Di era serba modern ini administrasi yang baik adalah kunci utama untuk mencapai tujuan suatu lembaga, jika suatu lembaga tersebut memiliki pengadministrasian yang baik maka sudah tentu lembaga tersebut dapat dikatakan sukses dalam mengatur rumah tangganya. Demikian pula seluruh birokrasi pemerintahan dan terutama segi kepegawaian. Karena merekalah yang pada akhirnya menjadi pelaksana dari kegiatan-kegiatan pemerintah, baik Pemerintah Pusat maupun Pemerintah Daerah.
Namun memang harus diakui bahwa pada sebagian besar negara-negara berkembang, terdapat kelemahan-kelemahan dan hambatan-hambatan dibidang administrasi kepegawaian ini. Salah satu diantaranya adalah orientasi
dan kondisi kepegawaian yang diwarisi dari jaman penjajahan yang lebih ditujukan untuk kepentingan negara jajahannya dan kepentingan pemeliharaan keamanan dan ketertiban belaka. Itulah ciri-ciri tradisionil masyarakat negara–negara yang belum maju seringkali menunjukkan, bahwa birokrasi pemerintahan memberikan gambaran sebagai pengganti kekuasaan feodal atau masih bersifat feodal, selain itu sifat kepegawaian lebih legalitas dari pada inovatif ataupun dipengaruhi oleh kepentingan-kepentingan politik dari sang penguasa.
Bagi beberapa negara tertentu, masalah gaji juga memberikan pengaruh terhadap keadaan pegawainya. Gaji yang terlalu rendah sering kali mengakibatkan rendahnya produktivitas kerja yang kurang inisiatif. Orientasi pendidikan dimasa lampau juga sering memberikan pengaruhnya terhadap kwalitas kepegawaian yag seharusnya dibutuhkan bagi suatu usaha pembaharuan dan pembangunan berencana. Hal tersebut juga pernah dialami oleh negara Indonesia sebelum orde baru.
Didalam usaha pembangunan, jelas dkehendaki suatu orientasi dan kemampuan untuk melaksanakan tugas-tugas baru pemerintah, yaitu memperluas sumber-sumber kepegawaian dengan keahlian-keahlian yang diperlukan pemerintah, khsusnya dibidang sosial ekonomi. Perluasan disini bukan berarti selalu dikaitkan dengan penambahan tenaga-tenaga yang banyak, akan tetapi penambahan tenaga-tenaga secara relatif lebih kompeten dan profesional dan dapat melaksanakan pekerjaan-pekerjaan seperti pembangunan industri, analisa ekonomi, riset dan teknologi, pengembangan pendidikan dan kesehatan serta dapat mengayomi masyarkakat. Ada beberapa hal yang dapat mempengaruhi atau harus diperhatikan didalam membina suatu kepegawaian agar dapat tepat guna yaitu harus mempunyai sifat interpreneur baik bagi pemimpin maupun bawahannya untuk dapat menjalankan program-program yang telah dibuat dan ini adalah inti dari peranan birokrasi pemerintah dengan peranannya sebagai ”penggerak pembangunan”.
Administrasi kepegawian adalah suatu tatacara didalam mengorganisasi daripada manusia-manusia dan peralatannya guna mencapai tujuan birokrasi khususnya Pemerintah (1) Edward H. Litcfield “ study of public administration” . Dan disini sudah jelas mengapa administrasi kepegawaian perlu dilakukan,yaitu :
1. Adanya satu badan yang menyelenggarakan administrasi kepegawaian, dan yang bersangkutan bertanggungjawab langsung kepada pimpinan yang ditunjuk oleh pemerintah didalam sebuah birokrasi serta unit-unit dari birokrasi tersebut.
2. Perumusan yang jelas terhadap klasifikasi kerja serta jabatan kepegawaian.
3. Untuk mengetahui dan mempermudah pengevaluasi terhadap kinerja, prestasi kerja, kedisiplinan, pengangkatan, mutasi dan pemberhentian seorang pegawai di suatu birokrasi.
4. Untuk mempermudah sistem gaji yang diterima berdasarkan ketentuan-ketentuan tertentu yang bersifat obyektif sesuai dengan pekerjaan dan hal ini berkaitan langsung dengan kesejahteraan dan masa pensiun.
