Mengelola Kontrak Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah

Nama                    : Khairil Anwar, SE.,M.Si

Judul Makalah  : Mengelola Kontrak Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah

Definisi Pembentukan Tim Pengelolaan Kontrak PBJ

Suatu proses untuk merumuskan tugas dan fungsi tim pengelolaan kontrak PBJ dan menyusun tim pengelolaan kontrak PBJ yang meliputi pengelolaan hubungan antara pembeli dan penyedia serta menjamin bahwa kedua belah pihak akan melaksanakan tugas dan tanggung jawab sebagaimana tertulis di dalam dokumen kontrak sampai dengan penutupan kontrak.

Tujuan Pengelolaan Kontrak:

1. Menjamin bahwa proses kontrak dapat terlaksana dengan baik.
2. Memenuhi hak dan tanggung jawab yang tertulis dalam dokumen kontrak.
3. Dikelola oleh tim yang berkompetensi
4. Mengurangi risiko karena timbulnya permasalahan ketika kontrak sedang berlangsung,
5. Pengendalian dan Penyelesaian permasalahan kontrak yang sedini mungkin.

Ringkasan Pelaksanaan Kontrak

 

1. Penetapan SPPBJ
2. Penandatanganan Kontrak
3. Penyerahan Lokasi Kerja
4. Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) / Surat Perintah Pengiriman (SPP)
5. Pemberian Uang Muka
6. Penyusunan Program Mutu
7. Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak
8. Mobilisasi
9. Pemeriksaan Bersama
10. Pengendalian Kontrak
11. Inspeksi Pabrikasi
12. Pembayaran Prestasi Pekerjaan
13. Perubahan Kontrak
14. Penyesuaian Harga
15. Keadaan Kahar
16. Penghentian Kontrak atau Berakhirnya Kontrak
17. Pemutusan Kontrak
18. Pemberian Kesempatan
19. Denda dan Ganti Rugi

Penetapan SPPBJ

Pejabat Penandatangan Kontrak sebelum menetapkan SPPBJ melakukan reviu atas laporan hasil pemilihan Penyedia dari Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan untuk memastikan:

1. bahwa proses pemilihan Penyedia sudah dilaksanakan berdasarkan prosedur yang ditetapkan; dan
2. bahwa pemenang pemilihan/calon Penyedia memiliki kemampuan untuk melaksanakan Kontrak.

Berdasarkan hasil reviu, Pejabat Penandatangan Kontrak memutuskan untuk menerima atau menolak hasil pemilihan Penyedia tersebut.

SPPBJ – PK

1. Sebelum menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ), Pejabat Pembuat Komitmen, Pokja Pemilihan dan pemenang melaksanakan Rapat Persiapan Penunjukan Penyedia.
2. PPK dan Pemenang wajib melaksanakan Rapat Persiapan Penunjukan Penyedia

Rapat persiapan penunjukan Penyedia

Memastikan Penyedia memenuhi ketentuan sebagai berikut:

1. Keberlakuan data isian kualifikasi
2. Bukti sertifikat kompetensi personel manajerial;
3. Perubahan jangka waktu pelaksanaan pekerjaan dikarenakan jadwal pelaksanaan pekerjaan yang ditetapkan sebelumnya akan melewati batas tahun anggaran;
4. Kewajiban melakukan sertifikasi bagi operator, teknisi atau analis yang belum bersertifikat pada saat pelaksanaan pekerjaan; dan
5. Pelaksanaan alih pengalaman/keahlian bidang konstruksi melalui sistem kerja praktik/magang, paling sedikit pembahasan terkait jumlah peserta, durasi pelaksanaan, dan jenis keahlian.

Penyerahan Lokasi

Apabila diperlukan Pejabat Penandatangan Kontrak menyerahkan lokasi kerja kepada Penyedia. Penyerahan lokasi kerja dilakukan setelah sebelumnya dilakukan peninjauan lapangan oleh para pihak dan pihak terkait yang dituangkan dalam Berita Acara Peninjauan Lokasi Kerja. Penyerahan lokasi kerja dituangkan dalam Berita Acara Serah Terima Lokasi Kerja yang ditandatangani oleh para pihak.

