Sasaran dari pengadaan barang dan jasa yang diumumkan secara terbuka adalah agar pihak procurement mendapatkan kualitas produk/layanan yang paling baik dengan biaya yang terendah. Prinsip ekonomis ini memang dipegang teguh dalam setiap proses pengadaan dimanapun, baik oleh instansi pemerintah ataupun swasta. Ada harga ada kualitas, begitu anggapan kebanyakan orang-orang. Ingin mendapatkan produk dan layanan yang berkualitas baik harus diiringi dengan kemauan untuk membayar lebih mahal.
Sistem pengadaan (procurement) dapat dilakukan melalui melalui proses lelang proyek (e-Procurement). Lelang merupakan salah satu sistem jual beli yang bertujuan untuk mendapatkan harga terbaik dari suatu produk atau jasa. Lelang biasanya sering dilakukan pada penjualan barang-barang seni, barang-barang hasil sitaan. Dengan proses lelang, diharapkan penjual mendapatkan keuntungan yang lebih tinggi, karena di dalam sebuah lelang terdapat calon- calon pembeli yang akan bersaing memperebutkan produk yang diminati.
Contohnya, lukisan David Hockney, seniman Inggris, terjual dengan harga 1,3 Trilyun Rupiah di Balai Lelang Christie. Harga ini memecahkan rekor sebelumnya untuk karya yang dijual yaitu patung bernama “Ballon Dog” yang dibuat oleh seniman Jeff Koons yang terjual pada harga $ 58.4 juta pada lelang tahun 2013. Dalam catatan di balai lelang Christie, New York, penjualan ini menjadi rekor tertinggi dari hasil karya seniman yang masih hidup.
Sistem lelang dapat diterapkan pada kegiatan penjualan maupun pengadaan. Di Indonesia, sistem lelang yang dilakukan pada proses pengadaan disebut dengan e-Procurement. Jika lelang penjualan diarahkan untuk mendapatkan harga tertinggi, maka lelang di dalam pengadaan ditujukan untuk mendapatkan suplier dengan harga penawaran terendah. Namun harga terendah tersebut harus tetap memenuhi prinsip akuntabilitas dalam proses pengadaan barang/jasa, meningkatkan value for money pengadaan barang/jasa dan memudahkan pemantauan kinerja pengadaan barang/jasa.
Mengenal Jenis-jenis Lelang.
Dari sisi pengajuan penawaran, sistem lelang dapat dikelompokan berdasarkan lelang dengan pengajuan harga secara serempak dan berurutan. Secara sifat penawaran harga yang dilakukan di dalam lelang, terbagi menjadi lelang terbuka dan tertutup. Sistem lelang dengan penawaran harga secara serempak biasanya dilakukan dengan tertutup, sementara sistem penawaran berurutan biasanya dilakukan dengan terbuka. Secara terbuka artinya, setiap peserta lelang mengetahui berapa harga penawaran yang diajukan oleh peserta lainnya.
Pada lelang secara serentak, harga diajukan secara tertutup dengan menuliskan harga yang diajukan pada secarik kertas atau memasukan angka penawaran dengan menggunakan keyboard jika lelang dilakukan secara elektronik. Pemenang lelang adalah orang yang memberikan harga yang tertinggi untuk lelang penjualan, atau memberikan harga terendah untuk lelang pekerjaan. Di dalam lelang pengadaan maka pemenang lelang ini akan mengerjakan proyek sesuai dengan anggaran yang diajukan. Sistem lelang ini disebut dengan istilah first price sealed bid auction. Namun ada juga model lelang pengadaan dimana pemenang lelang akan mengerjakan proyek dengan anggaran penawar nomor dua terendah. Ini berarti pemenang proyek akan mendapatkan anggaran lebih banyak dari yang diajukan. Sistem lelang ini dinamakan second price sealed bid auction.
Ilustrasi dari second price ini adalah sebagai berikut. Ada lima peserta lelang A, B, C, D dan E. Penawaran harga untuk sebuah proyek secara berururtan masing-masing, Rp. 1,3 milyar, Rp 1,8 milyar, Rp. 1,05 milyar, Rp 2 milyar dan 1,1 milyar. Dari angka penawaran tersebut C adalah yang memberikan penawaran harga terendah (Rp. 1,05 milyar), dan E adalah yang memberikan penawaran harga terendah ke-2. Maka C akan mengerjakan proyek tersebut dengan anggaran yang diajukan E.
Pada model lelang dengan pengajuan harga secara terbuka, dapat dilakukan dengan sistem lelang model Inggris (English Auction) dan lelang Belanda (Dutch Auction). Pada sistem penjualan dengan lelang Inggris, juru lelang akan memulai penawaran dari harga terendah lalu diikuti oleh kenaikan harga penawaran dari para peserta lelang. Lelang dinyatakan selesai begitu tidak ada lagi peserta yang menaikan harga penawarannya. Sedangkan dalam sistem lelang Belanda, yang dilakukan adalah kebalikannya. Juru lelang akan membuka penawaran dari harga tertinggi. Jika tidak ada yang merespon penawaran, juru lelang akan menurunkan harga penawaran. Peserta yang paling cepat merespon menjadi pemenang lelang, dan lelang dinyatakan selesai.
