TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN DALAM PENGENDALIAN KONTRAK

MAKALAH

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN

DALAM PENGENDALIAN KONTRAK

 

Di  Susun Oleh :
Hj. WIDIYASIH, SKM

 

 

PESERTA BIMTEK  TEKNIS  NASIONAL ONLINE PEMBEKALAN TEKNIS

BAGI PEJABAT PENPEMBUAT KOMITMEN (PPK)

 

 

 

DAFTAR ISI

JUDUL …………………………………………………………………………………………………i

KATA PENGANTAR ………………………………………………………………………………ii

DAFTAR ISI ………………………………………………………………………………………….iii

BAB I PENDAHULUAN

  1. Latar Belakang Masalah …………………………………………………………………1
  2. Rumusan Masalah …………………………………………………………………………4
  3. Tujuan Pembahasan ………………………………………………………………………4

BAB II PEMBAHASAN

  1. Pengertian …………………………………………………………………………………..5
  2. Materi Bahasan ……………………………………………………………………………5

BAB III  penutup

  1. Kesimpulan ………………………………………………………………………………….10
  2. Saran ………………………………………………………………………………………….10

 

 

DAFTAR PUSTAKA

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat  Allah Subhanahuwata’alla  atas segala  limpahan Ra dalam bentuk hmat, Inayah, taufik dan hidayahnya  sehingga saya dapat menyelesaikan  penyusunan makalah ini dalam bentuk maupun isinya yang sangat sederhana, Semoga makalah ini  dapat dipergunakan sebagai salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman  bagi pembaca dalam  dunia pengadaan barang dan jasa.

Harapan saya makalah ini  membantu menambah  pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca, sehingga saya dapat memperbaiki  bentuk maupun isi makalah ini dan kedepannya  bisa lebih baik lagi.

Makalah ini  masih banyak kekurangan  karena pengalaman saya miliki  yang masih sangat  kurang, oleh karena itu  saya harapkan kepada pembaca  untuk memberikan masukan-masukan yang bersifat  membangun untuk kesempurnaan makalah ini

                                                                                    Tenggarong,  Pebruari  12022021

                                                                                                            Penyusun

                                                                                                    Hj. Widiyasih, SKM

BAB I

PENDAHULUAN

  1. Latar Belakang Masalah

Sistem pengadaan barang jasa pemerintah  yang efektif dan efisien  sangat penting  dalam rangka mewujudkan  penyelenggaraan pemerintah  yang  bersih dan baik.  Sistem pengadaan barang dan jasa juga memiliki peran penting dalam  pelaksanaan pembangunan nasional  untuk peningkatan  pelayanan publik dan pengembangan  perekonomian khususnya didaerah.  Proses pengadaan barang  jasa harus mengikuti aturan dan standar yang telah ditetapkan, proses pengadaan yang  tidak mengikuti  aturan akan berakibat   pada  masalah  dan kendala dalam pelaksanaan kegiatan  dan  menyebabkan hasil kinerja yang buruk,  menimbulkan banyak komplain  dan kecurigaan terhadap integritas pengadaan  serta dapat  berujung kepada  kerugian bagi pemerintah  masyarakat maupun penyedia jasa itu sendiri.

Telah banyak diketahui berbagai sorotan  yang diarahkan pada  berbagai masalah  dalam proses pengadaan barang dan jasa, diantaranya adanya penyimpangan dalam perencanaaan, pelaksananaan maupun pengawasan.  Upaya pengendalian terhadap penyimpangan  khususnya di bidang pengadaan barang jasa ini  hanya efektif jika diikuti  dengan pencegahan  dan upaya deteksi dini  terhadap kemungkinan terjadinya penyimpangan.

Salah satu  komponen yang harus ada  dalam proses pengadaan barang  jasa yaitu  kebutuhan sumber daya manusia (SDM). SDM yang profesional  yang memiliki keahlian atau kompetensi dibidang pengadaan barang  jasa  yang telah diuji baik integritas dan kemampuannyan serta telah  memiliki sertifikasi diharapkan mampu melaksanakan proses pengadaan barang dan jasa dengan efektif, benar, transparan  dan akuntable.

