Tips Penyusun Nota Dinas ke DPRD bagi ASN

Nota dinas adalah sarana komunikasi resmi yang penting bagi setiap Aparatur Sipil Negara (ASN) untuk menyampaikan informasi, permohonan, ataupun tindak lanjut kebijakan kepada Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD). Kualitas nota dinas berpengaruh langsung pada efektivitas hubungan eksekutif-legislatif serta percepatan pengambilan keputusan. Artikel sepanjang 2000 kata ini disusun sebagai panduan praktis yang komprehensif, mencakup dasar hukum, struktur dokumen, bahasa penulisan, bukti pendukung, proses review, etika komunikasi, jadwal pengiriman, contoh praktis, dan kesimpulan.

1. Memahami Dasar Hukum dan Kebijakan Internal

Sebelum mulai menyusun nota, ASN perlu memahami kerangka hukum yang menjadi landasan prosedur dan format. Beberapa regulasi utama meliputi:

1. Peraturan Pemerintah No. 8 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas
   Peraturan ini mengatur penomoran, format, penggunaan kop, tanda tangan elektronik, serta penyimpanan arsip. ASN wajib merujuk Lampiran I untuk memastikan kop dan klasifikasi sesuai standar nasional.
2. Permendagri No. 56 Tahun 2022 tentang Administrasi Surat-Menyurat Pemerintah Daerah
   Dokumen ini menjelaskan alur tanda tangan pejabat, persyaratan materai, serta prosedur distribusi dan pencatatan agenda. Pahami urutan pejabat yang wajib menandatangani, mulai pejabat teknis hingga Kepala Daerah.
3. PermenPANRB No. 15 Tahun 2021 tentang Naskah Dinas Elektronik
   Jika instansi telah menerapkan e-office, ikuti modul penomoran otomatis, status review, dan notifikasi elektronik agar dokumen dapat diproses efisien secara digital.
4. Peraturan Kepala Daerah (Perkada)
   Beberapa daerah menerbitkan peraturan khusus menyesuaikan format lokal—contohnya ketentuan kop provinsi, kode klasifikasi wilayah, atau tambahan simbol daerah.

Selain regulasi nasional, setiap instansi memiliki SOP internal dari Biro Umum atau Subbagian Tata Usaha. Pelajari template kepala surat, margin, jenis font, ukuran kertas, serta prosedur flowchart alur persetujuan. Simpan salinan regulasi dan SOP di folder digital terpusat, dan lakukan pengecekan pembaruan secara berkala.

2. Menetapkan Tujuan dan Sasaran Nota Dinas

Nota dinas harus memiliki tujuan yang jelas dan tepat sasaran:

• Identifikasi Tujuan: Apakah permohonan persetujuan anggaran, usulan program kerja, pelaporan hasil evaluasi, atau tindak lanjut kebijakan? Tuliskan tujuan ini sebagai kalimat pengantar.
• Pilih Penerima yang Tepat: DPRD memiliki beberapa komisi. Sesuaikan nota dengan tema: usulan anggaran kesehatan ke Komisi IV, infrastruktur ke Komisi III, dan seterusnya.
• Sesuaikan dengan Agenda DPRD: Integrasikan kepentingan publik dan agenda legislatif daerah agar materi nota relevan dan mendapat perhatian lebih.

3. Susun Struktur dan Format Nota Dinas

Prinsip konsistensi dan kemudahan pembacaan menjadi kunci. Berikut elemen utama:

A. Kop dan Identitas Dokumen

• Logo instansi ukuran maksimal lebar 5 cm di pojok kiri atas.
• Nama instansi (Arial Bold 14 pt) di samping atau di bawah logo.
• Alamat lengkap, telepon, email (Arial 10 pt, spasi 1,15).
• Garis pemisah tipis di bawah kop.

B. Nomor dan Tanggal

• Nomor dokumen sesuai kode klasifikasi (contoh: 800/01/2025/012) di pojok kanan atas.
• Tanggal lengkap dengan lokasi: “Jakarta, 15 April 2025”.

