Bekerja dari jarak jauh sedang meningkat dan perlahan menjadi normal baru, yang berarti kebutuhan organisasi untuk menyediakan pelatihan jarak jauh juga meningkat.Dan dengan 61% karyawan jarak jauh merasa bahwa mereka membutuhkan pelatihan tambahan untuk bekerja lebih baik dalam peran mereka, urgensi untuk memberikan pelatihan jarak jauh yang berkualitas bahkan lebih terlihat. Apa sebenarnya pelatihan jarak jauh itu, apa manfaat dan tantangannya, dan apa praktik terbaik untuk berhasil melatih karyawan jarak jauh?
Apa itu pelatihan jarak jauh?
Pelatihan jarak jauh adalah jenis pelatihan karyawan yang berlangsung di kejauhan, dan merupakan bagian dari pembelajaran dan pengembangan proses. Ini ditujukan untuk orang-orang yang bekerja dari rumah atau jarak jauh daripada di kantor.
Pelatihan jarak jauh biasanya disampaikan melalui kelas virtual, kursus online, podcast, webinar, dan alat pembelajaran elektronik lainnya. Ini terjadi secara sinkron atau asinkron.
Mengapa ada peningkatan kebutuhan akan pelatihan jarak jauh?
Jumlah pekerja jarak jauh dalam lima tahun ke depan diharapkan hampir dua kali lipat dibandingkan dengan keadaan sebelum pandemi, dengan 36,2 juta orang Amerika bekerja dari jarak jauh pada tahun 2025. Perusahaan seperti Dropbox, Spotify, atau Slack membiarkan karyawan mereka bekerja dari jarak jauh selamanya, sementara organisasi lain mengadopsi model kerja hybrid.
Berdasarkan survei kerja jarak jauh TalentLMS, 67% pekerja jarak jauh menginginkan lebih banyak pelatihan dari pemberi kerja mereka. Jadi, apakah karyawan Anda selalu bekerja dari rumah atau baru-baru ini tidak punya pilihan lain, sangatlah penting untuk memiliki struktur yang kokoh untuk melatih karyawan jarak jauh.
Apakah pelatihan virtual berbeda dengan pelatihan jarak jauh?
Perbedaan utama pelatihan virtual adalah pelatihan yang dilakukan di lingkungan virtual atau simulasi, yang bertujuan untuk menciptakan skenario kehidupan nyata melalui teknologi.
Contohnya adalah ruang kelas online, atau panggilan penjualan simulasi menggunakan rekaman audio atau video.
Pelatihan jarak jauh selalu terjadi dengan jarak antara pelajar dan instruktur dan sepenuhnya difasilitasi secara online, sementara ini tidak selalu terjadi dengan pembelajaran virtual. Jenis pembelajaran ini dapat dilakukan dari jarak jauh tetapi juga dapat dilakukan dengan pelajar dan instruktur di tempat yang sama. Jadi, meskipun kedua laku itu sangat mirip, ada sedikit perbedaan.
Bagaimana saya tahu jika organisasi saya membutuhkan pelatihan jarak jauh?
Jika salah satu hal di bawah ini berlaku untuk organisasi Anda, maka pelatihan jarak jauh akan bermanfaat bagi karyawan dan perusahaan Anda:
- Beberapa karyawan Anda bekerja dari jarak jauh (setidaknya sebagian)
- Keterlibatan rendah di antara tim jarak jauh Anda
- Anda berencana untuk mempekerjakan lebih banyak karyawan jarak jauh di masa depan
- Anda sedang dalam transisi (atau telah beralih) untuk beroperasi sepenuhnya dari jarak jauh
- Anda memiliki tim karyawan yang harus bekerja dari lokasi berbeda secara teratur
Manfaat pelatihan jarak jauh
Jika direncanakan dan dilaksanakan dengan sukses, manfaat pelatihan jarak jauh sangat besar dan akan meluas ke seluruh perusahaan.
Berikut ini hanya beberapa dari sekian banyak manfaat yang dapat Anda harapkan.
Kontinuitas L&D pada saat terjadi gangguan
Jika beberapa atau semua karyawan Anda tiba-tiba beralih dari bekerja di kantor utama ke bekerja dari jarak jauh, penting untuk memastikan bahwa mereka dapat terus meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mereka.