Penyerahan Lokasi

Catatan :

1. Pada pekerjaan konstruksi, PPK berkewajiban untuk menyerahkan lokasi kerja sesuai dengan kebutuhan Penyedia yang tercantum dalam rencana kerja yang telah disepakati oleh para pihak dalam Rapat Persiapan Penandatanganan Kontrak, untuk melaksanakan pekerjaan tanpa ada hambatan kepada Penyedia sebelum SPMK diterbitkan.
2. Penyerahan lokasi pekerjaan memperhatikan karakteristik lokasi pekerjaan.
3. Untuk pekerjaan di lokasi dengan pergerakan aktivitas umum tetap harus berjalan, maka penyerahan lokasi tetap memperhatikan kebutuhan pergerakan aktivitas umum

Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) / Surat Perintah Pengiriman (SPP)

Paling lama 14 hari kerja setelah tandatangan Kontrak atau 14 hari kerja sejak penyerahan lokasi

Pekerjaan

Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) Pada Pekerjaan Konstruksi

1. PPK menerbitkan SPMK paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sejak tanggal penandatanganan Kontrak atau 14 (empat belas) hari kerja sejak penyerahan lokasi kerja pertama kali.
2. Dalam SPMK dicantumkan seluruh lingkup pekerjaan dan Tanggal Mulai Kerja

 

Pemberian Uang Muka

Penyedia dapat mengajukan permohonan uang muka secara tertulis kepada Pejabat Penandatangan Kontrak disertai dengan rencana penggunaan uang muka untuk melaksanakan pekerjaan sesuai Kontrak dan rencana pengembaliannya. Pemberian uang muka disertai jaminan Uang Muka (senilai uang muka yang diberikan)

Penyusuanan Program Mutu

 

Program mutu disusun oleh Penyedia sebelum rapat persiapan pelaksanaan Kontrak, yang paling sedikit berisi:

1. Informasi mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan;
2. Organisasi kerja Penyedia;
3. Jadwal pelaksanaan pekerjaan;
4. Prosedur pelaksanaan pekerjaan;
5. Prosedur instruksi kerja; dan/atau
6. Pelaksana kerja.

Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak

1. reviu kontrak, dan pembagian tugas dan tanggung jawab dari kedua belah pihak;
2. pemutakhiran/pembaharuan rencana pekerjaan seperti tanggal efektif pelaksanaan, dan tahapan pelaksanaan kontrak;
3. reviu rencana penilaian kinerja pekerjaan sebagai dasar melakukan evaluasi kemajuan pekerjaan;
4. diskusi bagaimana dan kapan dilakukan pelaporan
5. pekerjaan;
6. Tata cara, waktu dan frekuensi pengukuran dan pelaporan yang disesuaikan dengan kondisi pekerjaan;
7. melakukan klarifikasi hal-hal yang masih kurang jelas dan mendiskusikan prosedur untuk manajemen perubahan; dan melakukan klarifikasi rencana koordinasi antar para pihak selama pelaksanaan pekerjaan.

Catatan Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak Pada Pekerjaan Konstruksi :

1. Paling lambat 7 (tujuh) hari kalender sejak diterbitkannya SPMK dan sebelum pelaksanaan pekerjaan, PPK bersama dengan Penyedia, unsur perancangan, dan unsur pengawasan, harus sudah menyelenggarakan rapat persiapan pelaksanaan kontrak.
2. Penyedia berkewajiban untuk mempresentasikan dan menyerahkan RMPK sebagai penjaminan dan pengendalian mutu pelaksanaan pekerjaan pada rapat persiapan pelaksanaan Kontrak, kemudian dibahas dan disetujui oleh
3. Penyedia berkewajiban untuk mempresentasikan dan menyerahkan RKK pada saat rapat persiapan pelaksanaan Kontrak, kemudian pelaksanaan RKK dibahas dan disetujui oleh PPK
4. Penyedia dapat diminta menghadirkan personil inti pekerjaan dan tenaga ahli / tenaga terampil yang disampaikan di dalam penawaran teknis.
5. Dalam rapat persiapan, Pejabat Pembuat Komitmen dapat mengikutsertakan Tim Teknis dan/atau Tim Pendukung.

 

Pemeriksaan Bersama

Apabila diperlukan,pada tahap awal pelaksanaan Kontrak, para pihak bersama-sama melakukan pemeriksaan lokasi pekerjaan dengan melakukan pengukuran dan pemeriksaan detail kondisi lokasi pekerjaan untuk setiap tahapan pekerjaan dan rencana mata pembayaran.

