan dengan memberikan gambaran tentang keilmuan yang ada tentang pengadaan kemanusiaan dari berbagai sudut, termasuk tugas pengadaan, masalah/pertanyaan penelitian, data yang dikumpulkan, dan metode yang digunakan.
Salah satunya dengan menggambarkan praktik nyata dan tantangan terkait mereka dalam pengadaan kemanusiaan dan menyarankan jalan untuk penelitian di masa depan. seperti dalam bentuk pertanyaan berikut:
- Topik mana yang telah dieksplorasi tentang pengadaan dalam operasi kemanusiaan?
- Tantangan apa yang dihadapi oleh praktisi kemanusiaan ketika membuat keputusan pengadaan dan menerapkan praktik terkait?
Dalam pengoperasian di lapangan, tentu memiliki hambatan di Non-Governmental Organization / LSM sebagai evaluasi pengadaan diantaranya:
- Dalam pemilihan pemasok, menyelidiki pemasok potensial untuk menentukan apakah mereka memenuhi syarat untuk menerima permintaan informasi (RFI), untuk proposal (RFP), atau untuk penawaran harga (RFQ). Harga, kualitas, dan lead-time adalah salah satu kriteria pemilihan pemasok umum yang dibagikan dengan sektor komersial.
Selain itu mempertimbangkan faktor lain seperti pengetahuan perdagangan internasional, catatan layanan dan kinerja sebelumnya, kapasitas produksi, dan ketersediaan stok. Hal ini juga harus mengikuti kebijakan ketat tentang praktik keberlanjutan, undang-undang anti-terorisme, dan daftar debarment.
Mohammad Moshtaria dkk berpendapat bahwa perjanjian kerangka kerja kuantitas memungkinkan lembaga untuk “merampingkan proses pengadaan dan menjamin ketersediaan, pengiriman cepat, dan pengadaan item bantuan penting yang hemat biaya setelah bencana.
Kelompok studi pemilihan pemasok lainnya berfokus pada proses penawaran. Misalnya, memodelkan fase lelang pengadaan (yaitu, konstruksi pengumuman, pengembangan tawaran, dan evaluasi tawaran) dalam konteks kemanusiaan. Dan mempelajari penawaran dan perencanaan oleh agen koordinasi seperti pusat pengadaan kemanusiaan yang mengkonsolidasikan tuntutan yang berbeda dan pembelian untuk grup.
Ia menyarankan bahwa dimasukkannya dua opsi, penggantian dan pemenuhan sebagian, memberikan kesempatan kepada pemasok lokal dengan kapasitas terbatas untuk bergabung dengan lelang, sehingga meningkatkan keragaman dan kapasitas basis pasokan.
Secara terpisah, menghadirkan metode terpadu untuk mengevaluasi masuknya produsen obat baru dalam hal manfaat persaingan dan langkah-langkah risiko pasokan. Metode evaluasi memungkinkan pembeli besar seperti UNICEF untuk mengukur dampak terkait dari pengurangan biaya, risiko operasional, dan investasi dalam membangun kapasitas pendatang potensial bagi mereka untuk memenuhi syarat dan memasuki proses penawaran.
- Dalam proses tender, komite evaluasi tender ad hoc dibentuk untuk menganalisis penawaran dan menerapkan kriteria seleksi yang optimal. Anggota komite biasanya mewakili unit yang berbeda seperti pengadaan, keuangan, manajemen, pemrograman, dan sumber daya manusia.
Idenya adalah untuk menyatukan perspektif yang berbeda pada situasi yang sama untuk mencapai keputusan atau penghargaan umum yang terdengar analitis.
Pemilihan pemasok dalam pengaturan kemanusiaan adalah area penelitian yang mapan, tetapi banyak penelitian yang digerakkan oleh model dan divalidasi oleh eksperimen numerik.
Ini akan memungkinkan sarjana untuk menyelidiki penerapan model mereka, mengidentifikasi masalah adopsi / implementasi dan melaporkan dampak pada keputusan pengadaan.
- Mengenai desain kontrak, merujuk pada dua jenis kontrak dengan pemasok untuk pesanan berulang: jangka pendek (kurang dari satu tahun) dan jangka panjang (1-5 tahun).
Tingginya tingkat ketidakpastian dan kompleksitas dalam operasi kemanusiaan, bersama dengan faktor kontekstual tambahan, membedakan kegiatan pengadaan dalam lingkungan kemanusiaan dari mereka yang berada di sektor komersial.
Penting bagi para sarjana manajemen rantai pasokan kemanusiaan untuk mengeksplorasi lebih lanjut, bagaimana faktor-faktor seperti harapan pemangku kepentingan, asumsi kontekstual, struktur lembaga, dan faktor lingkungan mempengaruhi praktik dan kebijakan pengadaan untuk lembaga.
Demikian tulisan ini dapat memberikan perspektif keseluruhan literatur pengadaan kemanusiaan, dan melengkapinya dengan data observasi dengan manajer dari LSM dan pemasok, merangkum sejumlah area untuk penelitian di masa depan di mana hal inilah dapat berkontribusi pada literatur dan memiliki relevansi praktis.
