Berlakunya Inpres no. 3 tahun 2003 tentang kebijakan dan strategi nasional pengembangan e-government untuk menyelenggarakan pemerintahan yang baik dan peningkatan layanan publik yang efektif dan efisien diperlukan adanya kebijakan dan strategi pengembangan e-government. Bahkan Inpres tersebut sudah dilaksanakan hampir seluruh lingkup pemerintahan di Indonesia, salah satunya BKN yang menerapkan e-government dengan adanya pedoman pemanfaatan SAPK untuk peningkatan kepegawaian PNS yang menggunakan teknologi masa kini di dalam Peraturan Kepala BKN 20 Tahun 2008.
Pemanfaatan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian dikoordinasi oleh BKN dan pelaksanaan inovasi ini berpedoman pada Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara. Peraturan yang mengatur adanya pemanfaatan teknologi komputer dan teknologi mendorong munculnya Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian yang disingkat SAPK sebagai bentuk pemecahan masalah pada bidang kepegawaian. Pemanfaatkan SAPK juga dilaksanakan oleh BKD Kota Batu sebagai suatu aplikasi manajemen kepegawaian berbasis web yang secara khusus dirancang sesuai kondisi nyata manajemen Pegawai Negeri Sipil di lingkungan pemerintah Kota Batu. Agar manajemen pegawai menjadi optimal, maka SAPK dibangun untuk memenuhi kebutuhan tersebut dengan memanfaatkan teknologi informasi yang berkembang sangat cepat saat ini. Terbangunnya sistem informasi ini, diharapkan pengambilan keputusan manajerial tentang kepegawaian di lingkungan pemerintah contohnya Kota Batu berjalan dengan cepat, juga pelayanan administrasi kepegawaian dilaksanakan secara online sehingga mencapai proses yang cepat, mudah dan akurat.
Administrasi publik merupakan proses sumber daya dan personel publik diorganisir dan dikoordinasikan untuk memformulasikan, mengimplementasikan, dan mengelola keputusan untuk kebijakan publik. Administrasi publik bertujuan untuk memecahkan masalah-masalah publik melalui perbaikan atau penyempurnaan terutama di bidang organisasi, sumber daya manusia dan keuangan. Menurut United National Development Program (UNDP) ada 14 prinsip good governance, yaitu:
a. Wawasan ke Depan
b. Keterbukaan dan Transparansi
c. Partisipasi Masyarakat
d. Tanggung Gugat
e. Supremasi Hukum
f. Demokrasi
Menurut Kanter dalam Djamaludin (2012, h.34), novasi merupakan hasil karya pemikiran baru yang diterapkan dalam kehidupan manusia. Inovasi dipandang sebagai kreasi dan implementasi “kombinasi baru”. Istilah kombinasi baru ini dapat merujuk pada produk, jasa, proses kerja, pasar, kebijakan, dan sistem baru. Lebih lanjut West dalam Djamaluddin (2012, h.34) mendefinisikan inovasi sebagai penerapan prosedur baru, yang dibuat untuk memberikan kelebihan untuk organisasi maupun masyarakat.
Menurut Ibrahim (1988, h.131) kepekaan sebuah oranisasi terhadap muculnya inovasi dipengaruhi oleh beberapa variabel berikut ini:
Ukuran organisasi. Makin besar ukuran suatu organisasi, makin cepeat penerimaan terhadap inovasinya
Karakteristik struktur organisasi
Karakterisrik perorangan (pemimpin)
Karakteristik eksternal organisasi
Menurut Caldow dalam Indrajit (2006), Electronic Government merupakan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi untuk melaksanakan pemerintahan efisien dan murah, juga menyediakan sarana publik kepada masyarakat untuk meningkatkan pelayanan publik sehingga menciptakan pemerintahan yang baik dan mudah mendapat informasi.
Fungsi Electronic Government menurut Akadun (2009, h.34) terbagi menjadi dua, yaitu Pertama, sarana memperbaiki manajemen internal, yaitu sebagai sarana pendukung untuk pengambilan keputusan. Lalu yang kedua adalah untuk meningkatkan pelayanan publik yang terhubung secara sinergis dan terintegrasi lewat teknologi dan jaringan internet. Implementasi Electronic Government yang tepat di negara berkembang dipercaya dapat memperbaiki kualitas kehidupan masyarakat di suatu negara secara khusus, dan masyarakat dunia secara umum.
SIM dapat membantu manajer dan pemakai lain dalam perusahaan mengidentifikasi dan memahami masalah. Definisi sebuah sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem manusia yang menyajikan informasi untuk mendukung, manajemen, fungsi operasi dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi ,Davis (2002, h.2-3)
Arifin Abdulrachman dalam Moekijat (1991, h.2) mendefinisikan Administrasi Kepegawaian adalah ”Administrasi Kepegawaian Negara (Public Personnel Administration) adalah salah satu cabang daripada Administrasi Negara yang bersangkutan dengan segala persoalan mengenai pegawai-pegawai negara”. Berdasarkan penjelasan definisi Administrasi kepegawaian oleh ahli maka jelas bahwa administrasi kepegawaian adalah administrasi yang membahas tentang pegawai-pegawai negeri.
