Para pelaku bisnis tak jarang menemukan miskomunikasi ketika berinteraksi dengan lawan bicara yang memiliki latar belakang berbeda, terutama dari negara yang tidak sama. Hal ini kerap berakibat pada kebingungan sehingga kinerja bisnis menjadi tidak optimal. Sehingga perlunya untuk mempelajari berbagai pendekatan untuk menangani kesulitan berinteraksi dengan orang-orang dari bermacam negara dengan cara menelusuri kecondongan masing-masing budaya.
Sumber gambar: Pixabay
Budaya sebuah negara akan mempengaruhi gaya interaksi manusia yang ada di dalamnya
Interaksi global menjadi aktivitas yang lazim dalam dunia bisnis saat ini. Oleh karena itu, diperlukan kecakapan untuk memahami perbedaan budaya agar dapat bekerja lebih efektif dengan orang lain dari berbagai belahan dunia.
Setiap individu adalah unik. Lantas, apakah latar belakang budaya dapat memberikan pengetahuan mengenai cara berperilaku seseorang dalam berbisnis? Bukankah setiap individu itu berbeda? Jawabannya adalah ya, setiap individu memang berbeda. Namun, budaya tempat seseorang tumbuh akan memberi pengaruh besar terhadap cara pandang orang tersebut.
Langkah pertama yang perlu dilakukan ketika memulai interaksi dengan rekan dari negara lain ialah mengidentifikasi perbedaan budaya kita dengan budaya orang yang menjadi rekan bisnis. Kemudian, kita dapat berdialog untuk saling mempelajari perbedaan budaya masing-masing.
Perbedaan budaya dalam interaksi bisnis dapat ditinjau berdasarkan lima aspek berikut ini;
- pertama, cara berkomunikasi;
- kedua, cara menyampaikan tanggapan negatif dan mengemukakan pendapat;
- ketiga, model kepemimpinan yang dianut;
- keempat, cara pengambilan keputusan, dan
- kelima, penggunaan waktu.
Jika berada dalam sebuah tim atau bertindak sebagai pemimpin, sangat perlu untuk membuat pemetaan berdasarkan lima aspek di atas terhadap para anggota dalam tim. Usai pemetaan, kita perlu untuk memposisikan diri sebagai sebuah jembatan. Latih anggota tim untuk berusaha melihat dari sudut pandang yang berbeda untuk membantu mereka menjadi luwes satu sama lain.
Setiap negara memiliki konteks komunikasi yang berbeda
Misinterpretasi dari sebuah komunikasi seringkali terjadi. Hal itu bisa terjadi bukan semata-mata disebabkan oleh ketidakcakapan pendengar dalam menangkap maksud pembicara. Komunikasi memerlukan kerja sama yang baik dari kedua pihak dan latar belakang budaya yang berbeda dapat memengaruhi kesuksesan penyampaiannya.
Bentuk komunikasi terbagi menjadi dua, yakni komunikasi konteks rendah (low context) dan konteks tinggi (high context). Komunikasi konteks rendah merupakan kondisi di mana orang berbicara secara tersurat, jelas dan tanpa basa-basi. Contohnya orang-orang dari Amerika Serikat, Kanada, Australia, Belanda dan Jerman. Sebaliknya, komunikasi konteks tinggi yang banyak dilakukan oleh orang dari Asia dan Afrika merupakan penyampaian secara tersirat dan adanya asumsi bersama yang seharusnya dipahami oleh kedua belah pihak.
Perbedaan ini menyebabkan orang berkonteks rendah sering dianggap tidak sopan di mataorang berkonteks tinggi. Di sisi lain, orang berkonteks tinggi terkesan tidak transparan dan tidak mampu berkomunikasi secara efektif di mata orang berkonteks rendah. Oleh karena itu, seseorang bisa saja merupakan komunikator hebat di budaya asalnya, namun ketrampilannya tersebut tidak selalu berlaku di budaya lain.
Maka, pada saat berbicara dengan orang berkonteks rendah selalu menyampaikannya secara lugas dan transparan. Di akhir pembicaraan, perlu untuk dijabarkan kembali tentang adapa yang sudah dikatakan. Kepada lawan bicara yang berkonteks tinggi, perlunya untuk berlatih mendengarkan dengan lebih hati-hati. mengamati bahasa tubuh lawan bicara. mengajukan pertanyaan dan konfirmasi ulang jika tidak yakin, serta tidak membentuk opini terlalu cepat jika belum mengerti.
Apabila ketika bekerja dengan tim yang berasal dari berbagai latar belakang budaya (multikultural), maka cara yang aman ialah gunakan komunikasi tingkat rendah dengan pemilihan kata-kata yang halus dan sopan. Berdiskusi pula kepada orang-orang berkonteks tinggi dalam tim harus dilakukan agar seluruh anggota tim dapat mengerti apa saja yang disampaikan.