Pengendalian Kotrak

Pengendalian Waktu Pada Pekerjaan Konstruksi :

1. Penyedia berkewajiban untuk memulai pelaksanaan pekerjaan pada Tanggal Mulai Kerja, dan melaksanakan pekerjaan sesuai dengan RMPK, serta menyelesaikan pekerjaan paling lambat selama Masa Pelaksanaan yang dinyatakan dalam SSKK.
2. Apabila Penyedia berpendapat tidak dapat menyelesaikan pekerjaan sesuai Masa Pelaksanaan karena di luar pengendaliannya yang dapat dibuktikan demikian, dan Penyedia telah melaporkan kejadian tersebut kepada PPK, dengan disertai bukti-bukti yang dapat disetujui PPK, maka PPK dapat memberlakukan Peristiwa Kompensasi dan melakukan penjadwalan kembali pelaksanaan tugas Penyedia dengan membuat adendum Kontrak.
3. Dapat diberlakukan serah terima sebagian pekerjaan (secara parsial), Masa Pelaksanaan dibuat berdasarkan bagian pekerjaan tersebut sesuai dengan SSKK.
4. Pengawas Pekerjaan atau Penyedia dapat menyelenggarakan rapat pemantauan, dan meminta satu sama lain untuk menghadiri rapat tersebut. Rapat pemantauan diselenggarakan untuk membahas perkembangan pekerjaan dan perencanaan atas sisa pekerjaan serta untuk menindaklanjuti peringatan dini.
5. Masing-masing pihak dapat menyelenggarakan peringatan dini

Perubahan Kontrak

Dapat dilakukan

• Semua Jenis Kontrak

Ketentuan

• Menambah atau mengurangi volume pekerjaan yang tercantum dalam Kontrak
• Menambah dan/atau mengurangi jenis kegiatan
• Mengubah spesifikasi teknis pekerjaan sesuai dengan kondisi lapangan atau
• Mengubah jadwal pelaksanaan
• Penambahan nilai Kontrak akhir tidak melebihi 10% dari nilai kontrak awal dan tersedia anggaran
• Untuk pemeriksaan dalam rangka perubahan kontrak, Pejabat Penandatangan Kontrak dapat menetapkan tim atau tenaga ahli.

Perubahan Kontrak Pada Pekerjaan Konstruksi :

1. Kontrak hanya dapat diubah melalui adendum Kontrak.
2. Perubahan Kontrak dapat dilaksanakan apabila disetujui oleh para pihak, yang diakibatkan beberapa hal berikut meliputi:
3. perubahan pekerjaan;
4. perubahan Harga Kontrak;
5. perubahan jadwal pelaksanaan pekerjaan dan/atau Masa Pelaksanaan;
6. perubahan Kontrak yang disebabkan masalah administrasi.
7. Untuk kepentingan perubahan Kontrak, PPK dapat meminta pertimbangan dari Pengawas Pekerjaan dan Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak

Perubahan Pekerjaan

Ketentuan :

• Dalam hal terdapat perbedaan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan dengan gambar dan/atau spesifikasi teknis yang ditentukan dalam dokumen Kontrak, PPK bersama Penyedia dapat melakukan perubahan pekerjaan

Bentuk perubahan :

• menambah atau mengurangi volume yang tercantum dalam Kontrak;
• menambah dan/atau mengurangi jenis kegiatan/ pekerjaan;
• mengubah spesifikasi teknis dan/atau gambar pekerjaan; dan/atau
• mengubah jadwal pelaksanaan pekerjaan

Perubahan Pekerjaan

Ketentuan :

• Dalam hal tidak terjadi perubahan kondisi lapangan namun ada perintah perubahan dari PPK, PPK bersama Penyedia dapat menyepakati perubahan pekerjaan

Bentuk perubahan :

• menambah dan/atau mengurangi jenis kegiatan/ pekerjaan;
• mengubah spesifikasi teknis dan/atau gambar pekerjaan; dan/atau
• mengubah jadwal pelaksanaan pekerjaan

Perubahan Pekerjaan

Ketentuan :

• Perintah perubahan pekerjaan dibuat oleh PPK secara tertulis kepada Penyedia kemudian dilanjutkan dengan negosiasi teknis dan harga dengan tetap mengacu pada ketentuan yang tercantum dalam Kontrak awal.
• Hasil negosiasi tersebut dituangkan dalam Berita Acara sebagai dasar penyusunan adendum Kontrak.
• Untuk perubahan kegiatan / pekerjaan / spesifikasi / gambar pekerjaan yang baru
• dilaksanakan oleh Penyedia setelah dilakukannya perubahan kontrak.
• Dalam hal perubahan pekerjaan mengakibatkan penambahan Harga Kontrak, perubahan Kontrak dilaksanakan dengan ketentuan penambahan Harga Kontrak akhir tidak melebihi 10% (sepuluh perseratus) dari harga yang tercantum dalam Kontrak awal dan tersedianya anggaran.
• Perubahan kontrak yang berhubungan dengan penggunaan keuangan, harus terlebih dahulu mendapat persetujuan PA/KPA, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.