 SDM dalam proses pengadaan barang jasa  diantaranya adalah Pejabat Pembuat Komitmenatau disingkat  PPK. PPK  adalah Pejabat yang diberikan wewenang oleh PA/ KPA untuk  pengambilan keputusan dan  / atau melakukan tindakan  yang dapat mengakibatkan  pengeluaran anggaran belanja negara / anggaran belanja Daerah ( pasal 1 angka 10 No. 16 tahun 2018) . PPK dapat dijabat oleh  pejabat Struktural ataupun Fungsional dengan tugas / kewenangan dalam suah jabatan ASN.

Kegiatan pengadaan barang dan jasa  yang berlandaskan  pada Kontrak/ Perjanjian  merupakan kegiatan yang membutuhkan banyak pemahaman dan atau kemampuan  di  mulai dari penyusunan perencanaan pengadaan  sampai selesainya pekerjaan yang terdiri dari tahapan perencanaan  pengadaan, pelaksanaan pengadaan/ pekerjaan dan pengendalian, penandatanganan kontrak/ perjanjian, melaporkan  dan menyerahkan  hasil pekerjaan. Sehingga PPK bertanggung jawab secara administrasi, teknis dan finansial terhadap pengadaan barang dan Jasa.

Pejabat Pembuat Komitmen mewakili SKPD  nya dalam membuat perikatan  atau perjanjian dengan pihak lain, dengan kata lain tanpa Pejabat Pembuat Komitmen /PPK berarti  instansi  tersebut tidak  bisa melakukan  perjanjian dengan pihak lain. Berhasil tidaknya proses suatu  pengadaan barang  jasa pada satu  instansi tergantung pada Pejabat Pembuat Komitmen, dan hal ini berarti bahwa tugas pokok Pejabat Pembuat Komitmen  berkaitan erat dengan penggunaan anggaran negara atau pengelolaan keuangan. Karena itu  dalam pelaksanaannya seorang PPK dituntut keahliannya, ketelitian serta tanggung jawab yang berbeda dengan  tugas pokok seorang pegawai administrasi lainnya. Kesalahan dalam pelaksanaan  tugas PPK  berakibat timbulnya  kerugian negara yang berujung pada tuntutan ganti rugi dan tuntutan lainnya.

 Tugas Pokok dan wewenang PPK berdasarkan  perpres No 16 tahun 2018, pasal 11  yaitu   PPK dalam  Pengadaan barang dan Jasa  sebagaimana dimaksud  dalam  pasal 8 huruf C  memiliki tugas  :

  1. Menyusun Perencanaan Pengadaan;
  2. Menetapkan Spesifikasi Teknis / Kerangka Acuan Kerja;
  3. Menetapkan Rancangan Kontrak;
  4. Menetapkna HPS;
  5. Menetapkan besaran uang muka yang akan dibayarkan kepada penyedia;
  6. Mengusulkan perubahan jadwal Kegiatan;
  7. Menetapkan Tim Pendukung;
  8. Menetapkan Tim atau tenaga ahli;
  9. Melaksanakan e- Purchasing untuk nilai paling sedikit diatas 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah);
  10. Menetapkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/ Jasa;
  11. Mengendalikan Kontrak;
  12. Melaporkan Pelaksanaan dan Penyelesaian kegiatan kepada PA/ KPA;
  13. Menyerahkan hasil pekerjaan pelaksanaan kegiatan kepada PA/ KPA dengan berita acara penyerahan;
  14. Menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan kegiatan dan
  15. Menilai Kinerja Penyedia.

Selain melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas  Tugas PPK juga  mengusulkan kepada PA/ KPA :

  1. Perubahan paket Pekerjaan dan/atau
  2. Perubahan jadwal kegiatan pengadaan
  3. Menetapkan Tim Pendukung
  4. Menetapkan Tim atau tenaga ahli pemberi penjelasan teknis  untuk membantu pelaksanaan tugas Unit Layanan Pengadaan.