Pelatihan jarak jauh mencegah karyawan tertinggal dengan memastikan pembelajaran & pengembangan berkelanjutan, yang bermanfaat bagi karyawan dan organisasi.
Meningkatkan produktivitas karyawan
Memberikan pelatihan langsung yang relevan kepada karyawan jarak jauh Anda akan membantu membangun keterampilan dan pengetahuan mereka, dan pada akhirnya, meningkatkan produktivitas mereka.
Keterjangkauan
Sesi pelatihan di tempat dan pelatihan sesuai permintaan bisa mahal. Ada juga potensi biaya (dan kerumitan) untuk mengangkut karyawan ke lokasi yang ditentukan, dan berarti hilangnya output selama waktu ini.
Oleh karena itu, pelatihan jarak jauh adalah pilihan yang lebih terjangkau karena menghilangkan atau secara signifikan meminimalkan semua biaya ini, itulah sebabnya semakin banyak organisasi yang beralih ke pendekatan pelatihan ini.
Retensi pengetahuan yang ditingkatkan
Manfaat signifikan dari pelatihan jarak jauh adalah kemampuan untuk meninjau kembali pelatihan berkali-kali dan dalam format yang berbeda. Karyawan dapat meninjau konsep dan informasi sebanyak yang mereka pilih, yang mengarah pada peningkatan pembelajaran dan retensi pengetahuan.
Pelatihan dapat dipersonalisasi dengan melihat materi kursus dalam format pilihan pelajar: audio, video, presentasi, atau kombinasi dari semua hal di atas. Mengakses informasi dalam format berbeda berarti mendukung fakta bahwa setiap karyawan akan memiliki gaya belajar yang unik. Dengan kata lain, pembelajaran menjadi lebih menarik dan memfasilitasi retensi pengetahuan yang lebih tinggi.
Meningkatkan tingkat retensi karyawan
Jika karyawan jarak jauh ditawari banyak kesempatan pelatihan untuk belajar dan berkembang dalam peran mereka dan organisasi yang lebih luas, mereka cenderung merasa dihargai, menjadi bagian dari tim, dan ingin tetap berada di dalam organisasi Anda. Terlebih lagi, saat mereka mempelajari keterampilan baru, kepercayaan diri mereka akan tumbuh, mengarah pada motivasi dan kinerja yang lebih tinggi dalam peran mereka.
Tantangan pelatihan jarak jauh
Meskipun ada banyak manfaat dari pelatihan jarak jauh, ada juga beberapa tantangan yang perlu dipertimbangkan.
Mungkin dianggap impersonal
Karena tidak ada kontak fisik tatap muka dengan instruktur atau rekan, pelatihan jarak jauh dapat dianggap oleh beberapa orang sebagai impersonal.
Isu Komunikasi
Pelatihan jarak jauh juga menimbulkan beberapa masalah komunikasi. Misalnya, tidak mudah mendapatkan umpan balik langsung, terutama dengan pelatihan asinkron. Selain itu, tidak ada interaksi atau dukungan peer-to-peer yang datang dengan pelatihan secara langsung.
Gangguan
Karena karyawan melihat dan menyelesaikan semua pelatihan dalam pengaturan jarak jauh, ada kemungkinan besar karyawan tersebut menghadapi gangguan saat mencoba menyelesaikannya, terutama saat bekerja dari rumah. Ini bisa berupa gangguan yang dipaksakan sendiri, tuntutan rumah tangga, atau tanggung jawab keluarga. Ini adalah salah satu tantangan dengan pekerjaan jarak jauh secara umum.
Namun, terlepas dari tantangan ini, organisasi terus mengerjakan dan meningkatkan strategi pelatihan jarak jauh yang menghilangkan kerugian ini.
Mari kita telusuri ini lebih detail.
Praktik terbaik pelatihan jarak jauh
Meluncurkan program pelatihan jarak jauh mungkin menakutkan sejak awal, tetapi itu tidak berarti itu tidak bisa sukses!
Berikut beberapa praktik terbaik untuk melatih karyawan jarak jauh.