Pengertian pelayanan publik menurut Dwiyanto (2008, h.136), merupakan produk birokrasi publik yang diterima oleh warga pengguna masyarakat secara tidak terbatas atau luas. Menurut KEPMENPAN nomor 63 tahun 2003 pelayanan publik merupakan pelayanan yang dilakukan penyelenggara pelayanan publik sebagai usaha memenuhi kebutuhan penerimaan pelayanan ataupun pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Sasaran menyeluruh sistem penggajian adalah untuk mengembangkan sekumpulan prosedur yang memungkinkan organisasi atau perusahaan untuk menarik, menahan dan memotivasi staf yang diperlukan, serta untuk mengendalikan biaya pembayaran gaji. Sistem penggajian merupakan proses yang menentukan tingkat penggajian staf, memonitor, mengembangkan, dan mengendalikannya. Armstrong (1995, h.1).
Terdapat adanya SAPK online khususnya KGB online maka manfaat yang didapatkan adalah memperbaiki pelayanan menjadi lebih prima, cepat, mudah sehingga lebih menyederhanakan birokrasi pelayanan yang membuat semakin efekyif dan efisien. Menciptakan transparansi pada administrasi kepegawaian dengan aspek akuntabilitas, sehingga memudahkan dalam pengontrolan pada database pegawai. Kerjasama pihak ketiga untuk menguatkan kualitas pelayanan juga dilakukan dengan bekerja sama untuk membangun database dan jaringan internet dengan PT. Telkom Indonesia. Sedangkan biaya yang dikeluarkan untuk menggunakan layanan ini tidak ada atau gratis.
Ketepatan SAPK pada KGB online dapat diukur melalui indikator kualitas pelayanan menurut Zeitami, Pasuraman, dan Berry dalam Pasolong (2007, h.135). Terdapat 5 indikator ukuran kualitas pelayanan, yaitu:
1. Tangible (Berwujud) adalah kebutuhan fasilitas fisik pada pelayanan publik memiliki peran penting, kelengkapan sarana dan prasarana seperti alat-alat perkantoran, komputerisasi, ruang tunggu, personil, dan kemampuan. BKD Kota Batu contohnya, ia telah mencapai seluruh persyaratan. Dengan membuat anggaran pengadaan alat sarana dan prasarana seperti komputer, printer dan kelengkapan penunjang lainnya. Tersedianya ruangan khusus untuk memberikan pelayanan kepegawaian untuk penginputan data juga menjadi penunjang pelayanan ini. Lokasi dapat dijangkau oleh pegawai juga menjadi faktor pendukung dalam pelayanan kepegawaian contohnya di Kota Batu.
2. Reabilty (Keandalan). Keandalan petugas pelayanan dalam memberikan pelayanan kenaikan gaji berkala online sudah memenuhi syarat pelayanan publik. Waktu yang dijanjikan pada SOP yang baru juga sesuai pada kinerja di lapangan yaitu pelayanan selama 19 menit yang sebelumnya memakan waktu 70 menit.
3. Responssive (Responsif). Petugas pelayanan SAPK online contohnya pada BKD Kota Batu cukup responsif dengan kendala yang ditemui oleh operator SAPK. Jika terkendala atau menemui masalah dalam proses penginputan data pada aplikasi KGB online petugas siap untuk memberikan petunjuk yang benar.
4. Assurance (Keyakinan). Petugas pelayanan kepegawaian juga dituntut untuk dapat dipercaya. Mengingat data dan informasi pegawai sangat penting. Pelayanan kepegawaian contohnya di BKD Kota Batu cukup memuaskan. Petugas pelayanan SAPK online memiliki perilaku yang ramah dan santun terhadap operator SAPK yang ingin mengajukan permohonan kepegawaian.
5. Empaty (Empati). Empati yang diberikan petugas SAPK untuk memberikan pelayanan kepegawaian terlihat ketika operator SAPK mendapatkan kesulitan dalam mengakses website SAPK. Dengan tanggap petugas SAPK langsung memberikan petunjuk dan langkah yang harus dilalui dalam pengaksesan pelayanan di SAPK online. Hal ini merupakan bentuk empati dan perhatian terhadap operator SAPK untuk mewujudkan penggunaan SAPK yang lebih baik lagi.
Selain indikator faktor penghambat di atas, pada hasil penelitian di lapangan ditemukan beberapa faktor penghambat pada program layanan ini diantaranya koordinasi yang belum efektif antar pegawai. Hal ini disebabkan karena susunan tim masih baru dan terdiri dari berbagai bidang yang berbeda-beda. Pelayanan kenaikan pangkat secara elektronik bagi PNS dengan Jabatan Fungsional Tertentu (JFT) seperti guru, bidan, perawat dan penyuluh, masih terkendala perbedaan syarat dan ketentuan kenaikan pangkat yang harus menyertakan angka kredit. Dan pada faktor eksternal adalah operator SAPK pada SKPD. Sumber Daya Manusia dari SKPD sebagai konsumen pada pelayanan ini masih memiliki kompetensi TI yang terbatas.