Seperti yang sudah disebutkan diatas bahwa sistem karir pegawai didasarkan atas prestasi kerja, masa kerja dan tingkat pendidikan yang perlu dikembangkan didalam administrasi kepegawaian.Sistem karir berdasarkan prestasi kerja dimaksudkan sebagai prinsip bahwa seseorang yang bekerja di sebuah birokrasi pemerintahan didalam hal kedinasan, penempatan, promosi kepada pangkat yang lebih tiggi bahkan masa pensiunnya dilakukan atas dasar ketentuan-ketentuan serja melalui ujian obyektif terhadap prestasi maupun kemampuannya. Masa kerja merupakan sebuah prestasi yang dapat membuat karir seorang pegawai menjadi lebih meningkat dan hal ini juga berkaitan erat dengan pemberian gaji kepada pegawai yang bersangkutan. Sistem karir berdasarkan pendidikan Pendidikan merupakan pendongkrak pola fikir seorang pegawai terhadap apa tugas yang di embannya, sangat jelas pula bahwa pendidikan semakin tinggi maka lebih luas pula wawasannya. Ketiga hal tersebut diatas merupakan hal-hal yang perlu dibina, karena sistem merupakan sebuah penentu dari tinggi rendahnya gaji yang diterima oleh seorang pegawai.
Dalam membantu atau membina sistem karir dibidang administrasi kepegawaian, usaha yang pertama adalah mengadakan klasifikasi dan penggolongan jabatan atau kepangkatan. Dengan adanya klasifikasi ini maka ada kriteri-kriteria dalam pelihan pegawai serta adanya keseragaman didalam pembinaan pangkat, gaji untuk sebuah pekerjaan yang sama didalam birokrasi pemerintahan. Standar atau ketentuan yang menentukan klasifikasi dan golongan adalah beban kerja, luasnya tugas-tugas dan tanggungjawab, serta kualifikasi pendidikan dan lamanya masa kerja.
Mengenai klasifikasi ini ada dua sistem yan digunakan diantaranya adalah :
1. Klasifikasi menurut tugas dan jabatan
Kategori ini dimaksudkan untuk memberikan gaji yang sama utuk sebuah pekerjaan yang sama yang bertujuan untuk kepentingan dan efisiensi manajemen. Dengan demikian pula sudah jelas perincian tanggungjawab
dalam setiap jabatan yang memberikan uraian pekerjaan dan kewajiban masing-masing.
2. Klasifikasi menurut kepangkatan
Dalam setiap golongan kepangkatan dapat terdiri dari bebagai macam tugas pekerjaan dan jabatan yang dianggap mempunyai status yang sama. Cara ini lebih mempermudah apabila terjadi mutasi-mutasi terhadap
pegawai di suatu birokrasi ke birokrasi lain, maka si pegawai tetap mempunyai kepastian tentang pangkat dan statusnya.
Didalam administrasi kepegawaian pada umunya terdapat kelompok- kelompok golongan kepegawaian sebagai berikut :
1. Kelompok administratif tingkat tinggi, yang mempunyai fungsi sebagai
pengambil keputusan atau pemimpin.
2. Kelompok pegawai yang memiliki keterampilan dan latihan serta ilmu
pengetahuan khusus yang bersifat profesionil dalam jabatan-jabatan
tertentu.
3. Jabatan-jabatan diplomatik dalam rangka hubungan luar negeri.
4. Angkatan bersenjata
5. Kelompok kepegawaian dalam instansi-instansi pemerintah, baik
Pemerintah Pusat maupun Pemerintah Daerah.
6. Kelompok kepegawaian pelayanan administratif
7. Pekerja-pekerja harian yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan- pekerjaan tertentu dengan ketentuan diluar kepegawaian negeri (tenaga honorer).
Formasi dalam bidang kepegawaian menyangkut masalah rencana kepegawaian untuk instansi-instansi pemerintah, dengan adanya formasi kepegawaian diharapkan dalam jumlah dan susunan pegawai untuk masing-masing instansi pemerintah dapat sesuai dengan fungsi, tugas dann beban kerja yang diembannya. Formasi merupakan penentuan kualitas dan kuantitas pegawai yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan jenis dan beban kerja yang harus dilaksanakan dengan tujuan agas organisasi itu dapat melaksanakan tugasnya dan berdaya guna untuk melayani masyarakat.