Dari sekian tugas dan tanggung jawab PPK salah satu yang masih sering  menjadi   permasalahan  adalah   tugas PPK dalam mengendalikan Kontrak , maka berdasarkan hal tersebut penulis tertarik untuk membahas lebih dalam terkait hal tersebut yaitu tugas PPK dalam mengendalikan kontrak.

  1. Rumusan Masalah

PPK sebagai penyelenggaran Pengadaan Barang dan Jasa  Bagaimana Tugas Pejabat Pembuat Komitmen /PPK   dalam mengendalikan Kontrak Pengadaan Barang dan Jasa sehingga sehingga dapat memperkecil resiko kesalahan dalam proses pengadaan

  1. Tujuan Pembahasan

Penyusunan  makalah ini bertujuan untuk menjelaskan dan memberikan gambaran  tugas dan tanggung jawab Pejabat Pembuat Komitmen  dalam melaksanakan pengendalian Kontrak.

 

BAB II

PEMBAHASAN

  1. PENGERTIAN

Pejabat Pembuat Komitmen atau PPK adalah   Pejabat yang diberikan kewenangan  oleh PA / KPA  untuk pengambilan keputusan  dan/ atau melakukan tindakan  yang dapat mengakibatkan  pengeluaran anggaran belanja negara / anggaran belanja daerah.

           Pengendalian Kontrak   adalah fungsi kontrol dalam mengendalikan kontrak bagaimana menjaga apa yang telah direncanakan atau apa yang telah dikonsep agar tujuannya bisa terwujud sesuai  rencana.

  1. PEMBAHASAN

Pengendalian kontrak   merupakan  salah satu tugas dari Pejabat Pembuat Komitmen yang wajib dijalankan  dengan tetap mengikuti standar operasional prosedur  dan aturan–aturan yang berlaku.  PPK diharapkan dapat melaksanakan pengendalian kontrak  agar    kegiatan pengadaan barang dan Jasa dapat berjalan  dengan baik dan meminimalkan   resiko yang terjadi selama proses pelaksanaan  kontrak hingga selesainya kontrak.

Tujuan  pengendalian kontrak oleh Pejabat pembuat Komitmen  yaitu ;

  1. Agar mutu output kegiatan hasilnya sesuai output dan sesuai kontrak perencanaan sehingga tepat guna dan tepat sasaran
  2. Agar biaya atas pelaksanaan kontrak tersebut akuntable dapat dibiayai dan tidak melampaui atau tidak melebihi pagu anggaran
  3. Agar waktu pelaksanaan kontrak sesuai jadwal tidak mengalami keterlambatan  dan aset agar dapat segera dimanfaatkan
  4. Agar administrasi atas pelaksanaan kontrak dapat dikelola secara efektif efisien   yang nantinya sangat diperlukan dalam pemeriksaan

Aspek yang perlu dikendalikan  dalam kontrak  ada 4 aspek yaitu ;