Saat sekarang ini, dimana teknologi semakin canggih, proses lelang semakin mudah dilaksanakan kapan saja dan di mana saja. Hadirnya platform e-Auction dan e-Procurement meningkatkan jumlah peserta lelang dan fleksibilitas waktu dan tempat. Karena peserta lelang tidak harus hadir ke tempat lelang untuk mengikuti proses lelang. Platform ini memberikan keleluasaan bagi para pesertanya yang ingin mengikuti proses penawaran terbuka ataupun tertutup.
Asimetri Informasi dalam Lelang
Pengadaan barang dan jasa secara lelang (procurement) berbeda dengan penjualan lelang (auction). Di dalam pengadaan barang dan jasa, pemberi proyek perlu melakukan upaya penggalian infomasi agar pemasok kerja yang diperoleh dari hasil lelang memberikan hasil yang optimal. Penggalian informasi untuk memperkecil asimetri informasi yang selalu hadir di dalam proses transaksi jual beli.
Asimetri informasi adalah ketidaktahuan dari si pembeli akan kualitas produk atau layanan yang diberikan oleh si penjual kepada pembeli. Asimetri informasi merupakan hal yang tidak dapat dihindari dalam sebuah proses transaksi. Contohnya adalah ketika membeli mobil bekas. Pihak yang paling mengetahui tentang kondisi mobil sebenarnya adalah pemilik mobil sebagai penjual. Seperti misalnya, apakah mobil tersebut pernah terendam banjir atau bekas kecelakaan. Jika pembeli mengetahui hal ini tentu harga barang tersebut akan jatuh. Untuk mengurangi risiko asimetri informasi, maka pembeli melakukan penawaran harga yang ekstrim terlebih dahulu untuk melihat reaksi penjual.
Perasaan emosional pembeli bisa memperbesar asimetri informasi. Pembeli bisa menjadi kurang kritis dalam menilai harga wajar suatu produk karena selera pembeli untuk memiliki barang yang dilelang lebih dominan dari pada aspek biaya yang harus dikeluarkannya. Jika dalam lelang penjualan informasi asimetris ada pada pembeli, maka di dalam sistem pengadaan, informasi asimetris ada pada pemberi kerja. Bisa saja pemberi kerja berhasil mendapatkan pemasok dengan harga terendah tapi kualitas kerja yang dihasilkan buruk.
Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk menekan informasi asimetris dalam lelang pekerjaan (procurement) adalah memperbanyak jumlah peserta lelang. Seperti halnya persaingan dalam pasar, penjual akan mudah mengendalikan harga jika hanya terdapat segelintir penjual saja. Kekuatan tersebut akan hilang ketika jumlah suplier yang saling independen ditambah sehingga terjadi kompetisi harga di antara mereka.
Pengadaan dengan menggunakan media elektornik (e-Procurement) yang merupakan salah satu inovasi dalam pelaksanaan lelang mempermudah keikutsertaan pemasok untuk mengikuti lelang suatu pekerjaan. Dengan semakin banyaknya peserta yang mengikuti semakin akan menuntut kemampuan peserta untuk menampilkan portofolio-portofolio terbaiknya untuk menarik minat pemberi kerja. Dengan demikian semakin mempersulit para oknum untuk mempengaruhi pilihan pemberi kerja. Sehingga platform e-Procurement ini mampu menekan peluang terjadinya praktek kolusif yang dilakukan oleh oknum tertentu untuk mengeruk keuntungan.
Di dalam e-Procurement, proses pengajuan dilakukan secara non-tatap muka. Ketiadaan proses tatap muka langsung antara dua pihak yang memiliki konflik kepentingan mengurangi ikatan emaosional antara pemberi dan pencari proyek sehingga kecenderungan untuk memenangkan salah satu dari peserta lelang dapat dihilangkan. Kelebihan lain dari e-Procurement setiap peserta dan publik dapat mengakses informasi yang berkaitan dengan pengadaaan dan publik-pun dapat memantau proses berlangsungnya lelang secara real-time.
Lelang pengadaan sistem jalan berbayar elektronik atau electronic road pricing (ERP) merupakan salah satu proyek negara yang dilakukan dengan menggunakan model e-Procurement memperlihatkan animo yang meningkat dari para peserta untuk mengikuti proses seleksi.
Selain memperbanyak peserta, sistem model kontrak berbasis kinerja atau performance based contract wajib diterapkan bagi badan usaha yang menjadi pemenang tender. Ini adalah bentuk kontrak dimana pembayaran untuk pengelolaan dan pemeliharaan aset jalan secara eksplisit dihubungkan dengan kontraktor yang berhasil memenuhi atau melampaui minimum indikator tertentu pada kinerjanya kontrak ini akan menghindari kecurangan dari perusahaan pelaksana proyek untuk berbuat kecurangan dengan mengurangi kualitas bahan dan pekerjaan yang dilakukan.
Memperkecil informasi asimetri merupakan hal utama yang perlu dilakukan untuk meningkatkan efektifitas lelang dalam pengadaan barang dan jasa. Banyaknya peserta lelang akan memudahkan bagian pengadaan dalam memilih pemasok dengan sejarah kualitas pekerjaan yang terbaik. Sedangkan kontrak berbasis kinerja akan meminimalisir kecurangan yang dilakukan oleh pelaksana proyek. Demikian cara yang dapat digunakan dalam meningkatkan efektifitas pengadaan barang dan jasa.