Faktor-faktor yang menentukan penetapan formasi adalah sebagai berikut :
1. Jenis pekerjaan
2. Sifat pekerjaan
3. Kapasitas pekerjaan
4. Beban kerja
5. Prinsip pelaksanaan pekerjaan
6. Jenjang dan jumlah jabatan dan pangkat yang tersedia dalam organisasi Yang berkaitan erat dengan formasi adalah pengadaan (recruitment) dan penempatan (placement). Pengadaan perlu dilakukan dengan melalui sistem seleksi terhadap calon pegawai, dan didalam pengadaan pegawai seharusnya tidak melalui cara-cara hubungan pribadi aka tetapi di sebar luaskan kepada masyarakat dengan tujuan memberikan kesempatan kepada masyarakat untuk mengabdikan diri kepada pemerintah.
Suatu jabatan karir pada pegawai negeri dimaksudkan sebagai suatu jabatan selama hidup. Oleh karena itu suatu sistem promosi sangat penting bagi pegawai negeri untuk dapat melihat adanya prespektif hidupnya daimasa yang akan datang. Sistem promosi dimaksudkan untuk memberikan peluang terhadap hal penyediaan tenaga pegawai negeri tingkat tinggi yang berpengalaman. Sistem promosi sering kali dikaitkan dengan klasifikasi pendidikan, dan latihan jabatan. Karena pendidikan dan latihan tersebut dianggaps sebagai peningkatan dalam kemampuan. Oleh karena itu promosi pada tingkat-tingkat tertentu diperlukan sebuah tes sertifiksi terhadap jabatan yang lebih tinggi.
Pendidikan dan latihan bagi pegawai negeri merupakan salah satu aspek penting didalam pembinaan kepegawaian. Pendidikan dan keadaanpendidikan di suatu negara sangat berpengaruh terhadap kondisi kepegawaian di negara tersebut dan pendidikan pula menjadi sumber bagi tersedianya regenerasi kepegawaian. Beberapa alasan pentingnya pendidikan dan latihan dalam kepegawaian, yang diantaranya adalah :
1. Perlunya pembaharuan dan peningkatan penyempurnaan di bidang administrasi untuk dapat menganggulagi dan mendukung perkembangan sosial dan ekonomi.
2. Perlu diberikan orientasi baru, penekanan kepada berbagai teknik-teknik administrasi maupun manajemen yang di anggap masih lemah.
3. Kurangnya atau masih adanya kelangkaan terhadap tenaga-tenaga ahli dibidang tertentu.
4. Untuk dapat mengikuti perkembangan teknologi dan informasi. Oleh karena itu pendidikan dan pelatihan pegawai perlu mendapat prioritas yang tinggi didalam usaha pembangunan berencana. Seperti yang telah disebutkan diatas bahwa pendidikan dan pelatihan pegawai negeri sebaiknya dilakukan dengan sistem promosi karena pendidikan dan pelatihan juga merupakan penentu didalam suatu jenjang karir pegawai negeri.
Gaji merupakan hal penting bagi pegawai negeri dalam hal administrasi kepegawaian. Secara ideal gaji pegawai dan sistemnya harus memenuhi tiga unsur: yaitu adil, cukup dan merangsang, serta berorientasi pada prestasi kerja. Gaji yang rendah seringkali bahkan bukan sebagai penghematan, akan tetapi merupakan tambahan beban karena produktivitas kerja pegawai yang rendah. Lain halnya dengan gaji yang cukup, yang pastinya akan membuat seorang pegawai menjadi makmur dengan adanya gaji yang cukup, tidak hanya cukup disini pada saat ini pemerintah mulai merangsang pegawai negeri dengan berbagai macam cara, misalnya melalui pemberian tunjangan-tunjangan, progam kredit rumah dengan cicilan yang ringan, pinjaman tunai dengan ansuran yang terjangkau dan lain sebagainya.