Setiap budaya juga memiliki cara yang berbeda dalam penyampaian tanggapan negatif
Dalam hal menyampaikan tanggapan negatif, beberapa budaya juga memiliki kecenderungan yang berbeda. Misalnya, orang Amerika yang berkonteks rendah merasa lebih nyaman memberi tanggapan negatif lewat penyampaian yang positif. Sementara orang Belanda cenderung mengkritik secara terang-terangan.
Secara umum, perbedaan cara melontarkan tanggapan negatif ini bisa dibagi menjadi dua jenis: langsung dan tidak langsung. Penulis membagi tips untuk berinteraksi dengan 4 kuadran budaya berikut ini.
Kuadran I: konteks rendah – tanggapan negatif langsung. Sudah menjadi kebiasaan mereka untuk berbicara maupun mengkritik sejelas mungkin. Namun, jangan mencoba meniru karena gaya ini hanya cocok dilakukan oleh sesama mereka. Orang di luar budaya mereka yang melakukan hal ini justru bisa dinilai menyinggung.
Kuadran II: konteks tinggi – tanggapan negatif langsung. Jika menghadapi orang dengan latar belakang budaya ini, gunakan kata-kata yang sopan namun ungkapkan dengan jelas.
Kuadran III: konteks rendah – tanggapan negatif tidak langsung. Sebaiknya awali dengan pemberian tanggapan positif, baru dilanjutkan dengan tanggapan negatif.
Kuadran IV: konteks tinggi – tanggapan negatif tidak langsung. Berikan tanggapan negatif secara personal, bukan di hadapan orang banyak. Jika memungkinkan, sampaikan secara bertahap (tidak dalam satu waktu) agar konten dapat lebih mudah diterima oleh lawan bicara kita.
Selain kesalahan dalam cara menyampaikan tanggapan negatif, tak jarang dalam suatu tim, konflik terjadi karena adanya perbedaan pendapat. Yang satu menganggap pendapat yang lain kurang tepat, dan sebaliknya. Terkait hal ini, perlunya untuk memahami dua jenis perbedaan cara mengemukakan pendapat. Pertama, mereka yang konfrontatif—contohnya orang Israel, Prancis, dan Jerman—menganggap bahwa konfrontasi terbuka adalah sesuatu yang positif. Kedua, mereka yang menghindari konfrontasi—contohnya orang Indonesia, Jepang, dan Thailand—menganggap bahwa konfrontasi sepatutnya dihindari karena dapat merusak hubungan kerja.
Dalam suatu tim multikultural, apabila sebagai pemimpin, mencoba untuk tidak hadir dalam rapat karena orang-orang yang menghindari konfrontasi memiliki intensi untuk tidak berbeda pendapat dengan atasan. Selain itu, sebaiknya untuk mengatur agar ada rapat pengumpulan ide yang diikuti hanya oleh bawahan untuk kemudian hasilnya disampaikan oleh perwakilan rapat. Terakhir, brainstorming dapat menjadi opsi pengumpulan ide yang dilakukan melalui secarik kertas di mana anggota tim menuliskan nama mereka secara anonim.
Budaya yang berbeda memiliki model kepemimpinan yang berbeda pula
Dalam sudut pandang lintas budaya, terdapat dua model kepemimpinan. Pertama, kepemimpinan egaliter di mana semua orang dianggap sama. Negara penganut model kepemimpinan ini di antaranya Denmark, Swedia dan Belanda. Kedua, kepemimpinan hierarkis di mana bawahan benar-benar harus tunduk kepada atasan. Model ini dianut oleh negara seperti Jepang, Korea dan Nigeria.
Dalam kepemimpinan hierarkis, komunikasi mengikuti lapis tingkatan dalam organisasi. Sedangkan dalam kepemimpinan egaliter, hal tersebut tidak berlaku. Untuk beradaptasi di lingkungan kepemimpinan hierarkis, upayakan untuk berkomunikasi dengan orang yang selevel. Meminta izin terlebih dulu apabila ingin melakukan komunikasi ke level yang lebih tinggi maupun lebih rendah. Jika mengirim email ke level yang lebih rendah, kirim pula salinan ke atasannya.
Sedangkan alur komunikasi dalam kepemimpinan egaliter lebih sederhana karena tidak perlu meminta izin untuk menghubungi orang-orang yang berada di level berbeda. Dalam hal berkirim email di lingkungan egaliter, pikir dua kali sebelum mengirim salinan kepada atasan orang yang dikontak karena hal tersebut justru mengisyaratkan bahwa kita tidak mempercayai mereka atau mencoba membuat mereka terlibat masalah. Jika tidak yakin mengenai kepemimpinan apa yang dirasa nyaman oleh rekan-rekan yang ada, maka lebih aman mengikuti kepemimpinan hierarkis.