C. Perihal

• Judul singkat maksimal 7 kata, mencerminkan inti nota.

D. Lampiran

• Cantumkan jumlah dan jenis dokumen pendukung dengan penamaan jelas.

E. Alamat Tujuan

• Jabatan, nama, dan alamat lengkap penerima (contoh: Ketua Komisi IV DPRD Kabupaten X).

F. Isi Nota Dinas

1. Pembuka: Salam resmi dan pengantar singkat latar belakang.
2. Konteks dan Dasar: Kondisi saat ini dan landasan hukum.
3. Permohonan/Tanggapan: Detail permintaan atau usulan.
4. Penutup: Harapan tindak lanjut dan ucapan terima kasih.

G. Penandatanganan

• Blok tanda tangan dengan nama terang, NIP, jabatan. Sertakan QR code atau hyperlink jika elektronik.

4. Pilih Bahasa dan Gaya Penulisan Efektif

Kualitas bahasa sangat memengaruhi kesan profesional:

• Formal dan Baku: Gunakan KBBI, ejaan PUEBI. Hindari bahasa gaul.
• Kejelasan dan Kesederhanaan: Kalimat tidak lebih dari 20–25 kata. Contoh sebelum–sesudah mengilustrasikan penyederhanaan.
• Voice Aktif: Lebih tegas dan jelas.
• Hindari Jargon Berlebihan: Jika perlu, definisikan singkatan.
• Konsistensi: Istilah, format tanggal, angka, format bullet/numbering harus seragam.

5. Lengkapi dengan Bukti dan Data Pendukung

Data konkret meningkatkan kredibilitas:

• Data Statistik: Sumber resmi (BPS, Kementerian) dan grafik ringkas di lampiran.
• Tabel Ringkas: Perbandingan biaya, unit, hasil survei.
• Dokumen Teknis: Laporan survei lapangan, peta, analisis kebutuhan.
• Pendapat Ahli: Memorandum atau rekomendasi konsultan.
• Risalah Rapat: Daftar hadir dan hasil rapat sebelumnya.

Cantumkan referensi sumber dan nomor dokumen di dalam isi dan lampiran.

6. Proses Review dan Koreksi

Review memastikan akurasi dan kelayakan:

• Review Internal: Biro Umum mengecek format; tim teknis menilai substansi.
• Proofreading: Pemeriksaan ejaan (otomatis dan manual), konsistensi, serta membaca keras.
• Verifikasi Fakta: Konfirmasi angka dengan dokumen sumber asli.
• Feedback Loop: Sisihkan minimal 2 hari kerja untuk revisi, dokumentasikan perubahan, dan dapatkan final sign-off.

Gunakan track changes dan komentar di sistem e-office untuk kolaborasi.

7. Etika dan Protokol Komunikasi Resmi

Menjaga reputasi instansi dan hubungan baik:

• Bahasa dan Nada Formal: Salam pembuka “Dengan hormat,”; penutup formal.
• Netral dan Objektif: Hindari ungkapan memihak atau menekan.
• Saluran Resmi: E-office, email dinas, pos tercatat sesuai SOP.
• Bukti Terima: Konfirmasi dari sekretariat DPRD.
• Catatan Agenda: Nomor dan tanggal keluar dicatat di buku agenda fisik dan digital.

8. Pengaturan Jadwal Pengiriman dan Tindak Lanjut

Perencanaan waktu dan monitoring respons penting:

• Reverse Timeline: Rencana mundur dari tanggal rapat DPRD (misal T-7 hingga T).
• Pengingat Otomatis: Template email follow-up jika belum ada konfirmasi 1 hari setelah kirim.
• Tembusan: CC ke Sekretaris Daerah, Kepala OPD.
• Log Status: Tabel monitoring tahap dan status pengiriman.
• Rapat Koordinasi: Jadwalkan rapat internal pasca-konfirmasi.
• Evaluasi: Catat feedback dan analisis durasi respons serta simpan semua dokumen final.