- Gunakan berbagai format pelatihan dan jenis file
Pendekatan terbaik adalah dengan menggunakan kombinasi format pelatihan yang berbeda. Misalnya, Anda dapat menggabungkan sesi langsung dan sinkron dengan instruktur dengan pembelajaran asinkron atau on-demand, microlearning / learning bites, atau sesi tanya jawab dengan instruktur yang akan memerangi tantangan umpan balik terbatas.
Pastikan untuk menggunakan berbagai jenis file, termasuk:
- Audio
- Video
- Lembar kerja yang dapat diunduh
- Daftar periksa (checklists)
- Presentasi
- Webinar atau pelatihan yang dipimpin instruktur virtual
Misalnya, jika Anda ingin melatih departemen SDM Anda, Anda dapat menggabungkan kuliah yang dipimpin instruktur langsung dengan fleksibel, pembelajaran mandiri secara online.
Juga penting untuk memberikan kesempatan kepada pelajar untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang baru mereka peroleh. Ini termasuk latihan praktis dan proyek yang dapat mereka kerjakan.
Menggunakan berbagai format file memenuhi gaya belajar yang berbeda dan membantu karyawan tetap terlibat. Selain itu, ini menciptakan pengalaman yang lebih pribadi dan membantu retensi pengetahuan.
Pikirkan tentang apa yang akan membuat Anda tetap terlibat, dan mulailah dari sana.
- Jadikan pelatihan ramah seluler
Karyawan jarak jauh tidak selalu bekerja dari rumah dan tidak selalu membawa laptop atau komputer mereka dalam jangkauan. Inilah sebabnya mengapa penting untuk memastikan pelatihan Anda ramah seluler dan dapat diakses di mana saja kapan saja. Faktanya, 82% karyawan jarak jauh telah menyelesaikan pelatihan di luar jam kerja, jadi mengapa tidak membuatnya semudah mungkin?
Jika Anda memilih perangkat lunak pelatihan jarak jauh yang tepat, ini adalah proses yang sederhana.
- Ciptakan komunitas pelajar
Alat komunikasi dan produktivitas seperti Slack, Asana, Trello, dan Monday.com membuat kerja dan pelatihan jarak jauh lebih sederhana dari sebelumnya.
Alat-alat ini memungkinkan Anda untuk membuat ruang bagi banyak karyawan pada program pelatihan jarak jauh yang sama untuk terlibat dalam diskusi dengan cara yang menyenangkan dan berbagi tip dan pengetahuan. Ini memberi karyawan jarak jauh Anda kesempatan untuk terlibat satu sama lain dan merasa menjadi bagian dari tim, mensimulasikan pengalaman pelatihan secara langsung.
Komunitas pelajar juga membantu menghilangkan beberapa masalah komunikasi yang dibahas sebelumnya, plus membantu mempersonalisasi pengalaman pelatihan jarak jauh.
- Mengukur efektivitas pelatihan
Sangat penting untuk melacak keefektifan pelatihan jarak jauh Anda karena berbagai alasan. Untuk melihat apakah karyawan Anda menyerap materi, tentukan kursus dan atasan mana yang paling populer dan mana yang perlu diperbaiki atau diganti.
Cara sederhana untuk mengukur efektivitas pelatihan akan mensurvei karyawan Anda. Ajukan pertanyaan kepada mereka seperti:
- Topik apa yang ingin Anda terima pelatihannya?
- Apa yang paling Anda sukai dari pelatihan yang Anda terima?
- Apa yang paling Anda sukai tentang pelatihan yang Anda terima?
- Apa yang ingin Anda ubah tentang pelatihan ini?
Setelah Anda mengetahui mana yang berhasil dan mana yang tidak, Anda dapat mulai meningkatkan dan merampingkan proses Anda dan meningkatkan efektivitasnya.
- Buat (bagian dari) pembelajaran jarak jauh mandiri
Untuk memberi karyawan Anda lebih banyak fleksibilitas, Anda dapat mempertimbangkan untuk membuat bagian dari pelatihan jarak jauh dengan kecepatan sendiri. Itu berarti Anda memberi mereka tanggal penyelesaian secara keseluruhan, dan mereka memilih kapan harus mengerjakannya agar sesuai dengan jadwal dan cara belajar yang mereka sukai.