Pengambilan keputusan yang tepat mesti disesuaikan dengan latar belakang budaya
Pengambilan keputusan di negara dengan model kepemimpinan hierarkis umumnya dilakukan oleh seorang petinggi saja. Sebaliknya, negara penganut sistem egaliter menjunjung tinggi mufakat. Meskipun begitu, beberapa negara tidak menganut pola umum tersebut. Misalnya, Amerika Serikat cenderung egaliter namun pengambilan keputusan biasa dilakukan oleh seorang pemimpin. Sebaliknya, Jerman dan Jepang yang cenderung hierarkis justru menerapkan sistem mufakat. Bagi negara penganut mekanisme mufakat, keputusan adalah hal yang dianggap amat penting. Sebaliknya, negara dengan pengambilan keputusan dari seorang petinggi menganggap bahwa hasil keputusan selayaknya lebih fleksibel.
Berikut beberapa tips jika kita bekerja dengan tim yang condong kepada mufakat. Pertama, jalin komunikasi informal dengan anggota tim untuk mengetahui di mana atau siapa saja yang memiliki banyak peran dalam proses perumusan keputusan. Tanpa melakukan hal ini, perumusan poin-poin keputusan bisa saja dibuat tanpa banyak melibatkan pemikiran. Kedua, persiapkan diri karena pengambilan keputusan mungkin terdiri atas berbagai rapat dan memakan waktu lebih lama. Ketiga, jangan mendesak tim untuk membuat keputusan lebih cepat.
Sedangkan apabila kita bekerja dengan tim yang lebih mengutamakan pengambilan keputusan oleh pemimpin, berikut beberapa strategi yang dapat dilakukan. Pertama, jika pendapat dalam tim mulai terpecah, kita dapat menyarankan pemungutan suara. Kedua, bersiaplah menjalankan keputusan sekalipun masukan kita ditolak, dan luwes saja selama proses karena keputusan cenderung dapat ditinjau kembali. Ketiga, jika kita sebagai pemimpin, perlu untuk mengumpulkan sudut pandang yang berbeda tapi tetap berusaha memutuskan dengan cepat atau alih-alih akan dianggap tidak tegas.
Jika kita bekerja dengan tim multikultural, maka sangat perlu untuk membuat kesepakatan bersama di awal proses tentang mekanisme pengambilan keputusan seperti apa yang dirasa nyaman bagi seluruh anggota tim.
Penggunaan waktu memiliki makna yang berbeda-beda di setiap budaya
Kepercayaan dapat dikatakan sebagai salah satu elemen terpenting dalam berbisnis. Terdapat dua jenis kepercayaan, yakni kognitif dan afektif. Kepercayaan kognitif dilandasi oleh sikap profesional seseorang dalam bekerja. Kepercayaan ini berasal dari pemikiran logis dan dibangun berdasarkan pemberian tugas. Sedangkan kepercayaan afektif berasal dari kedekatan emosional dan dibangun melalui penguatan hubungan.
Penggunaan waktu dapat menjadi salah satu indikator dalam membangun kepercayaan. Misalnya tentang alokasi waktu makan siang atau malam. Bagi orang berbasis pemberian tugas, waktu makan sedapat mungkin singkat. Berbeda dengan orang-orang berbasis penguatan hubungan. Waktu makan justru menjadi momen berharga untuk membangun kedekatan emosional, sehingga memerlukan waktu lebih lama dan perlu dilakukan dengan rileks.
Cara seseorang memanfaatkan waktu pun memberi persepsi yang berbeda mengenai kecakapan yang baik. Bagi orang dengan budaya waktu linear seperti Jerman, Swiss, dan Jepang, waktu dinilai sangat berharga. Oleh karena itu, terlambat hadir beberapa menit saja sudah dianggap tidak sopan. Selain itu, keterlambatan menyelesaikan presentasi atau menyudahi rapat dapat memunculkan kesan tidak profesional.
Bagi orang dengan budaya waktu yang lebih fleksibel seperti Arab Saudi, Nigeria, dan Kenya, terlambat hadir hingga melebihi 15 menit terkadang masih dianggap lumrah. Contoh lain dalam hal presentasi. Mereka cenderung tidak masalah apabila presentasi yang dilakukan melebihi alokasi waktu yang disediakan, terutama jika topik yang dibawakan menarik minat para pendengar.
Sangat bermanfaat