9. Contoh Praktis Nota Dinas

Berikut contoh lengkap:

PEMERINTAH KABUPATEN X
BAGIAN ADM. UMUM
Jl. Merdeka No.1, Kabupaten X
Telp: (021)12345678 | Email: [email protected]
────────────────────────────────
Nomor  : 800/01/2025/045
Tanggal: Jakarta, 10 April 2025
Perihal : Permohonan Persetujuan Anggaran Pemeliharaan Jembatan C
Lampiran: 1 lembar Rincian Anggaran

Kepada Yth:
Ketua Komisi III DPRD Kabupaten X
di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan menurunnya kondisi struktur Jembatan C yang menghubungkan Desa A dan Desa B,
kami mengajukan persetujuan anggaran sebesar Rp350.000.000,00. Rincian anggaran terlampir.

Dasar pertimbangan:
1. Laporan Survey Teknis Dinas PU No.07/PU/2025 tanggal 5 April 2025.
2. Pasal 8 Perkada No.4/2024 tentang Pemeliharaan Infrastruktur.

Jadwal pelaksanaan:
- Persiapan   : Mei 2025
- Pelaksanaan : Juni–Juli 2025
- Evaluasi    : Agustus 2025

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala Subbagian Tata Usaha

[ttd]

Nama Terang, NIP.19751231 199003 1 001

Kesimpulan

Penyusunan nota dinas ke DPRD bagi ASN bukan sekadar rangkaian prosedur administratif, melainkan wujud komitmen profesionalisme dan akuntabilitas dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah. Melalui panduan ini, ASN diharapkan dapat:

1. Mengoptimalkan Landasan Hukum dan Kebijakan Internal: Pahami dan terapkan PP, Permendagri, PermenPANRB, serta Perkada setempat untuk memastikan setiap langkah sesuai regulasi dan mencerminkan kepercayaan publik.
2. Memperkuat Struktur dan Format Dokumen: Susun kop, nomor, tanggal, perihal, lampiran, dan isi dengan konsistensi visual dan tata letak yang memudahkan DPRD dalam membaca dan mengambil keputusan.
3. Menjaga Kejelasan Bahasa: Gunakan gaya formal, singkat, dan aktif, serta hindari jargon berlebihan agar pesan strategis sampai dengan tepat sasaran.
4. Memanfaatkan Data dan Bukti Pendukung: Dukungan statistik, grafik sederhana, tabel, serta dokumen teknis memperkukuh argumen dan mempercepat proses verifikasi.
5. Melaksanakan Review dan Koreksi Mendalam: Kolaborasi lintas unit, proofreading, verifikasi fakta, dan dokumentasi revisi memastikan kualitas tertinggi sebelum diserahkan.
6. Mempraktikkan Etika dan Protokol Resmi: Pengiriman melalui saluran resmi, penggunaan bahasa netral, dan pencatatan agenda keluar memperkuat integritas institusi.
7. Menetapkan Jadwal, Monitoring, dan Evaluasi: Reverse timeline, sistem pengingat, log status, serta evaluasi pasca-kirim menutup siklus komunikasi dan menyediakan pelajaran bagi perbaikan berikutnya.

Dengan menerapkan tips ini secara konsisten, ASN tidak hanya memenuhi kewajiban administrasi, tetapi juga menjadi agen perubahan yang proaktif—membuka dialog konstruktif dengan DPRD, mempercepat realisasi program, dan membangun trust antar lembaga. Ke depan, ASN hendaknya terus mengasah kemampuan komunikasi tertulis, memanfaatkan teknologi e-office, serta aktif mencari feedback dari legislatif. Dengan demikian, nota dinas akan bertransformasi dari dokumen standar menjadi instrumen strategis yang mendukung tata kelola pemerintahan yang transparan, responsif, dan berdampak nyata bagi masyarakat.