Alat tulis kantor atau biasa disingkat dengan ATK adalah berbagai macam perlengkapan yang dibutuhkan oleh kantor. Baik kantor tersebut masih berskala kecil maupun sudah berskala besar. Banyak macam ATK, mulai dari alat tulis, office furniture, office equipment, dan lainnya.
Masalahnya, seringkali masih terjadi keteledoran dalam penggunaan ATK. Boleh jadi karena salah membeli perlengkapan dengan kualitas yang kurang baik. Apabila hal ini dibiarkan, maka anggaran juga akan membludak. Nah, bagaimana solusi untuk mengatasi pemborosan ini?
Tips Menghemat Penggunaan ATK
Ada beberapa tips yang bisa dijadikan pijakan bagi karyawan secara khusus dalam menggunakan ATK. Berikut 5 poin tips menghemat penggunaan ATK yang ujungnya dapat meminimalisir membludaknya anggaran pembelian ATK.
1. Membuat Rencana Tahunan
Setiap kantor dianjurkan bahkan diwajibkan untuk membuat anggaran pengeluaran tiap tahun, khususnya untuk membeli ATK. Walau ATK tergolong perlengkapan kecil, tetapi jika tidak dikontrol dengan baik, dampak besarnya akan terasa di kemudian hari.
Misalnya, dengan mengakumulasi kebutuhan masing-masing divisi/ departemen, maka pembelian ATK bisa dalam skala besar. Supplier pun mungkin bisa memberikan harga miring apabila membeli dengan jumlah banyak sekaligus. Hemat anggaran kan?
2. Siapkan Anggaran Untuk Refill
Wajar jika ternyata anggaran di awal tahun tidak sesuai dengan kondisi real seiring berjalannya waktu. Bisa jadi karena bertambahnya karyawan, penggunaan berlebih karena adanya penambahan proyek kantor, dan lain sebagainya.
Anggaran untuk refill ini ibarat dana darurat ketika suatu saat dibutuhkan. Namun, hindari menyediakan anggaran untuk refill terlalu banyak. Tetap kalkulasikan pengeluaran sesuai dengan kebutuhan, guna meminimalisir pembludakan anggaran.
3. Memilih Produk Dengan Tepat
Perlengkapan alat tulis kantor memiliki banyak jenis dan fungsi yang berbeda, walau terlihatnya sama. Misalnya, amplop memiliki banyak jenis dan fungsi yang berbeda. Jika pembelian tidak disesuaikan sesuai kebutuhan secara tepat, maka anggaran bisa naik.
Alih-alih ingin menghemat anggaran dengan menyamakan fungsi dari beragam jenis amplop, justru yang ada hanyalah pemborosan, yakni pembelian ATK yang tidak berguna. Sebaiknya, buatlah daftar kebutuhan perlengkapan sebelum memesannya.
4. Fokus Terhadap Kualitas
Pasalnya, perlengkapan berkualitas identik dengan awet dan tahan lama ketika digunakan. Perlengkapan yang awet dalam jangka panjang bisa menghemat pembelian secara terus-menerus. Sehingga, terjadi efisiensi dalam berbelanja.
Tidak ada salahnya untuk memilih perlengkapan dari supplier besar, bermerk, bahkan yang bisa memberi garansi. Nah, perhatikan juga jangan sampai membeli dengan harga tinggi, tetapi kualitasnya tidak sebanding.
Terkadang harga tinggi sudah pasti kualitasnya bagus. Tetapi, terkadang juga harga tinggi tidak menjamin kualitasnya bagus. Di sinilah pentingnya pemilihan produk secara tepat. Harus lebih jeli dan hati-hati.
5. Bertanggungjawab Atas Penggunaan ATK
Tanggung jawab harus dimiliki oleh semua karyawan ketika menggunakan ATK. Bukan apa-apa, tapi berdampak kedepannya. Jika masing-masing karyawan mampu bertanggungjawab atas penggunaan ATK, dengan sendirinya mampu menghemat ATK.
Sebagai langkah awal, memang harus ada upaya lebih untuk memberi pengertian kepada para karyawan. Bahwasanya, bijaklah dalam menggunakan semua perlengkapan ATK. Karena, bijaknya penggunaan bisa turut menjaga lingkungan.
Misalnya, karyawan boros terhadap penggunaan kertas. Padahal tahu bahan dasar pembuatan kertas adalah pohon. Jika penebangan pohon terus terjadi, hanya untuk mencukupi kebutuhan akan kertas di kantor, lingkungan bisa rusak dengan sendirinya.
Itulah 5 tips menghemat alat tulis kantor. Sebagus apapun kualitasnya, sehemat apapun anggarannya, jika setiap karyawan tidak memperhatikan penggunaannya, maka dampak besar dan itu negatif akan hadir menyapa.