  1. Pengendalian Mutu
  2. Pengendalian Biaya
  3. Pengendalian Waktu
  4. Pengendalian Administrasi Kontrak
  1. Pengendalian mutu  
  2. Hal – hal yang sering terjadi dalam pengendalian mutu  diantaranya yaitu :
  • Gambar perencanaan tidak sesuai dengan pelaksanaan dilapangan
  • Kontrak yang di sub kontrakan tanpa sepengetahuan PPK
  • Tenaga ahli dan personil yang tidak pernah hadir
  • Penggantian personil tanpa sepengetahuan PPK
  1. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengendalian  mutu  yaitu  :
  • Membandingkan antara gambar perencanaan dengan gambar pelaksanaan  atau realisasi fisiknya, atau asbuild drawingnya, sekiranya ada perbedaan  segera dilakukan penyesuaian dan ada adendum kontrak kecuali kontrak yang Lumpsum.
  • Membandingkan RKS harus sama dengan spesifikasi yang terpasang jika ada perbedaan  segera lakukan penyesuaian dan lakukan adendum kontrak dan harus didukung  oleh lebih dari 3 (tiga) distributor terkait perubahan spesifikasi ini.
  • Pengendalian mutu terkait KAK terutama dengan  kualifikasi personil minimal dan peralatan minimal antara kontrak dan spesifikasi terpasang harus sesuai.
  • Pengendalian mutu terkait realisasi sewa peralatan dipastikan terealisasi sesuai kontrak.
  1. Pengendalian Biaya
  2. Hal-hal yang sering terjadi terkait biaya diantaranya yaitu :
  • Pembayaran tidak sesuai progres
  • Volume Pekerjaan yang melebihi volume dalam kontrak
  • Terulangnya pekerjaan karena terkendala tahun anggaran
  1. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengendalian biaya  ;
  • Mengendalikan biaya pembayaran harus sesuai progres fisiknya,
  • Mengendalikan kemungkinan- kemungkinan terjadi duplikasi biaya yang bisa  sering terjadi jika pekerjaan tidak selesai  berlanjut di tahun berikutnya.
  • Mengendalikan biaya terkait antisipasi   tidak tersedianya  anggaran namun pekerjaan sudah dikerjaan
  • Mengndalikan biaya terkait pembayaran pajak seperti halnya penyedia kurang pungut pajaknya, kekeliruan dalam perhitungan pajak.
  • Pengendalian biaya terkait pembayaran uang muka oleh penyedia, dimana kemungkinan terjadi pembayaran uang muka yang tidak digunakan sesuai kebutuhan rencana penggunaan uang muka.
  1. Pengendalian Waktu
  2. Hal-hal yang sering terjadi terkait pengendalian waktu diantaranya yaitu :
  • Pekerjaan yang terlambat penyelesaiannya dikarenakan kemdala kondisi dilapangan
  • Pekerjaan yang terlambat karena pengiriman barang yang terlambat
  • Pekerjaan yang terlambat karen ketidaktersediaan barang di pasaran
  • Pembiaran terhadap keterlambatan dalam pekerjaan
  1. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengendalian waktu yaitu :
  • PPK mngantisipasi Jangan sampai terjadi wan prestasi
  • PPK melakukan pemantauan langsung agar pekerjaan tersebut  selesai sesuai kontrak / tidak sampai terjadi keterlambatan.  Mengidentifikasi secara cermat.
  • Melakukan rapat mingguan untuk  mmengidentifikasi kemungkinan keterlambatan.
  • Pengendalian waktu terkait adendum perpanjangan waktu yang tidak sesuai.
  • Antisipasi keterlambatan tidak hanya percaya kepada penyedia tetapi PPK juga melakukan pengecekan langsung ke lapangan  ke pabrikan atau ke distributor jika  barang memang diskontinyu maka haraus ada surat resmi dari distributor yang menyatakan hal tersebut, dan segera dilakukan penggantian barang setara spesifikasi .
  • Pengendalian waktu selanjutnya jika kontrak terjadi keterlambatan PPK segera melakukan denda sesuai ketentuan kontrak.
  • Pekerjaan yang terlambat atau tidak selesai harus digantikan dengan jaminan bank garansi
  1. Pengendalian administrasi
  2. Hal- hal yang sering terjadi terkait pengendalian Administrasi yaitu :

–     Tidak terdokumentasinkannya kegiatan sesuai kronologisnya

–      Tidak lengkapnya dokumen pendukung seperti  dokumen rapat absen notulen dan dokumentasi kegiatan rapat.

–     Tidak disiplin penyampaian laporan oleh pelaksana.