Namun, jika Anda akan membuat bagian dari pelatihan berjalan dengan sendirinya, penting untuk menetapkan garis waktu dengan pelajar, sehingga mereka memiliki sesuatu untuk dikerjakan. Ini juga dapat membantu untuk mendorong mereka agar secara teratur memblokir waktu di kalender mereka untuk didedikasikan untuk pelatihan.
- Menerapkan gamifikasi
Gamifikasi adalah cara brilian untuk meningkatkan interaktivitas, keterlibatan, dan motivasi dengan pelajar Anda dan membantu menghilangkan gangguan.
Banyak opsi perangkat lunak pelatihan jarak jauh hadir dengan fitur gamifikasi, termasuk bersaing untuk mendapatkan poin, lencana, dan peringkat pada sistem papan peringkat. Ada juga kemampuan untuk memberi mereka sertifikat saat mereka menyelesaikan kursus. Para karyawan kemudian dapat membagikan “kemenangan” ini secara online.
Gamifikasi adalah cara kreatif untuk mendukung persaingan yang sehat sambil mendorong karyawan Anda dengan penguatan positif saat mereka melakukan pekerjaan dengan baik.
- Pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak pelatihan jarak jauh
Perangkat lunak pelatihan jarak jauh atau sistem pengelolaan pembelajaran (LMS) yang diarahkan untuk pengaturan jarak jauh dapat membantu merencanakan, menerapkan, dan menyampaikan program pelatihan Anda dengan lancar, terutama jika Anda adalah organisasi besar.
Mengunggah materi pelatihan Anda dan mengirimkannya melalui email kepada karyawan Anda adalah sebuah pilihan, tetapi ini akan membuat Anda kehilangan banyak manfaat yang menyertai pelatihan online.
LMS memungkinkan Anda memanfaatkan semua manfaat ini dan akan menjadi alat pelatihan jarak jauh dan platform pelatihan virtual untuk Anda.
LMS yang tepat akan memungkinkan Anda untuk:
- Buat, edit, dan simpan konten Anda secara online
- Tambahkan karyawan jarak jauh ke portal Anda dan akses konten di mana saja kapan saja
- Lacak kemajuan dan tingkat penyelesaian pelajar
- Menilai dan mengevaluasi pengetahuan peserta didik
- Selenggarakan webinar langsung dan sesi Tanya Jawab
Contoh LMS perusahaan:
- Ruangkelas by Ruangguru
- Google Classroom
- Edmodo
- Schoology
- Moodle
- Hashmicro
- Scola
Pembelajaran online umum platform:
- Coursera
- TalentLMS
- Udemy
- Ruangguru
- edX
- Alison
- IBMI
- Menumbuhkan budaya belajar
Untuk menumbuhkan budaya belajar, konsep pembelajaran harus tertanam dalam diri karyawan Anda sejak mereka bergabung dengan organisasi Anda, dan ini harus berlanjut sepanjang waktu mereka bersama Anda. Ini berarti pelatihan jarak jauh yang Anda tawarkan harus rutin dan berkelanjutan daripada acara satu kali.
Riset menemukan bahwa lebih dari 70% perusahaan yang berhasil meningkatkan kinerja karyawannya juga cepat memberikan pelatihan baru untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Ini mendukung gagasan bahwa pelatihan jarak jauh yang berkelanjutan adalah suatu keharusan, dan karyawan jarak jauh harus memiliki akses ke pelatihan setiap saat.
Pelatihan jarak jauh akan tetap ada, jadi apakah Anda siap untuk beradaptasi?
Seperti yang telah kita diskusikan, pekerjaan jarak jauh sedang berkembang, yang berarti bahwa pelatihan jarak jauh harus meningkat dengan kecepatan yang sama. Merancang, membuat, dan menerapkan format pelatihan jarak jauh yang relevan dan efektif sangat penting untuk memastikan keterampilan dan kepercayaan diri karyawan Anda terus berkembang. Singkatnya, ini akan meningkatkan produktivitas, retensi karyawan, dan semangat tim.