  1. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengendalian Administrasi yaitu :
  • Setiap progres pekerjaan harus ada dokumentasinya
  • Laporan harian, mingguan dan bulanan harus dibuat dan disampaikan
  • Dijadikan satu riwayat pekerjaan bentuk hard copy dan soft copy diserahkan kepada PPK bendahara dan KPA, sehingga jika terjadi kehilangan disalah satu masih tersimpan di yang lainnya.
  • Pengendalian administrasi setiap pengambilan keputusan hendaknya dicari penguatan peraturannya yang terkait dan yang masih berlaku.
  • Dokumntasikan setiap perubahankegiatan yang ada
  • Buat Berita Acara kesepakatan disetiap kegiatan yang dilakukan

BAB III

PENUTUP

  1. KESIMPULAN

Berdasarkan  pembahasan diatas diketahui tugas yang cukup berat   bagi pejabat pembuat komitmen  karena banyaknya tugas dan tanggung jawab  yang harus di pahami dan dilaksanakan oleh seorang pejabat pembuat komitmen, seorang PPK harus dibekali ilmu yang cukup bahkan lebih  sebelum di tunjuk sebagai Pejabat Pembuat Komitmen, dengan harapan  jangan sampai PPK dikenakan  masalah karena telah lalai dalam mengendalikan kontrak. Pejabat Pembuat Komitmen harus benar-benar  memahami tugas dan tanggung jawabnya sebelum melaksanakan kegiatan pengadaan barang dan jasa.

Demikianlah  yang dapat kami sampaikan  mengenai materi yang menjadi bahasan dalam makalah ini, tentunya banyak kekurangan  dan kelemahan karena terbatasnya pengetahuan,  penulis berharap kepada pembaca  yang baik  hati  dapat memberikan  kritik saran yang membangun kepada kami demi  sempurnanya makalah ini. Semiga makalah ini dapat bermanfaat  bagi penulis dan para pembaca khususnya para tenaga pelaksana pengadaan barang dan jasa.

  1. SARAN
  2. Pejabat Pembuat Komitmen bekerja   sekaligus sebagai  pemeriksa dilapangan dan memastikan segala sesuatunya berjalan dengan benar,  mendokumentasikan setiap kegiatannya serta membuat berita acara   setiap adanya perubahan- perubahan dalam  pelaksanaan pengadaan barang jasa.
  3. Pejabat Pembuat Komitmen yang ditunjuk seharusnya telah memiliki kompetensi  yang baik dan telah memiliki sertifikasi dalam  proses pengadaan barang dan Jasa.
  4. Perlu diberikan suport bagi Pejabat Pembuat Komitmen dalam hal peningakatan ilmu dan pemahaman dengan sering mengikutkan dalam sosilaisasi, pelatihan-pelatihan, training atau bimbingan teknis yang terkait pengadaan barang dan jasa.
  5. Seorang Pejabat Pembuat Komitmen harus memiliki komitmen dan Integritas yang tinggi dengan tujuan hasil pekerjaan yang maksimal sehingga ketenangan kenyamanan dalam bekerja dengan hasil karya yang tidak hanya bermanfaat di dunia namun juga menjadi ibadah yang dipertanggung jawabkan di akhiratnya.

DAFTAR PUSTAKA

Perpres   No 16  tahun 2018  tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Peraturan LKPP No 6  tahun 2020 tentang  Perubahan atas  Peraturan  Lembaga kebijakan Pengadaan Barang / Jasa

Peraturan  Lembaga No 1 Tahun 2021 Tentang  Tata Kerja Lembaga Kebijakan  Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah.

Bimbingan Teknis  Nasional Online Pembekalan Teknis Bagi  Pejabat PenPembuat Komitmen (PPK)

Loading

Kunjungi juga website kami di www.lpkn.id
Youtube Youtube LPKN

Tim LPKN
Tim LPKN

LPKN Merupakan Lembaga Pelatihan SDM dengan pengalaman lebih dari 15 Tahun. Telah mendapatkan akreditasi A dari Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) dan Pemegang rekor MURI atas jumlah peserta seminar online (Webinar) terbanyak Tahun 2020

Artikel: 564

Tinggalkan Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *